วิธีจำกัดการพิมพ์และการดาวน์โหลดใน ONLYOFFICE

คุณอาจแชร์เอกสาร ONLYOFFICE กับบุคคลที่ควรได้รับรู้ แต่กลับพบว่าผู้รับยังสามารถพิมพ์หรือดาวน์โหลดสำเนาได้ การตั้งค่าข้อจำกัดที่เหมาะสมจะขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่จัดเก็บไฟล์: ONLYOFFICE Workspace มีการตั้งค่าการแชร์สำหรับผู้ใช้ที่อ่านได้อย่างเดียวและผู้ใช้ที่แสดงความคิดเห็น DocSpace มีข้อจำกัดสำหรับลิงก์ที่แชร์ และการผสานรวม ONLYOFFICE Docs แบบกำหนดเองสามารถส่งสิทธิ์การพิมพ์และการดาวน์โหลดไปยังผู้แก้ไขได้ การควบคุมเหล่านี้ไม่ได้ทำงานเหมือนกันทุกประการ ดังนั้นควรตรวจสอบผลิตภัณฑ์และวิธีการแชร์ของคุณก่อน

ก่อนที่จะเปลี่ยนแปลงสิทธิ์การเข้าถึง ให้พิจารณาว่าผู้รับจำเป็นต้องทำอะไรบ้าง หากพวกเขาต้องการเพียงแค่ดูเอกสารบนหน้าจอ ให้จำกัดการพิมพ์ การดาวน์โหลด และการคัดลอกไว้ด้วยกัน หากมีตัวเลือกดังกล่าว หากพวกเขาต้องการแก้ไข การจำกัดแบบอ่านอย่างเดียวอาจมากเกินไป ให้ใช้การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงที่ผสานรวมกับ Docs หรือขั้นตอนการเข้าถึงที่เหมาะสมกว่า ทดสอบกับบัญชีอื่นก่อนที่จะใช้การตั้งค่านี้กับเอกสารสำคัญ

เลือกวิธีการที่ตรงกับการตั้งค่า ONLYOFFICE ของคุณ

หากเมนูของคุณไม่ตรงกับชื่อเหล่านี้ ให้ตรวจสอบว่าคุณกำลังใช้ Workspace, DocSpace หรือโปรแกรมแก้ไขที่ฝังอยู่ในแพลตฟอร์มอื่นหรือไม่ โปรแกรมแก้ไข Docs เองไม่ได้จัดการบัญชีผู้ใช้หรือนโยบายการแชร์ไฟล์ ในการผสานรวมแบบกำหนดเอง แอปพลิเคชันโฮสต์จะต้องตัดสินใจว่าจะส่งสิทธิ์ใดบ้าง

ตัวเลือกที่ 1: จำกัดการพิมพ์และการดาวน์โหลดในพื้นที่ทำงาน ONLYOFFICE

Workspace มีข้อจำกัดการแชร์ขั้นสูงที่มาพร้อมกับโปรแกรม ข้อจำกัดนี้จะมีผลกับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์อ่านอย่างเดียวหรือแสดงความคิดเห็นในไฟล์ การตั้งค่านี้ยังบล็อกการคัดลอกด้วย ดังนั้นจึงเหมาะสำหรับผู้รับที่ต้องการดูหรือแสดงความคิดเห็น แต่ไม่ควรใช้ตัวควบคุมแก้ไขปกติเพื่อคัดลอกไฟล์

