วิธีสร้างแบบฟอร์ม PDF แบบโต้ตอบที่กรอกข้อมูลได้ใน LibreOffice Writer

วิธีที่เชื่อถือได้ในการสร้างไฟล์ PDF ที่กรอกข้อมูลได้ใน LibreOffice Writer คือการแทรกตัวควบคุมแบบฟอร์มจริง จากนั้นส่งออกเอกสารโดยเปิด ใช้ งาน "สร้างแบบฟอร์ม PDF"กล่องข้อความคือช่องป้อนข้อมูล ส่วนช่องทำเครื่องหมายช่วยให้ผู้อ่านเลือกตัวเลือกได้ เส้นที่พิมพ์ เซลล์ว่าง และขีดเส้นใต้เป็นเพียงลักษณะที่ดูเหมือนช่องกรอกข้อมูลเท่านั้น พวกมันไม่ได้กลายเป็นตัวควบคุม PDF ที่โต้ตอบได้ด้วยตัวเอง

คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มใบสมัคร แบบฟอร์มรับข้อมูล หรือแบบฟอร์มลงทะเบียนพื้นฐานได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล เก็บไฟล์ Writer ที่แก้ไขได้ไว้เป็นแหล่งข้อมูลหลัก ใช้แถบเครื่องมือ Form Controls เพื่อแทรกฟิลด์ และทดสอบไฟล์ PDF ที่ส่งออกในโปรแกรมอ่าน PDF ก่อนที่จะแชร์ ขั้นตอนด้านล่างใช้ป้ายกำกับภาษาอังกฤษจากคู่มือช่วยเหลือของ LibreOffice 26.8 คำศัพท์และการจัดวางแถบเครื่องมืออาจแตกต่างกันเล็กน้อยตามเวอร์ชันและระบบปฏิบัติการ คู่มือช่วยเหลือForm Controls ของ LibreOfficeอธิบายถึงตัวควบคุมที่มีอยู่และวิธีการแทรกตัวควบคุมเหล่านั้น

1. วางแผนแบบฟอร์มก่อนเพิ่มช่องกรอกข้อมูล

เริ่มต้นด้วยการสร้างเอกสาร Writer ใหม่ และตัดสินใจว่าผู้รับจะต้องป้อนข้อมูลอะไรบ้าง สำหรับแบบฟอร์มลงทะเบียนกิจกรรมแบบง่ายๆ คุณอาจต้องมีช่องข้อความสำหรับชื่อและอีเมล ช่องทำเครื่องหมาย "เข้าร่วม" กลุ่มตัวเลือกประเภทตั๋ว และเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับประเทศ ช่องทำเครื่องหมายเหมาะสำหรับกรณีที่สามารถเลือกได้หลายคำตอบ กลุ่มตัวเลือกเหมาะสำหรับกรณีที่ผู้รับต้องเลือกคำตอบเดียว รายการหรือกล่องคำสั่งผสมจะมีประโยชน์เมื่อทราบตัวเลือกไว้ล่วงหน้า

จัดวางป้ายกำกับที่ชัดเจนในเอกสารก่อนที่จะแทรกส่วนควบคุม ตารางขนาดเล็กสามารถช่วยจัดแนวป้ายกำกับและช่องกรอกข้อมูล ในขณะที่หัวข้อจะช่วยแยกส่วนต่างๆ เว้นความกว้างและความสูงให้เพียงพอสำหรับคำตอบทั่วไป ใช้ชื่อแบบฟอร์มที่สั้นและสื่อความหมาย และเพิ่มคำแนะนำในช่องว่างที่อาจทำให้เกิดความสับสน การวางแผนช่องกรอกข้อมูลล่วงหน้าจะช่วยลดการปรับขนาดในภายหลังและช่วยให้มั่นใจได้ว่าส่วนควบคุมแต่ละส่วนมีวัตถุประสงค์

2. เปิดส่วนควบคุมแบบฟอร์มและแทรกข้อมูลป้อนเข้าแรก

เลือกมุมมอง > แถบเครื่องมือ > ตัวควบคุมแบบฟอร์มในแถบเครื่องมือ ให้เปิดโหมดออกแบบเพื่อให้คุณสามารถเพิ่มและแก้ไขตัวควบคุมได้ คลิกที่ตัวควบคุมกล่องข้อความ จากนั้นคลิกและลากบนหน้ากระดาษเพื่อกำหนดขนาดถัดจากป้ายกำกับ เช่น “ชื่อเต็ม” คู่มือช่วยเหลือปัจจุบันของ LibreOffice ให้ลำดับขั้นตอนพื้นฐานเดียวกันนี้: เลือกไอคอนตัวควบคุม จากนั้นคลิกและลากในเอกสาร

