Pour créer un PDF interactif fiable dans LibreOffice Writer, insérez des champs de formulaire, puis exportez le document en activant l'option « Créer un formulaire PDF » . Une zone de texte est un champ de saisie ; une case à cocher permet au lecteur de faire une sélection. Les lignes imprimées, les cellules vides et les tirets bas ne sont que des champs de saisie ; ils ne constituent pas des champs interactifs pour le PDF.
Vous pouvez créer un formulaire de demande, d'inscription ou de saisie simple sans le connecter à une base de données. Conservez le fichier Writer modifiable comme source, utilisez la barre d'outils Contrôles de formulaire pour insérer les champs et testez le PDF exporté dans un lecteur PDF avant de le partager. Les étapes ci-dessous utilisent les libellés anglais de l'aide de LibreOffice 26.8 ; la formulation et l'emplacement de la barre d'outils peuvent légèrement varier selon la version et le système d'exploitation. L'aide de LibreOffice relative aux contrôles de formulaire décrit les contrôles disponibles et comment les insérer.
Créez un nouveau document Writer et définissez les informations que le destinataire devra saisir. Pour un formulaire d'inscription simple, vous aurez peut-être besoin de champs de texte « Nom » et « Adresse e-mail », d'une case à cocher « Participer », d'un groupe de boutons radio « Type de billet » et d'une liste déroulante « Pays ». Une case à cocher convient lorsqu'il est possible de sélectionner plusieurs réponses ; un groupe de boutons radio convient lorsqu'il doit choisir une seule réponse. Une liste déroulante est utile lorsque les choix sont connus à l'avance.
Avant d'insérer les champs de contrôle, définissez clairement les étiquettes dans le document. Un petit tableau permet d'aligner étiquettes et champs, tandis que les titres séparent les sections. Prévoyez une largeur et une hauteur suffisantes pour les réponses courantes. Utilisez un titre de formulaire court et descriptif et ajoutez des instructions lorsque l'absence de champ peut prêter à confusion. Planifier les champs en amont réduit les redimensionnements ultérieurs et garantit que chaque champ a une utilité.
Choisissez Affichage > Barres d'outils > Contrôles de formulaire . Dans la barre d'outils, activez le mode Création pour pouvoir ajouter et modifier des contrôles. Cliquez sur le contrôle Zone de texte, puis cliquez et faites glisser sur la page pour définir sa taille à côté d'une étiquette telle que « Nom complet ». L'aide actuelle de LibreOffice indique la même procédure : sélectionnez une icône de contrôle, puis cliquez et faites glisser dans le document.
Si la barre d'outils est absente, rouvrez-la via Affichage > Barres d'outils. Si cliquer sur la page sélectionne du texte au lieu d'insérer un contrôle, vérifiez que le mode Création est activé et que l'outil Zone de texte est sélectionné. Une fois vos modifications terminées, désactivez le mode Création pour utiliser les champs normalement.
Répétez l'opération d'insertion pour chaque champ prévu. Utilisez des zones de texte pour les réponses libres, des cases à cocher pour les choix binaires (oui/non) ou à choix multiple, des boutons pour les choix parmi plusieurs options, et des listes déroulantes pour un ensemble d'options restreint. Veillez à ce que chaque champ soit aligné avec son libellé et suffisamment grand pour une utilisation confortable.
Faites un clic droit sur un contrôle et choisissez Propriétés du contrôle pour consulter ses paramètres. Attribuez à chaque champ un nom unique et explicite, par exemple « ChampApplicantName » ou ContactEmail« Réponse ». Ajoutez une étiquette ou un texte d'aide pertinent si possible, et configurez les choix ou la longueur maximale du texte lorsque le champ l'exige. Un nom de champ unique facilite la reconnaissance des données lors de la collecte ou de l'exportation ultérieure des réponses.
