แก้ไขข้อผิดพลาดในการฝังฟอนต์ในการส่งออกไฟล์ PDF ด้วย LibreOffice Writer

หากไฟล์ PDF จาก LibreOffice Writer แสดงผลแตกต่างกันบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น ตัวอักษรหายไป หรือการตรวจสอบก่อนพิมพ์รายงานว่าฟอนต์ไม่ได้ถูกฝังไว้ วิธีแก้ไขที่ถูกต้องจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการส่งมอบ สำหรับไฟล์ PDF ที่ต้องมีแบบอักษร ให้ส่งออกเป็น PDF/A แล้วตรวจสอบไฟล์ที่ได้ สำหรับเอกสารที่ผู้รับควรแก้ไขต่อใน LibreOffice ให้ฝังแบบอักษรลงในไฟล์ ODT แทน การตั้งค่าเหล่านี้แยกจากกัน การฝังแบบอักษรในไฟล์ ODT ไม่ได้หมายความว่าไฟล์ PDF ที่ส่งออกนั้นมีแบบอักษรนั้นอยู่เสมอไป

การฝังฟอนต์อาจถูกบล็อกโดยลิขสิทธิ์ของฟอนต์หรือโดยอักขระที่ขาดหายไป ในกรณีเหล่านั้น การเปลี่ยนการตั้งค่าการส่งออกเพียงอย่างเดียวอาจไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ การเปลี่ยนฟอนต์เป็นฟอนต์ที่อนุญาตให้ฝังและรองรับอักขระที่ใช้งานอยู่มักเป็นทางเลือกที่เหมาะสมกว่า

วิธีแก้ไขใดที่เหมาะสมกับไฟล์ที่คุณส่งมา?

คู่มือช่วยเหลือทั่วไปเกี่ยวกับการส่งออก PDFของ LibreOffice ระบุว่า ตัวเลือก PDF/A จะฝังแบบอักษรทั้งหมดที่ใช้ในเอกสารต้นฉบับ ส่วนคู่มือช่วยเหลือเกี่ยวกับการฝังแบบอักษร นั้น อธิบายถึงชุดควบคุมแยกต่างหากสำหรับการฝังแบบอักษรในไฟล์เอกสารที่แก้ไขได้ ป้ายกำกับและเค้าโครงของกล่องโต้ตอบอาจแตกต่างกันเล็กน้อยใน LibreOffice เวอร์ชันต่างๆ และโหมดอินเทอร์เฟซ

ขั้นแรก ให้ระบุความหมายของ “ข้อผิดพลาดในการฝังฟอนต์”

มีอาการสามอย่างที่อาจทำให้สับสนได้ง่าย คือ ไฟล์ PDF อาจรายงานว่าไม่ได้ฝังฟอนต์ หรือฟอนต์อาจฝังอยู่แต่ขาดสัญลักษณ์สำหรับตัวอักษรบางตัว หรือไฟล์ PDF อาจใช้ฟอนต์อื่นเนื่องจากฟอนต์ที่ต้องการไม่พร้อมใช้งานหรือไม่สามารถฝังได้ นอกจากนี้ยังมีกรณีที่สี่คือ โปรแกรมตรวจสอบความถูกต้องของ PDF/A แจ้งเตือนเกี่ยวกับปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนดอื่นๆ การฝังฟอนต์เพียงอย่างเดียวไม่ได้ทำให้ไฟล์นั้นเป็นไปตามมาตรฐาน PDF/A อย่างสมบูรณ์

เปิดไฟล์ PDF ที่ส่งออกบนคอมพิวเตอร์เครื่องที่สองหรือในโปรแกรมอ่าน PDF อื่น แล้วตรวจสอบอักขระที่สำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อความที่มีเครื่องหมายเน้นเสียง สัญลักษณ์ และอักษรที่ไม่ใช่ภาษาละติน ในโปรแกรมอ่าน PDF ที่มีคุณสมบัติเอกสาร ให้เปิดส่วนแบบอักษรและมองหาข้อมูลที่ระบุว่า “ฝังตัว” หรือ “ชุดย่อยที่ฝังตัว” ชุดย่อยจะมีเฉพาะสัญลักษณ์ที่จำเป็นสำหรับ PDF นั้น ซึ่งโดยปกติแล้วจะเพียงพอสำหรับการแสดงผลและการพิมพ์ หากโปรแกรมอ่าน PDF ไม่แสดงข้อมูลนี้ ให้ใช้เครื่องมือตรวจสอบ PDF ที่ได้รับการยอมรับหรือตัวตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เหมาะสมกับขั้นตอนการทำงานของคุณ