หากแถบเครื่องมือหายไป ให้เปิดใหม่จาก มุมมอง > แถบเครื่องมือ หากการคลิกที่หน้ากระดาษเลือกข้อความแทนที่จะวางตัวควบคุม ให้ตรวจสอบว่าโหมดการออกแบบเปิดอยู่ และเลือกเครื่องมือกล่องข้อความแล้ว เมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว ให้ปิดโหมดการออกแบบเพื่อใช้งานช่องต่างๆ ตามปกติ

3. เพิ่มส่วนควบคุมและตั้งค่าคุณสมบัติของส่วนควบคุมเหล่านั้น

ทำซ้ำขั้นตอนการแทรกสำหรับแต่ละช่องข้อมูลที่วางแผนไว้ ใช้กล่องข้อความสำหรับคำตอบแบบปลายเปิด กล่องทำเครื่องหมายสำหรับตัวเลือกใช่/ไม่ใช่ หรือตัวเลือกแบบเลือกหลายรายการ ปุ่มตัวเลือกสำหรับตัวเลือกหนึ่งในหลายตัวเลือก และกล่องรายการหรือกล่องคำสั่งผสมสำหรับชุดตัวเลือกที่กระชับ จัดให้แต่ละส่วนควบคุมอยู่ในแนวเดียวกับป้ายกำกับที่พิมพ์ไว้ และมีขนาดใหญ่พอที่จะใช้งานได้อย่างสะดวกสบาย

คลิกขวาที่ตัวควบคุมแล้วเลือกคุณสมบัติตัวควบคุม (Control Properties)เพื่อตรวจสอบการตั้งค่า ตั้งชื่อฟิลด์แต่ละฟิลด์ให้มีเอกลักษณ์และมีความหมาย เช่นApplicantNameหรือContactEmailตั้งค่าป้ายกำกับหรือข้อความช่วยเหลือที่มีประโยชน์หากมี และกำหนดตัวเลือกหรือความยาวข้อความสูงสุดเมื่อฟิลด์นั้นต้องการ ชื่อฟิลด์ที่มีเอกลักษณ์จะช่วยให้จดจำข้อมูลได้ง่ายขึ้นหากมีการรวบรวมหรือส่งออกข้อมูลในภายหลัง

สำหรับปุ่มตัวเลือกที่อยู่ในคำถามเดียวกัน ให้กำหนดคุณสมบัติชื่อ (Name) เดียวกัน เพื่อให้สามารถเลือกคำตอบได้เพียงคำตอบเดียวในกลุ่มนั้นในแต่ละครั้ง สำหรับคำถามที่แยกต่างหาก ให้ตั้งชื่อที่แตกต่างกัน LibreOffice ระบุว่าชื่อที่ใช้ร่วมกันนั้นเป็นการกำหนดกลุ่มการทำงาน ส่วนกรอบกลุ่มโดยรอบนั้นเป็นเพียงเครื่องมือช่วยในการมองเห็นเท่านั้น สำหรับคำถามที่อนุญาตให้เลือกได้มากกว่าหนึ่งคำตอบ ให้ใช้ช่องทำเครื่องหมายแยกกันแทน

4. ตั้งค่าลำดับแป้นพิมพ์และทดสอบแบบฟอร์ม Writer

ตั้งค่าลำดับการเปิดใช้งานหรือลำดับการกดปุ่ม Tab ที่เหมาะสม เพื่อให้ผู้รับสามารถเลื่อนจากช่องแรกไปยังช่องสุดท้ายได้โดยการกดปุ่ม Tab เลือก ตัวควบคุม ลำดับการเปิดใช้งานบนแถบเครื่องมือออกแบบแบบฟอร์มเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบลำดับการกดปุ่ม Tab จากนั้นจัดเรียงช่องต่างๆ ตามลำดับที่ผู้ใช้เห็นในหน้าเว็บ วิธีนี้สำคัญสำหรับผู้ใช้ที่ใช้แป้นพิมพ์เพียงอย่างเดียว และช่วยลดความยุ่งยากในการป้อนข้อมูลอย่างรวดเร็ว

