如何從 Word 文件中刪除隱藏的元資料和內容

Word 文件中的隱藏資料可能包括審閱者批註、修訂痕跡、作者屬性、隱藏文字、浮水印和自訂 XML。在 Windows 版 Word 2010 中，對文件副本執行“文件檢查器”，查看其發現結果，然後僅刪除您想要丟棄的類別。這可以減少意外洩漏的風險，但無法偵測到所有內容隱藏方式或所有嵌入項目。

文件檢查員可以檢查哪些內容

文檔檢查器會尋找頁面上可能不明顯的多種資訊。根據文件和 Word 版本，其檢查清單可能包括：

• 評論、修訂、版本和註釋：審閱者評論、追蹤更改、版本資訊和墨跡註釋。
• 文件屬性和個人資訊：作者和其他文件屬性，以及一些審核或伺服器詳細資訊。
• 頁首、頁尾和浮水印：放置在主要頁面文字之外的資訊。
• 隱藏文字：使用 Word 的隱藏字體效果明確格式化的文字。
• 自訂 XML 資料：與文件一起儲存的結構化資料。
• 不可見內容：格式設定為不可見的物件。

在選擇“全部刪除”之前，請閱讀調查結果。刪除某個類別可能會刪除您仍然需要的信息，微軟也警告說，使用「檢查器」所做的更改可能無法透過「撤銷」操作恢復。請保留原始文件。

刪除 Word 2010 中的隱藏訊息

1. 保存一份單獨的工作副本。開啟文檔，選擇「文件」>「另存為」。給副本一個不同的名稱，然後在副本中進行清理。這樣，如果您不小心刪除了註解、修訂、頁首或屬性，就可以保留來源文件。

2. 開啟文檔檢查器。在副本中，選擇「檔案」>「資訊」>「檢查問題」>「檢查文件」。在 Word 2010 中，「檢查問題」指令位於「後台視圖」的「準備共用」下方。在較高版本的桌面系統中，措詞和佈局可能有所不同。

3. 選擇要檢查的內容。選取您希望 Word 檢查的類別對應的核取方塊。對於共享前預覽，請包含文件屬性和個人資訊、批註和修訂、隱藏文字、頁首和頁尾、浮水印、自訂 XML 以及不可見內容（如果這些選項可用）。然後選擇“檢查”。

4. 檢查每個結果並逐一刪除。 Word會依類別列出找到的內容。僅選擇要刪除的結果旁邊的「全部刪除」。例如，您可以刪除個人屬性，同時保留所需的浮水印或標題。如果結果顯示“未找到任何項目”，則表示檢查器未偵測到該類別；但這並不能保證不存在任何隱藏資訊。

5. 重新檢查並儲存清理後的副本。選擇“重新檢查”並再次執行檢查。確認無誤後，關閉對話方塊並儲存。如果之後編輯了文件，請在共用之前再次執行檢查器，因為可能會新增新的註釋、屬性或修訂。

重要限制和額外檢查

文件檢查器的「隱藏文字」檢查功能會尋找使用 Word 隱藏字體效果設定的文字。微軟表示，該功能無法偵測到其他方式隱藏的文本，例如白色背景上的白色文字。其「不可見內容」檢查功能也無法偵測到被其他物件覆寫的物件。當涉及機密資訊時，請手動檢查可疑區域、頁面邊距、頁首、頁尾和嵌入物件。

某些嵌入的文件或物件可能需要人工審核，而不是自動刪除。嵌入的電子表格、圖表或文件可能包含其自身的資料；只有在檢查變更對可編輯性和輔助功能的影響後，才能決定是刪除它還是將其替換為靜態影像。請參閱 Microsoft 關於文件檢查器發現的嵌入文件和物件的指南。

將追蹤更改視為編輯決策。如果您需要最終的乾淨版本，請在共享前查看編輯內容並接受或拒絕。選擇「無標記」只會隱藏目前視圖中的標記，並不會刪除變更。您也可以透過文件檢查器檢視註解和修訂。微軟在其追蹤更改說明中解釋了其中的差異。

最後，請您親自檢查可見文檔，並檢查自動掃描無法評估的內容。文件檢查器是一個有用的清理步驟，但並不能證明文件可以安全地發布。此處的步驟適用於 Windows 版 Word 桌面；微軟指出，Mac 版 Word 不包含文件檢查器。有關最新的檢查清單和刪除指南，請參閱微軟關於刪除隱藏資料和個人資訊的指南及其文件檢查概述。