ตัวเลือกที่ 1: ส่งออกเป็น PDF/A เมื่อไฟล์ PDF ต้องมีฟอนต์

ในโปรแกรม Writer ให้เลือกไฟล์ > ส่งออกเป็น > ส่งออกเป็น PDF (เส้นทางเมนูอาจแตกต่างกันไปตามอินเทอร์เฟซ) เปิดตัวเลือกทั่วไป และเลือกรูปแบบ PDF/A ที่มีให้เลือกภายใต้ เวอร์ชัน PDF หรือ การเก็บถาวร ส่งออกเป็นไฟล์ใหม่ จากนั้นตรวจสอบไฟล์ PDF นั้นแทนที่จะพึ่งพาเฉพาะกล่องโต้ตอบการส่งออกเท่านั้น

ใช้เส้นทางนี้เมื่อผู้รับ คลังเอกสาร หรือกระบวนการจัดการเอกสารต้องการ PDF/A หรือเมื่อการแสดงผลที่น่าเชื่อถือบนระบบต่างๆ มีความสำคัญมากกว่าการเก็บผลลัพธ์ไว้ในรูปแบบ PDF ปกติ เอกสารช่วยเหลือปัจจุบันของ LibreOffice อธิบายตัวเลือก PDF/A-1b, PDF/A-2b และ PDF/A-3b ในเอกสารการส่งออก เลือกรูปแบบที่องค์กรผู้รับหรือคลังเอกสารของคุณต้องการ อย่าเลือกเพียงเพราะชื่อฟังดูใหม่กว่า เวอร์ชัน PDF/A แต่ละเวอร์ชันอนุญาตแตกต่างกัน ดังนั้นควรทดสอบองค์ประกอบแบบโต้ตอบ แบบฟอร์ม ลายเซ็น ความโปร่งใส และเนื้อหาที่ขึ้นอยู่กับสีตามความเหมาะสม

หากการส่งออกแจ้งเตือนว่าไม่สามารถฝังฟอนต์ได้ โปรดจดบันทึกตระกูลฟอนต์และรูปแบบตัวอักษรที่ระบุในคำเตือน จากนั้นตรวจสอบว่ามีการใช้ฟอนต์นั้นในเอกสารจริงหรือไม่ และรูปแบบตัวอักษรนั้นอนุญาตให้ฝังได้หรือไม่ การเลือกในไฟล์ PDF/A ไม่สามารถแก้ไขข้อจำกัดการฝังฟอนต์ได้ และไม่สามารถสร้างอักขระที่หายไปได้ ให้เปลี่ยนรูปแบบตัวอักษรที่ถูกจำกัด ติดตั้งฟอนต์ที่ได้รับอนุญาตหากไม่มี หรือขอเวอร์ชันที่อนุญาตให้ฝังได้จากผู้ให้บริการฟอนต์ ส่งออกอีกครั้งและตรวจสอบสถานะของฟอนต์ในไฟล์ PDF ใหม่