ปิดโหมดออกแบบ (Design Mode) แล้วลองใช้ฟอร์มใน Writer คลิกเข้าไปในช่องข้อความ พิมพ์ข้อมูลตัวอย่าง สลับช่องทำเครื่องหมายทุกช่อง เลือกตัวเลือกแบบปุ่มวิทยุ (radio button) ทุกตัว และเปิดรายการแต่ละรายการ กดปุ่ม Tab ซ้ำๆ และตรวจสอบว่าโฟกัสเคลื่อนที่ผ่านส่วนควบคุมตามลำดับที่ถูกต้อง หากคุณไม่สามารถโต้ตอบกับส่วนควบคุมใดได้ ให้สลับกลับไปที่โหมดออกแบบ (Design Mode) เฉพาะเมื่อต้องการแก้ไขเท่านั้น มิเช่นนั้นผู้ใช้อาจเลือกหรือย้ายส่วนควบคุมแทนที่จะกรอกข้อมูล

5. ส่งออกไฟล์ PDF ที่มีข้อมูลช่องกรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม

บันทึกเอกสารต้นฉบับเป็นไฟล์ ODT ก่อน เพื่อให้คุณสามารถกลับมาแก้ไขได้ จากนั้นเลือกไฟล์ > ส่งออกเป็น > ส่งออกเป็น PDFในตัวเลือก PDF ให้เปิดแท็บ ทั่วไป และเลือกสร้างแบบฟอร์ม PDFคู่มือช่วยเหลือของ LibreOffice ในปัจจุบันอธิบายว่าตัวเลือกนี้จะสร้างแบบฟอร์ม PDF ที่ผู้ใช้สามารถกรอกและพิมพ์ได้ หากไม่ได้เลือกช่องนี้ หน้าเว็บอาจแสดงผลถูกต้อง แต่ไฟล์ที่ส่งออกอาจไม่มีช่องให้ผู้ใช้กรอกข้อมูลแบบโต้ตอบ

เมนูรูปแบบการส่งข้อมูลจะเลือกรูปแบบข้อมูลสำหรับการส่งแบบฟอร์ม เช่น FDF, PDF, HTML หรือ XML แต่จะไม่เลือกที่อยู่อีเมล เว็บเซอร์วิส หรือปลายทางสำหรับการตอบกลับโดยอัตโนมัติ หากไฟล์ PDF ของคุณมีปุ่มส่งข้อมูล ให้กำหนดค่าการทำงานและ URL ของปุ่มนั้นเป็นขั้นตอนแยกต่างหาก และทดสอบกับบริการที่จะรับข้อมูล สำหรับแบบฟอร์มที่ผู้รับจะกรอกและบันทึกไว้ในเครื่อง ให้เว้นขั้นตอนการทำงานของการส่งข้อมูลไว้โดยไม่ต้องตั้งค่า เว้นแต่คุณจะมีข้อกำหนดเฉพาะ หลีกเลี่ยงการพิมพ์เอกสารเป็นไฟล์ PDF ใหม่แทนการส่งออก การส่งออก PDF โดยตรงเป็นขั้นตอนที่มีการควบคุมแบบฟอร์มแบบโต้ตอบอยู่แล้ว

6. ทดสอบไฟล์ PDF ที่ส่งออกในโปรแกรมอ่านไฟล์ PDF

เปิดไฟล์ที่ส่งออกในโปรแกรมอ่าน PDF ที่รองรับแบบฟอร์ม PDF ที่กรอกข้อมูลได้ คลิกที่ช่องกรอกข้อมูลทุกช่อง พิมพ์ข้อมูลตัวอย่าง ติ๊กและยกเลิกการติ๊กช่องทำเครื่องหมาย เปลี่ยนการเลือกปุ่มตัวเลือก เปิดเมนูแบบดรอปดาวน์ และบันทึกสำเนา ปิดและเปิดสำเนาอีกครั้งเพื่อยืนยันว่าข้อมูลที่ป้อนยังคงอยู่ ทดสอบการนำทางด้วยแป้นพิมพ์โดยใช้ปุ่ม Tab ด้วย หากผู้รับจะใช้การแสดงตัวอย่างในเบราว์เซอร์หรือแอป PDF บนมือถือ ให้ทดสอบในสภาพแวดล้อมเหล่านั้นด้วย เนื่องจากความรองรับและลักษณะของช่องกรอกข้อมูลอาจแตกต่างกันไปในแต่ละโปรแกรมอ่าน

