วิธีการตั้งรหัสผ่านป้องกันไฟล์ Excel บน Windows และ Mac

หากต้องการให้ผู้ใช้ป้อนรหัสผ่านก่อนเปิดไฟล์ Excel ให้ใช้การเข้ารหัสระดับไฟล์ ในแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อปของ Windows ให้ไปที่ไฟล์ > ข้อมูล > ป้องกันสมุดงาน > เข้ารหัสด้วยรหัสผ่านใน Excel สำหรับ Mac ให้เปิดไฟล์ > รหัสผ่านและตั้งรหัสผ่านเพื่อเปิดสมุดงาน บันทึกไฟล์ จากนั้นปิดและเปิดไฟล์อีกครั้งเพื่อตรวจสอบว่า Excel ขอรหัสผ่านหรือไม่

ขั้นตอนเหล่านี้ใช้ได้กับโปรแกรม Excel เวอร์ชันเดสก์ท็อป โปรแกรม Excel บนเว็บไม่อนุญาตให้คุณเพิ่ม เปลี่ยน หรือลบรหัสผ่านไฟล์ หากสมุดงานของคุณเปิดอยู่ในเบราว์เซอร์ ให้ใช้ " เปิดใน Excel"เพื่อดำเนินการต่อในแอปพลิเคชันเดสก์ท็อป

เลือกวิธีการปกป้องไฟล์ Excel ที่เหมาะสม

Excel มีระบบป้องกันหลายอย่างที่มีชื่อคล้ายกัน มีเพียงการเข้ารหัสไฟล์เท่านั้นที่มีจุดประสงค์เพื่อป้องกันไม่ให้ใครเปิดไฟล์โดยไม่มีรหัสผ่าน

การป้องกันในระดับเวิร์กบุ๊กและระดับชีตสามารถช่วยป้องกันการแก้ไขโดยไม่ตั้งใจได้ แต่ไม่สามารถทดแทนการเข้ารหัสไฟล์ได้เมื่อเป้าหมายคือการรักษาความลับ ไมโครซอฟต์ได้อธิบายความแตกต่างไว้ในคู่มือการป้องกันและความปลอดภัยของ Excelแล้ว

ตั้งรหัสผ่านป้องกันไฟล์ Excel ใน Windows

ใช้ Excel เวอร์ชันสำหรับ Windows ไม่ใช่เวอร์ชันที่ใช้งานผ่านเบราว์เซอร์ ป้ายกำกับอาจแตกต่างกันเล็กน้อยในแต่ละเวอร์ชัน แต่เส้นทางบนเดสก์ท็อปในปัจจุบันคือผ่านหน้าข้อมูล

1. เปิดไฟล์เวิร์กบุ๊กใน Excel และบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ค้างอยู่ทั้งหมด
2. เลือกไฟล์จากนั้นเลือกข้อมูล
3. เลือก"ปกป้องสมุดงาน"และเลือก " เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน " ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกตัวเลือกการเข้ารหัส ไม่ใช่ "ปกป้องแผ่นงานปัจจุบัน" หรือ "ปกป้องโครงสร้างสมุดงาน"
4. ป้อนรหัสผ่านในกล่องโต้ตอบแล้วเลือกตกลงป้อนรหัสผ่านอีกครั้งเมื่อ Excel ขอให้คุณป้อนรหัสผ่านอีกครั้ง จากนั้นเลือกตกลง
5. บันทึกเวิร์กบุ๊ก ปิดแล้วเปิดใหม่อีกครั้ง โปรแกรม Excel ควรแสดงข้อความให้ป้อนรหัสผ่านก่อนแสดงชีตต่างๆ

ตั้งรหัสผ่านป้องกันไฟล์ Excel บน Mac

1. เปิดเวิร์กบุ๊กใน Excel สำหรับ Mac แล้วบันทึกการเปลี่ยนแปลงล่าสุดของคุณ
2. จากแถบเมนูของ macOS ให้เลือกไฟล์ > รหัสผ่าน
3. ใน ช่อง "รหัสผ่านสำหรับเปิด"ให้ป้อนรหัสผ่าน ป้อนรหัสผ่านอีกครั้งในช่อง"ยืนยัน"แล้วเลือก"ตกลง "
4. บันทึกเวิร์กบุ๊ก ปิด แล้วเปิดใหม่อีกครั้งเพื่อตรวจสอบว่าหน้าต่างขอรหัสผ่านปรากฏขึ้นหรือไม่