1. เปิด การตั้งค่าการแชร์ของไฟล์ในโมดูลเอกสาร คุณสามารถเข้าถึงได้จากส่วนควบคุมการแชร์ของไฟล์ หรือจากส่วนควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงของโปรแกรมแก้ไข
2. ตั้งค่าบุคคลหรือกลุ่มที่เกี่ยวข้องให้เป็นแบบอ่านอย่างเดียวหรือแสดงความคิดเห็นตรวจสอบแต่ละรายการ อย่าคิดว่าการแชร์ที่ได้รับมาของโฟลเดอร์เป็นเส้นทางการเข้าถึงเพียงทางเดียว
3. เปิดการตั้งค่าขั้นสูงโดยใช้ปุ่มควบคุมที่เกี่ยวข้องในหน้าต่างการตั้งค่าการแชร์
4. เปิดใช้งาน " ไม่สามารถพิมพ์ ดาวน์โหลด และคัดลอกไฟล์ (สำหรับโหมดอ่านอย่างเดียวและโหมดแสดงความคิดเห็น) "
5. บันทึกการเปลี่ยนแปลง เลือกตัวเลือกบันทึกโดยไม่แจ้งเตือนหากคุณไม่ต้องการให้ Workspace ส่งการแจ้งเตือน หรือบันทึกและแจ้งเตือนเมื่อควรแจ้งให้ผู้รับทราบว่านโยบายมีการเปลี่ยนแปลง

ONLYOFFICE ระบุการตั้งค่าขั้นสูงนี้ว่าใช้ได้กับการแชร์ภายในและสาธารณะ โดยจะจำกัดประเภทการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวและแสดงความคิดเห็น ไม่ใช่สวิตช์แยกต่างหากสำหรับการพิมพ์อย่างเดียว หากคุณต้องการให้ผู้รับอ่านเอกสารแต่ยังคงดาวน์โหลดสำเนาได้ การควบคุมแบบรวมนี้จะไม่ตรงตามความต้องการนั้น ควรปิดใช้งานและใช้เวิร์กโฟลว์ที่ให้สิทธิ์เฉพาะที่คุณต้องการแทน

อย่าสับสนระหว่าง " ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการแชร์ (สำหรับสิทธิ์การเข้าถึงแบบเต็ม) " กับข้อจำกัดในการพิมพ์หรือดาวน์โหลด ตัวเลือกนั้นจำกัดว่าผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การเข้าถึงแบบเต็มสามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการแชร์ได้หรือไม่ แต่ไม่ได้ลบความสามารถในการพิมพ์หรือดาวน์โหลดไฟล์ สำหรับผู้ที่จำเป็นต้องแก้ไขในขณะที่ถูกจำกัดการส่งออก ให้ใช้วิธีอื่นหรือการผสานรวม Docs แบบกำหนดเองแทนที่จะคิดว่าช่องทำเครื่องหมายนี้ครอบคลุมแล้ว

ตัวเลือกที่ 2: จำกัดการใช้งานลิงก์ที่แชร์ใน ONLYOFFICE DocSpace

สำหรับลิงก์ DocSpace ให้แก้ไขตัวลิงก์เอง วิธีนี้มีประโยชน์สำหรับลิงก์ห้องสาธารณะหรือห้องที่กำหนดเอง เมื่อผู้รับไม่จำเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ใช้ Workspace เฉพาะ ตั้งค่าข้อจำกัดก่อนที่จะแจกจ่ายลิงก์ หรืออัปเดตลิงก์ที่ใช้งานอยู่และแจ้งการเปลี่ยนแปลงให้ผู้รับปัจจุบันทราบ

1. เปิดแผง การแชร์ของไฟล์หรือส่วนควบคุมการจัดการลิงก์ของไฟล์
2. เลือกที่ลิงก์ที่แชร์อยู่แล้วและเปิดการตั้งค่าลิงก์หากคุณกำลังสร้างลิงก์ใหม่ ให้เลือกบทบาทการเข้าถึงและกลุ่มเป้าหมายก่อน
3. เปิดใช้งานการจำกัดการคัดลอกเนื้อหาไฟล์ การดาวน์โหลดไฟล์ และการพิมพ์
4. บันทึกการตั้งค่าลิงก์และตรวจสอบให้แน่ใจว่าลิงก์ยังคงใช้งานได้กับกลุ่มเป้าหมายและบทบาทที่กำหนดไว้