เปรียบเทียบไฟล์ PDF กับเค้าโครงเดิมของ Writer ตรวจสอบว่ามีช่องข้อมูลที่ถูกตัดหรือไม่ ป้ายกำกับไม่ตรงกัน ค่าเริ่มต้นที่ไม่คาดคิด และปุ่มควบคุมที่คลิกยากหรือไม่ ลองใส่ข้อความยาวๆ ที่สมจริงในอย่างน้อยหนึ่งช่อง หากแบบฟอร์มนี้มีไว้สำหรับผู้ใช้จำนวนมาก ควรตรวจสอบความคมชัด ป้ายกำกับที่อ่านง่าย ลำดับการแท็บ และพฤติกรรมของโปรแกรมอ่านหน้าจอด้วย การเลือกตัวเลือกการส่งออก PDF ที่เกี่ยวข้องกับการเข้าถึงได้นั้นไม่สามารถทดแทนการทดสอบแบบฟอร์มที่ส่งออกได้

ปัญหาที่พบได้บ่อยและวิธีแก้ไข

• ไฟล์ PDF ดูถูกต้อง แต่ไม่มีช่องกรอกข้อมูล:กลับไปที่หน้าส่งออกเป็น PDF แล้วเลือก "สร้างแบบฟอร์ม PDF" ในตัวเลือกทั่วไป
• ไม่สามารถคลิกบรรทัดว่างได้:ให้แทนที่ด้วยช่องข้อความ (Text Box) ขีดเส้นใต้ที่แสดงบนหน้าจอไม่ใช่ช่องป้อนข้อมูล
• สามารถเลือกปุ่มตัวเลือกได้หลายปุ่ม:ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลือกสำหรับคำถามหนึ่งๆ มีคุณสมบัติชื่อเดียวกัน และคำถามอื่นๆ ใช้ชื่อที่แตกต่างกัน
• ผู้รับเลือกการควบคุมขณะพยายามพิมพ์:โปรดปิดโหมดออกแบบก่อนทดสอบและก่อนแชร์เอกสาร Writer
• ระบบจะไม่ส่งคำตอบไปยังที่ใด:รูปแบบการส่งข้อมูลระบุเพียงการจัดแพ็กเกจข้อมูลเท่านั้น กำหนดค่าการดำเนินการส่งและปลายทางแยกต่างหาก หรือขอให้ผู้รับบันทึกและส่งไฟล์ PDF ที่กรอกข้อมูลครบถ้วนแล้วกลับมาผ่านกระบวนการที่คุณเลือก
• ผู้รับบางรายอาจไม่สามารถใช้งานช่องข้อมูลบางช่องได้:โปรดทดสอบไฟล์ PDF ในโปรแกรมอ่านหรืออุปกรณ์ที่พวกเขาใช้ และลดความซับซ้อนของปุ่มควบคุมหากสภาพแวดล้อมนั้นไม่สามารถรองรับปุ่มควบคุมได้อย่างน่าเชื่อถือ

เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เชื่อถือได้ ให้เก็บไฟล์ต้นฉบับ ODT ไว้ ส่งออกโดยเปิดใช้งาน "สร้างแบบฟอร์ม PDF" และทดสอบไฟล์ PDF จริงแทนที่จะพึ่งพาการแสดงตัวอย่างของ Writer การตรวจสอบสั้นๆ นี้จะช่วยตรวจจับสาเหตุหลักที่ทำให้แบบฟอร์มกรอกไม่ได้หรือใช้งานยาก ก่อนที่ผู้รับจะได้รับแบบฟอร์มเหล่านั้น

เอกสารอ้างอิงอย่างเป็นทางการของ LibreOffice

• การควบคุมแบบฟอร์ม: การแทรกและการแก้ไขส่วนควบคุม
• แถบเครื่องมือออกแบบแบบฟอร์มและลำดับการเปิดใช้งาน
• เมนูแบบฟอร์มการเขียน, ประเภทการควบคุม และการจัดกลุ่มปุ่มตัวเลือก
• การส่งออกไฟล์ PDF ทั่วไป: สร้างแบบฟอร์ม PDF และส่งในรูปแบบไฟล์ PDF
• คำสั่งส่งออกเป็นไฟล์ PDF และตัวเลือกทั่วไป