如何在 Excel 中刷新資料透視表：3 種簡單方法

當來源資料發生變更時，Excel 資料透視表可能會繼續顯示先前的匯總訊息，直到您刷新它為止。對於單一報表，請以滑鼠右鍵按一下資料透視表內部，然後選擇「重新整理」。若要更新工作簿中的所有資料透視表，請使用「全部刷新」。您也可以將資料透視表設定為在工作簿開啟時自動刷新。如果仍然沒有顯示新行，請檢查資料透視表的來源區域是否包含這些新行。

為什麼資料透視表需要刷新

資料透視表匯總來自來源區域、Excel 表格、查詢或連接的資料。刷新操作會指示 Excel 重新讀取該來源並重新計算總計結果。它不會自動展開每個固定單元格區域、修復斷開的連接或更改報表中使用的欄位。 Microsoft 的資料透視表刷新說明涵蓋桌面、Web、Mac 和行動裝置上的控件，但不同平台上的功能區標籤可能有所不同。

方法一：右鍵點選資料透視表

這通常是更新 Windows 版或網頁版 Excel 中單一報表的最快方法。

1. 按一下資料透視表中的任一儲存格。
2. 右鍵點選選定區域。在 Mac 觸控板上，如果使用 Control 鍵開啟上下文選單，請按一下觸控板。
3. 選擇“刷新”。等待 Excel 完成重新計算後再使用顯示的總數。

此指令會更新選取的資料透視表。如果工作簿包含多個報表，請對每個報表重複上述步驟，或使用功能區中的「全部重新整理」功能。

方法二：使用「資料透視表分析」功能區

當您需要顯示命令或需要同時重新整理多份報表時，功能區非常有用。在 Windows 版 Excel 中，按一下資料透視表並開啟「資料透視表分析」。在「資料」群組中選擇「刷新」 。在 Windows 系統中，按 Alt+F5可重新整理選取的資料透視表。

若要一次更新工作簿中的所有資料透視表，請展開「刷新」下方的箭頭，然後選擇「全部刷新」。這是用於刷新所有資料透視表的命令；單獨的“資料”>“全部刷新”命令還可以刷新工作簿連接和查詢。如果刷新操作運行時間過長，請使用功能區的「刷新狀態」指令檢查進度。

在 Mac 上，上下文標籤可能顯示為「資料透視表」；選取它，然後選擇「刷新」。在網頁版 Excel 中，右鍵點選資料透視表並選擇「重新整理」也是一種簡單的方法。

方法三：工作簿開啟時刷新

如果使用者希望在開啟工作簿後立即看到最新的數據透視表數據，請使用此設定。這對於在不同會話之間更新但不會持續刷新資料透視表的檔案尤其有用，尤其是在工作簿保持開啟狀態時。

1. 選擇資料透視表中的一個儲存格。
2. 在 Windows 系統中，前往「資料透視表分析」>「選項」。在某些版本中，該指令可能顯示為「資料透視表選項」。
3. 在對話方塊中，開啟「資料」標籤，勾選「開啟檔案時刷新資料」，然後選擇「確定」。
4. 儲存工作簿。關閉並重新打開，以便 Excel 在開啟時刷新資料透視表。

在 Mac 上，微軟在「資料透視表」>「設定」>「開啟檔案時刷新資料」中記錄了此設定。此設定與較新的本機工作簿資料自動刷新功能不同。微軟目前表示，該功能僅對 Microsoft 365 Insider 計畫成員開放，因此可能不會出現在每個 Excel 版本中。

如果刷新不包含新行

刷新操作只能匯總其資料來源包含的記錄。如果資料透視表使用固定範圍（例如A1:C100），而您在第 101 行新增了數據，則僅刷新操作不會新增該行。請選擇資料透視表，然後選擇「資料透視表分析」>「變更資料來源」，並展開該範圍。 Microsoft 提供的變更資料透視表資料來源的說明說明如何選擇不同的資料表或範圍。

為了方便日後新增數據，請在建立資料透視表之前，將來源清單格式化為 Excel 表格。微軟建議使用表格，因為刷新資料透視表時，新增到表格中的行也會包含在內。如果來源是 Power Query、外部資料庫或其他連接，請檢查連接是否可用以及您是否擁有存取權限。

如果新欄位未出現在欄位清單中，請在更新來源標題後重新整理。如果刷新導致列寬或儲存格格式發生變化，請開啟「資料透視表分析」>「選項」，然後檢查「版面配置和格式」設定中的「更新時自動調整列寬」和「更新時保留儲存格格式」選項。這些選項在 Microsoft 的刷新和格式設定指南中也有介紹。