Pour les boutons d'option appartenant à une même question, attribuez-leur la même propriété Nom afin qu'une seule réponse du groupe soit sélectionnée à la fois. Attribuez un nom différent à chaque question. LibreOffice précise que le nom commun définit le groupe fonctionnel ; le cadre de groupe est principalement un repère visuel. Pour une question à choix multiples, utilisez plutôt des cases à cocher distinctes.
Définissez un ordre d'activation ou de tabulation logique pour que le destinataire puisse passer du premier au dernier champ en appuyant sur la touche Tabulation. Sélectionnez l' option « Ordre d'activation » dans la barre d'outils « Création de formulaire » pour ouvrir la boîte de dialogue « Ordre de tabulation », puis disposez les champs dans l'ordre de lecture de la page. Ceci est important pour les utilisateurs qui saisissent uniquement des informations au clavier et rend la saisie rapide plus agréable.
Désactivez le mode Création et testez le formulaire dans Writer. Cliquez dans les zones de texte, saisissez des exemples, cochez ou décochez chaque case, sélectionnez chaque option radio et ouvrez chaque liste. Appuyez plusieurs fois sur la touche Tabulation pour vérifier que le focus se déplace bien entre les contrôles. Si vous ne pouvez pas interagir avec un contrôle, repassez en mode Création uniquement pour le modifier ; sinon, les utilisateurs risquent de le sélectionner ou de le déplacer au lieu de le remplir.
Enregistrez d'abord le document de travail au format ODT afin de pouvoir revenir à la source modifiable. Ensuite, choisissez Fichier > Exporter sous > Exporter au format PDF . Dans les options PDF, ouvrez l'onglet Général et sélectionnez Créer un formulaire PDF . L'aide de LibreOffice explique que cette option crée un formulaire PDF que les utilisateurs peuvent remplir et imprimer. Si la case n'est pas cochée, la page peut sembler correcte, mais le fichier exporté ne contiendra aucun champ interactif.
Le menu « Format de soumission » permet de choisir le format des données pour la soumission d'un formulaire (FDF, PDF, HTML ou XML, par exemple). Il ne configure pas automatiquement l'adresse e-mail, le service web ni la destination des réponses. Si votre PDF contient un bouton « Envoyer », configurez son action et son URL séparément et testez-le avec le service de réception des données. Pour un formulaire que les destinataires remplissent et enregistrent localement, laissez le flux de soumission non configuré, sauf besoin spécifique. Évitez d'imprimer le document au format PDF au lieu de l'exporter ; l'exportation directe au format PDF inclut les contrôles interactifs du formulaire.
Ouvrez le fichier exporté dans un lecteur PDF compatible avec les formulaires remplissables. Cliquez sur chaque champ, saisissez des exemples de données, cochez et décochez les cases, modifiez les sélections des boutons radio, ouvrez le menu déroulant et enregistrez une copie. Fermez puis rouvrez cette copie pour vérifier que les données sont conservées. Testez également la navigation au clavier avec la touche Tabulation. Si les destinataires utilisent un aperçu dans un navigateur ou une application PDF mobile, testez également ces environnements, car la prise en charge et l'apparence des champs peuvent varier d'un lecteur à l'autre.
Comparez le PDF avec la mise en page originale de Writer. Vérifiez la présence de champs tronqués, d'étiquettes mal alignées, de valeurs par défaut inattendues et de contrôles difficiles à cliquer. Essayez d'insérer un texte long et réaliste dans au moins un champ. Si le formulaire est destiné à un large public, vérifiez également le contraste, la lisibilité des étiquettes, l'ordre de tabulation et le comportement avec les lecteurs d'écran ; le choix d'une option d'exportation PDF accessible ne remplace pas les tests du formulaire exporté.
Pour un résultat fiable, conservez le fichier source ODT, exportez en activant l'option « Créer un formulaire PDF » et testez le PDF final plutôt que de vous fier à l'aperçu de Writer. Cette vérification rapide permet de détecter les principales causes de formulaires illisibles ou mal conçus avant leur envoi aux destinataires.
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