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準備 Word 2010 文件以供分發 [準備選單]

Microsoft Word 2010 包含「準備文件」功能，可讓您更有效地控製文件內容。您可以使用其各種選項（例如：文件保護、在文件中嵌入數位簽章、新增元資料資訊、檢查與舊版 Word 的兼容性以及加密）來增強文件的安全性和彈性。此功能提供一些選項，用於對文件執行不同的操作，從而為文件的全球分發或發布做好準備。由於此功能預設為隱藏狀態，您需要遵循繁瑣的流程才能在 Word 2010 中使用。本文將介紹如何顯示這些選項，並解釋其所包含的每個選項的核心用法。

首先，我們需要在 Word 2010 中顯示「準備」指令。為此，請啟動 Microsoft Word 2010，轉到“檔案”選單，按一下“選項”，在左側窗格中按一下“自訂功能區”，在右側窗格中，從“選擇命令”下拉選項中選擇“所有命令” ，然後尋找“準備”指令。現在，在左側窗格中，點擊“新建選項卡”，將其名稱變更為“準備”，然後按一下“新建群組”在新建立的標籤中建立群組，並為其指定一個合適的名稱。現在，按一下「新增 >>」按鈕，將「準備」命令新增至新建立的群組。按一下「確定」關閉「Word 選項」對話方塊。

準備 Word 2010 文件以供分發 [準備選單]

您將看到新建立的“準備”標籤。點擊“準備”下拉按鈕，即可獲得更多選項，如下面的螢幕截圖所示。

準備 Word 2010 文件以供分發 [準備選單]

我們將簡要討論此下拉式選單中的每個可用選項。

特性：

點擊「屬性」新增元數據，以便更詳細地描述您的文件。如下圖所示，您可以新增作者、標題、主題、關鍵字、類別、 狀態和評論。

準備 Word 2010 文件以供分發 [準備選單]

按一下「文件屬性」可取得更多選項，點選「進階屬性」可新增更多元資料至文件。

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檢查：

此功能可讓您透過啟用不同的選項來檢查整個文件。它會確保沒有任何隱藏內容，以便用戶日後發現，並檢查您是否在文件中指定了任何不想讓讀者知道的元資料。它還會檢查文件中是否存在任何不可見的文字、XML（可擴展標記語言）、註釋、頁首、頁尾、浮水印、修訂、版本和批註。

點擊「檢查文件」後，將出現一個對話框，詢問您要檢查哪種內容？如果您處理的是大型文檔，則可能需要一些時間才能完全檢查。

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加密文檔：

它允許使用者保護文檔，您可以輸入密碼，防止文檔被未經授權使用，最終降低任何外部漏洞的可能性。密碼一旦被遺忘，將永遠無法恢復。

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限制權限：

此選項方便使用者限製文件的使用。您可以授予此文件的使用者/讀者特定權限，例如限制他們只能閱讀文件、禁止列印、阻止任何變更或以任何其他方式儲存文件。

此功能與 Windows 版 RMS（權限管理服務）協同工作，需要先設定憑證。即使沒有 RMS，您仍然可以使用 Microsoft 的試用版來定義限制。如果您是首次使用，則需要註冊。

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新增數位簽名：

顧名思義，它與傳統的文件簽名方式相同。略有不同的是，它需要數字來標記文件的獨特性。它允許使用者驗證文件的完整性和機密性。透過對文件進行數位簽名，您可以更好地保護您的文檔，防止任何未經身份驗證的外部使用和盜竊，最終降低任何形式抄襲的可能性。

您也可以建立自己的數位簽名，但驗證過程並非由任何經過認證的第三方或聯絡機構進行，因此最終使用者檢查文件的真實性會有些困難，但您仍然可以在自己的電腦上進行驗證。新增數位簽章的更好方法是從 Microsoft 合作夥伴處取得數位 ID。

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標記為最終版本：

此功能可讓您將文件標記為最終版本。標記為「最終」表示編輯已完成，然後將文件設為唯讀並儲存，最終停用輸入和編輯命令，校對標記也將關閉。

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檢查相容性

此功能使用戶能夠檢查文件與舊版 Microsoft Word 的兼容性。透過此選項，您可以查看文件是否能在舊版 Word 中正常載入。

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您也可以查看我們之前評論過的記住並返回到 Word 2010 中編輯的最後一行和在 Word 2010 中插入音訊。

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