DocSpace ระบุข้อจำกัดนี้สำหรับลิงก์ที่แชร์ รวมถึงลิงก์สำหรับห้องสาธารณะหรือห้องที่กำหนดเอง ข้อจำกัดนี้จะบล็อกการคัดลอก การดาวน์โหลด และการพิมพ์ผ่านลิงก์นั้น ดังนั้นควรทดสอบลิงก์จริง ไม่ใช่แค่ในมุมมองของผู้เป็นเจ้าของไฟล์ หากไฟล์สามารถเข้าถึงได้ผ่านลิงก์มากกว่าหนึ่งลิงก์ ให้ตรวจสอบแต่ละลิงก์แยกกัน ข้อจำกัดในลิงก์หนึ่งไม่ได้หมายความว่าเส้นทางการแชร์อื่นๆ จะมีนโยบายเดียวกัน

ตัวเลือกที่ 3: ตั้งค่าสิทธิ์การพิมพ์และการดาวน์โหลดในการผสานรวม ONLYOFFICE Docs

หาก ONLYOFFICE Docs ถูกฝังอยู่ในพอร์ทัล แพลตฟอร์มการเรียนรู้ หรือแอปพลิเคชันที่กำหนดเอง ผู้ผสานรวมสามารถตั้งค่าฟิลด์สิทธิ์การเข้าถึงเอกสารเมื่อเริ่มต้นใช้งานตัวแก้ไข เอกสาร API อย่างเป็นทางการของ Docs document.permissions.downloadและdocument.permissions.print; ทั้งสองมีค่าเริ่มต้นเป็นtrueตั้งค่าเป็นfalseเพื่อลบปุ่มดาวน์โหลดเป็น และพิมพ์ที่เกี่ยวข้องออกจากอินเทอร์เฟซตัวแก้ไข

const config = {
  document: {
    permissions: {
      download: false,
      print: false
    }
  }
};

const editor = new DocsAPI.DocEditor("placeholder", config);

ตัวอย่างนี้แสดงเฉพาะออบเจ็กต์สิทธิ์การเข้าถึง ไม่ใช่การกำหนดค่าตัวแก้ไขที่สมบูรณ์ แอปพลิเคชันโฮสต์ต้องจัดเตรียมเอกสาร ตัวแก้ไข และการกำหนดค่าความปลอดภัยตามปกติ ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงฝั่งเซิร์ฟเวอร์โดยอิงตามผู้ใช้ที่ได้รับการรับรองความถูกต้องและนโยบายเอกสาร อย่าอนุญาตให้ผู้ใช้เบราว์เซอร์แก้ไขการกำหนดค่าและให้สิทธิ์การเข้าถึงเพิ่มเติมแก่ตนเอง

หากนโยบายจำเป็นต้องห้ามการคัดลอกข้อความจากตัวแก้ไขด้วย ONLYOFFICE Docs จะมีcopyสิทธิ์การเข้าถึงแยกต่างหาก ซึ่งไม่เหมือนกับการพิมพ์หรือการดาวน์โหลด การปิดใช้งานการพิมพ์และการดาวน์โหลดจะซ่อนการกระทำเหล่านั้นในตัวแก้ไข แต่ไม่ได้เป็นการปกป้องไฟล์ต้นฉบับที่เปิดเผยอยู่ที่ URL พื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่เข้าถึงได้โดยตรง แอปพลิเคชันที่ผสานรวมจะต้องรักษาความปลอดภัยของ URL เอกสารและบังคับใช้กฎการเข้าถึงของตนเอง

ข้อจำกัดเหล่านี้สามารถทำอะไรได้บ้างและทำอะไรไม่ได้บ้าง

ตัวเลือกเหล่านี้ควบคุมการแชร์หรือการแก้ไขเอกสาร ONLYOFFICE ตามปกติ เป็นการควบคุมการเข้าถึง ไม่ใช่การรับประกันว่าข้อมูลที่แสดงจะไม่สามารถถูกบันทึกได้ ผู้ชมยังคงสามารถจับภาพหน้าจอ ถ่ายภาพหน้าจอ หรือคัดลอกข้อมูลด้วยตนเองได้ หากมีผู้ใดดาวน์โหลดหรือพิมพ์สำเนาไปแล้วก่อนที่คุณจะเปลี่ยนการเข้าถึง ข้อจำกัดใหม่จะไม่สามารถเรียกคืนสำเนานั้นได้ สำหรับเนื้อหาที่มีความละเอียดอ่อนสูง ควรจำกัดผู้ที่สามารถเปิดได้ ใช้ลิงก์ที่หมดอายุหรือป้องกันด้วยรหัสผ่านหากมี และพิจารณาว่าผู้รับจำเป็นต้องเข้าถึงหรือไม่