ตัวเลือกเสริม: ต้องใช้รหัสผ่านแยกต่างหากในการแก้ไข

หน้าต่างการตั้งค่ารหัสผ่านของ Mac ยังมีตัว เลือก "รหัสผ่านสำหรับแก้ไข" แยกต่างหาก ซึ่งมีประโยชน์ในกรณีที่ผู้รับบางคนอาจเปิดเวิร์กบุ๊กได้ แต่จำเป็นต้องใช้รหัสผ่านอื่นในการแก้ไข นี่ไม่ใช่การกำหนดให้ต้องใช้รหัสผ่านในการเปิดไฟล์ หากคุณต้องการควบคุมการเข้าถึงเวิร์กบุ๊กเท่านั้น ให้ปิดตัวเลือกนี้ไว้

ก่อนที่คุณจะแชร์เวิร์กบุ๊กที่ได้รับการป้องกัน

• จดบันทึกรหัสผ่านที่สามารถกู้คืนได้ รหัสผ่านนั้นต้องตรงตามตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็ก เก็บไว้ในโปรแกรมจัดการรหัสผ่านที่น่าเชื่อถือหรือที่ปลอดภัยอื่นๆ ที่คุณสามารถเข้าถึงได้ในภายหลัง
• ใช้รหัสผ่านที่ไม่ซ้ำกันอย่าใช้รหัสผ่านอีเมล บัญชี Microsoft หรือรหัสผ่านธนาคารซ้ำ ควรแชร์ไฟล์เวิร์กบุ๊กและรหัสผ่านผ่านช่องทางที่เชื่อถือได้แยกต่างหากเมื่อทำได้
• ตรวจสอบความเข้ากันได้กับ Macไมโครซอฟต์ระบุว่ารหัสผ่านของ Excel สำหรับ Mac มีข้อจำกัดที่ 15 ตัวอักษร หากใครจะเปิดไฟล์ใน Excel สำหรับ Mac โปรดใช้รหัสผ่านที่มีความยาวไม่เกิน 15 ตัวอักษรเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาความเข้ากันได้
• โปรดจำไว้ว่า ไมโครซอฟต์ไม่สามารถกู้คืนรหัสผ่านที่ลืมไปได้หากคุณลืมรหัสผ่าน ไมโครซอฟต์ไม่สามารถปลดล็อกเวิร์กบุ๊กให้คุณได้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้บันทึกรหัสผ่านไว้ก่อนที่จะเข้ารหัสสำเนาเพียงชุดเดียว
• สำหรับข้อมูลที่มีความอ่อนไหวสูง ควรใช้มาตรการควบคุมที่เข้มงวดกว่าการแจ้งให้ป้อนรหัสผ่านไม่สามารถควบคุมได้ว่าใครจะได้รับสำเนาหลังจากที่ไฟล์และรหัสผ่านถูกแชร์ไปแล้ว ควรปฏิบัติตามกฎการจัดเก็บและการแชร์ข้อมูลลับขององค์กรอย่างเคร่งครัด

สำหรับคำแนะนำทีละขั้นตอนล่าสุดจาก Microsoft โปรดดูที่การปกป้องไฟล์ Excelสำหรับตัวเลือกเมนูและรหัสผ่านของ Mac โปรดดูคำแนะนำเกี่ยวกับรหัสผ่านไฟล์ Excel สำหรับ Mac จาก Microsoftนอกจากนี้ Microsoft ยังได้ระบุข้อจำกัดความยาวของรหัสผ่าน Mac ไว้ในหน้าเกี่ยวกับการเปลี่ยนหรือลบรหัสผ่านเวิร์กบุ๊กด้วย