ตัวเลือกที่ 2: ฝังฟอนต์ลงใน ODT เพื่อให้สามารถแก้ไขส่งต่อได้

ใช้ตัวเลือกนี้เมื่อผู้รับต้องการเปิดและแก้ไขเอกสาร Writer ไม่ใช่แค่การอ่านไฟล์ PDF ที่แก้ไขแล้ว ไปที่ ไฟล์ > คุณสมบัติ > แบบอักษร เปิด ใช้งานฝังแบบอักษรในเอกสารและเลือกหมวดหมู่แบบอักษรที่เกี่ยวข้อง เช่น ละติน เอเชีย หรือแบบซับซ้อน หากคุณเปิดใช้งานฝังเฉพาะแบบอักษรที่ใช้ในเอกสารแบบอักษรที่ไม่ได้ใช้จะถูกละเว้น ซึ่งจะช่วยให้ไฟล์ ODT มีขนาดเล็กลง การปิดใช้งานตัวเลือกนี้อาจรวมถึงแบบอักษรที่อ้างอิงโดยสไตล์หรือการจัดรูปแบบโดยตรง แม้ว่าสไตล์เหล่านั้นจะไม่ได้ถูกนำมาใช้ในปัจจุบัน ซึ่งจะช่วยรักษาตัวเลือกการแก้ไขในอนาคตของเทมเพลตได้

บันทึกไฟล์ ODT แล้วเปิดใหม่ในโปรแกรม LibreOffice ที่ติดตั้งแยกต่างหาก หากเป็นไปได้ และตรวจสอบหน้าเว็บที่ใช้แบบอักษรที่กำหนดเอง การฝังแบบอักษรจะช่วยเพิ่มความสะดวกในการพกพา แต่จะทำให้ขนาดเอกสารใหญ่ขึ้น นอกจากนี้ยังไม่เปลี่ยนแปลงการตรวจสอบของไฟล์ PDF ที่ส่งออก: สร้างไฟล์ PDF แยกต่างหาก จากนั้นตรวจสอบแบบอักษร ลิขสิทธิ์แบบอักษรอาจจำกัดการฝังแบบอักษรในเอกสาร และ LibreOffice จะอ่านสิทธิ์การฝังจากแฟล็กของไฟล์แบบอักษรคำแนะนำเกี่ยวกับการฝังแบบอักษรของ LibreOfficeจะอธิบายทั้งตัวเลือกสคริปต์และข้อจำกัดของลิขสิทธิ์

คุณควรเปลี่ยนแบบอักษรเมื่อใด?

เปลี่ยนแบบอักษรเมื่อ Writer แจ้งข้อจำกัดในการฝังแบบอักษร แบบอักษรที่ต้องการไม่มีอยู่ในระบบ หรือไฟล์ PDF แสดงกล่องข้อความหรืออักขระที่ถูกแทนที่ เลือกแบบอักษรทดแทนโดยพิจารณาจากข้อกำหนดที่วัดได้ เช่น ความครอบคลุมของอักขระสำหรับทุกภาษาและสัญลักษณ์ที่ใช้ การอนุญาตให้ฝังในรูปแบบการส่งมอบ ความพร้อมใช้งานบนเครื่องที่ใช้แก้ไขต้นฉบับ และการจัดเรียงบรรทัดที่ยอมรับได้ในหน้าที่ส่งออก แบบอักษรที่ใช้ได้กับข้อความภาษาอังกฤษอาจไม่มีอักขระ CJK สัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ หรืออักขระพิเศษในเอกสารเดียวกัน

หลังจากเปลี่ยนแบบอักษรแล้ว ให้ตรวจสอบหัวเรื่อง ตาราง เชิงอรรถ การแบ่งหน้า และข้อความใดๆ ที่อยู่ภายในรูปทรงต่างๆ แบบอักษรที่ดูคล้ายกันอาจมีความกว้างและขนาดที่แตกต่างกัน ซึ่งอาจทำให้ย่อหน้าเลื่อนหรือดันเนื้อหาไปอีกหน้าหนึ่ง หากการรักษาการจัดหน้าหรือตราสินค้าให้เหมือนเดิมทุกประการเป็นสิ่งสำคัญ ให้เปรียบเทียบไฟล์ PDF ใหม่ทีละหน้าก่อนส่ง