บทบาทการเข้าถึงก็มีความสำคัญเช่นกัน ข้อจำกัดการอ่านอย่างเดียวของ Workspace ไม่ได้หมายความว่าผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงแบบเต็มจะเสียสิทธิ์ในการดาวน์โหลดโดยอัตโนมัติ ข้อจำกัดของลิงก์ DocSpace จะมีผลกับลิงก์นั้น ๆ และไม่ควรนำไปใช้กับลิงก์อื่น ๆ สิทธิ์ API ในการผสานรวมแบบกำหนดเองจะควบคุมการกระทำที่ผู้แก้ไขสามารถทำได้ ในขณะที่แอปพลิเคชันโฮสต์ยังคงปกป้องไฟล์ต้นฉบับอยู่ ควรจับคู่การควบคุมกับเส้นทางการเข้าถึงแทนที่จะถือว่าการติดตั้ง ONLYOFFICE ทั้งหมดเป็นระบบการแชร์เดียวกัน

ตรวจสอบข้อจำกัดด้วยบัญชีทดสอบ

1. ใช้บัญชีแยกต่างหากที่มีบทบาทเดียวกันกับผู้รับ หรือเปิดลิงก์ DocSpace ในโปรไฟล์เบราว์เซอร์แยกต่างหาก
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์เปิดขึ้นมาพร้อมตัวเลือกการดู การแสดงความคิดเห็น หรือการแก้ไขตามที่ต้องการ
3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีตัวเลือก "พิมพ์" และ "ดาวน์โหลด" หรือตัวเลือกนั้นถูกปิดใช้งานในโปรแกรมแก้ไขหรือลำดับการเชื่อมโยงที่เกี่ยวข้อง
4. สำหรับ Workspace โปรดตรวจสอบด้วยว่าผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวหรือแสดงความคิดเห็นหรือไม่ บทบาทอื่นอาจอยู่นอกเหนือข้อจำกัดที่กำหนดไว้
5. สำหรับการผสานรวมแบบกำหนดเอง ให้ทดสอบเอกสารภายในแอปพลิเคชันหลัก และยืนยันว่าไม่สามารถดึงไฟล์ต้นฉบับผ่าน URL โดยตรงที่ไม่ได้รับการป้องกันได้
6. ตรวจสอบลิงก์ที่ใช้งานอยู่ทั้งหมด และการเข้าถึงกลุ่มหรือโฟลเดอร์ใดๆ ที่อาจเป็นเส้นทางที่สองไปยังไฟล์เดียวกัน

หากผู้รับยังคงสามารถพิมพ์หรือดาวน์โหลดได้ ให้ตรวจสอบก่อนว่าพวกเขาเปิดลิงก์อื่นหรือไม่ มีบทบาทการเข้าถึงที่สูงกว่า หรือใช้สำเนาในเครื่องที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้หรือไม่ ในการผสานรวมแบบกำหนดเอง ให้ขอให้ผู้ดูแลระบบแอปพลิเคชันตรวจสอบสิทธิ์ที่ส่งในการกำหนดค่าตัวแก้ไขและกฎการเข้าถึงพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของโฮสต์ การทดสอบที่ประสบความสำเร็จคือการทดสอบที่ผู้ใช้ที่ต้องการสามารถทำงานที่ต้องการได้ ในขณะที่การกระทำที่ถูกจำกัดไม่สามารถใช้งานได้ผ่านเส้นทางการแชร์เฉพาะนั้น

เอกสารอ้างอิงอย่างเป็นทางการจาก ONLYOFFICE

• ONLYOFFICE Workspace: การแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์
• ONLYOFFICE DocSpace: การแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์
• ONLYOFFICE Docs API: สิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร
• ONLYOFFICE Docs API: สิทธิ์ในการแชร์และการพิมพ์/ดาวน์โหลด