ทางเลือกทั่วไปที่ไม่สามารถแก้ปัญหาที่ต้นเหตุได้

• การเปิดใช้งานการฝังฟอนต์ ODT และการส่งออกเป็นไฟล์ PDF ปกติ:วิธีนี้อาจช่วยได้เมื่อแชร์ไฟล์ ODT ที่แก้ไขได้ แต่ควรตรวจสอบไฟล์ PDF นั้นอีกครั้งด้วยตนเอง
• การเลือก PDF/A โดยไม่ตรวจสอบตัวเลือกการส่งออก:รูปแบบนี้ออกแบบมาเพื่อฝังแบบอักษรที่ใช้ แต่คำเตือน แบบอักษรที่ไม่รองรับ ตัวอักษรที่หายไป หรือปัญหาความสอดคล้องอื่นๆ ยังคงสมควรได้รับการตรวจสอบ
• การติดตั้งฟอนต์โดยไม่ตรวจสอบใบอนุญาตหรือความครอบคลุมของสคริปต์:การติดตั้งอาจแก้ไขปัญหาการแทนที่ในเครื่องได้ แต่ไม่รับประกันว่าฟอนต์นั้นจะสามารถฝังตัวหรือมีอักขระทุกตัวได้
• การแปลงข้อความทั้งหมดเป็นเส้นโครงหรือรูปภาพ:วิธีนี้อาจช่วยรักษาลักษณะดั้งเดิมในขั้นตอนการทำงานบางอย่างได้ แต่ข้อความอาจค้นหา เลือก แก้ไข หรือใช้งานร่วมกับเทคโนโลยีช่วยเหลือได้ยากขึ้น ควรใช้เฉพาะเมื่อข้อกำหนดของผู้รับต้องการ และการแลกเปลี่ยนด้านการเข้าถึงเป็นที่ยอมรับได้

ตรวจสอบไฟล์ PDF สุดท้ายก่อนส่งมอบ

1. ส่งออกเอกสาร Writer ฉบับสุดท้ายเป็นไฟล์ PDF ใหม่หลังจากทำการเปลี่ยนแปลงแบบอักษรหรือการตั้งค่าทั้งหมดแล้ว
2. ลองเปิดไฟล์ PDF นั้นบนระบบอื่นหรือโปรแกรมอ่านไฟล์อื่น แล้วตรวจสอบอักขระพิเศษและตัวแบ่งหน้าดู
3. ตรวจสอบคุณสมบัติของฟอนต์ในโปรแกรมอ่านไฟล์ PDF ยืนยันว่าตระกูลฟอนต์ที่เกี่ยวข้องแสดงเป็นแบบฝังตัวหรือแบบฝังตัวย่อยเมื่อจำเป็นต้องมีการฝังฟอนต์
4. หากจำเป็นต้องใช้ไฟล์ PDF/A ให้เรียกใช้โปรแกรมตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์ PDF/A ที่ผู้รับหรือหน่วยงานจัดเก็บยอมรับ รายการแบบอักษรเพียงอย่างเดียวไม่ถือเป็นการทดสอบความสอดคล้องที่สมบูรณ์

หากฟอนต์ยังไม่ถูกฝัง ให้จดบันทึกตระกูลและรูปแบบของฟอนต์อย่างละเอียด ตรวจสอบสิทธิ์การฝังฟอนต์กับผู้ให้บริการฟอนต์ และทดสอบฟอนต์ทดแทนที่ได้รับอนุญาต หากฟอนต์แสดงว่าถูกฝังแล้ว แต่ตัวอักษรยังคงแสดงผลไม่ถูกต้อง ให้ตรวจสอบความครอบคลุมของสัญลักษณ์หรือการเข้ารหัสข้อความ แทนที่จะทำซ้ำการตั้งค่าการส่งออก PDF แบบเดิม วิธีแก้ไขที่ดีที่สุดคือวิธีที่ตรงตามข้อกำหนดรูปแบบของผู้รับ ในขณะที่ยังคงรักษาความสามารถในการแก้ไข รูปลักษณ์ และการเข้าถึงที่จำเป็นไว้

เอกสารอ้างอิงอย่างเป็นทางการ

• วิธีใช้ LibreOffice: การส่งออกไฟล์ PDF ทั่วไป
• คู่มือช่วยเหลือ LibreOffice: การฝังฟอนต์
• คู่มือช่วยเหลือ LibreOffice: พารามิเตอร์บรรทัดคำสั่งสำหรับการส่งออก PDF