Comment restreindre l'impression et le téléchargement dans ONLYOFFICE

Vous pouvez partager un document ONLYOFFICE avec une personne qui devrait le lire, puis constater que le destinataire peut toujours l'imprimer ou le télécharger. La restriction appropriée dépend de l'emplacement de stockage du fichier : ONLYOFFICE Workspace propose un paramètre de partage pour les utilisateurs en lecture seule et les utilisateurs ayant la possibilité de commenter ; DocSpace impose une restriction pour les liens partagés ; et une intégration personnalisée d'ONLYOFFICE Docs peut accorder les autorisations d'impression et de téléchargement à l'éditeur. Ces contrôles ne fonctionnent pas de manière identique ; il est donc important d'identifier au préalable votre produit et votre méthode de partage.

Avant de modifier les droits d'accès, déterminez les besoins du destinataire. S'il doit uniquement consulter un document à l'écran, limitez les droits d'impression, de téléchargement et de copie lorsque cette option est disponible. S'il doit le modifier, une restriction en lecture seule risque d'être trop contraignante ; utilisez alors les contrôles d'autorisation de l'intégration Docs ou un flux d'accès plus adapté. Effectuez un test avec un compte distinct avant d'appliquer ce paramètre à des documents sensibles.

Choisissez la méthode qui correspond à votre configuration ONLYOFFICE

Si vos menus ne correspondent pas à ces noms, vérifiez si vous utilisez Workspace, DocSpace ou un éditeur intégré à une autre plateforme. L'éditeur Docs lui-même ne gère pas les comptes utilisateurs ni les politiques de partage de fichiers ; dans une intégration personnalisée, il appartient à l'application hôte de déterminer les autorisations à accorder.

Option 1 : Restreindre l’impression et le téléchargement dans l’espace de travail ONLYOFFICE

L'espace de travail intègre une restriction de partage avancée. Celle-ci s'applique aux utilisateurs disposant d'un accès en lecture seule ou en commentaire au fichier. Ce paramètre bloque également la copie ; il est donc idéal lorsque les destinataires doivent consulter ou commenter le fichier sans utiliser les commandes habituelles de l'éditeur pour en faire une copie.

1. Ouvrez les paramètres de partage du fichier . Dans le module Documents, cette option est accessible via les commandes de partage du fichier ou via les commandes de droits d'accès de l'éditeur.
2. Attribuez aux personnes ou groupes concernés le droit de lire uniquement ou de commenter . Vérifiez chaque entrée ; ne présumez pas que le partage hérité d’un dossier est le seul moyen d’accès.
3. Ouvrez les paramètres avancés à l'aide de la commande correspondante dans la fenêtre Paramètres de partage.
4. Activer l'option « Impossible d'imprimer, de télécharger et de copier le fichier » (pour Lecture seule et Commentaires) .
5. Enregistrez la modification. Utilisez l'option « Enregistrer sans notification » si vous ne souhaitez pas que Workspace envoie d'avis, ou « Enregistrer et notifier » lorsque les destinataires doivent être informés de la modification de la politique.

ONLYOFFICE indique que ce paramètre avancé s'applique au partage interne et public. Il restreint les accès en lecture seule et en commentaire ; il ne s'agit pas d'une option d'impression seule. Si vous souhaitez que les destinataires puissent lire le document tout en téléchargeant une copie, ce contrôle intégré ne répond pas à ce besoin. Désactivez-le et utilisez un flux de travail qui accorde les autorisations spécifiques souhaitées.

Ne confondez pas l' option « Impossible de modifier les paramètres de partage (accès complet) » avec une restriction d'impression ou de téléchargement. Cette option limite la possibilité pour les utilisateurs disposant d'un accès complet de modifier les paramètres de partage ; elle ne les empêche pas d'imprimer ou de télécharger le fichier. Si une personne doit modifier un document tout en se voyant refuser l'exportation, il est conseillé d'utiliser une autre méthode ou une intégration personnalisée avec Docs plutôt que de supposer que cette case à cocher suffit.

Option 2 : Restreindre un lien partagé dans ONLYOFFICE DocSpace

Pour un lien DocSpace, modifiez-le directement. Cette méthode est utile pour un lien vers une salle publique ou personnalisée lorsque le destinataire n'a pas besoin de se connecter en tant qu'utilisateur d'un espace de travail spécifique. Définissez la restriction avant de diffuser le lien, ou mettez à jour le lien actif et informez les destinataires actuels de la modification.

1. Ouvrez le panneau de partage du fichier ou les commandes de gestion des liens du fichier.
2. Sélectionnez le lien partagé existant et ouvrez ses paramètres . Si vous créez un nouveau lien, choisissez d'abord son rôle d'accès et son public.
3. Activer la restriction de la copie, du téléchargement et de l'impression du contenu des fichiers .
4. Enregistrez les paramètres du lien et vérifiez que le lien reste actif auprès du public et pour le rôle prévus.

DocSpace affiche cette restriction pour les liens de partage, y compris ceux des salles publiques ou personnalisées. Elle bloque la copie, le téléchargement et l'impression via ce lien ; il est donc important de vérifier le lien lui-même, et non pas seulement l'affichage du propriétaire du fichier. Si un fichier est accessible via plusieurs liens, examinez-les un par un. Une restriction sur un lien ne signifie pas que tous les autres modes de partage sont soumis à la même politique.

Option 3 : Définir les autorisations d’impression et de téléchargement dans une intégration ONLYOFFICE Docs

Si ONLYOFFICE Docs est intégré à un portail, une plateforme d'apprentissage ou une application personnalisée, l'intégrateur peut définir les champs d'autorisation des documents lors de l'initialisation de l'éditeur. La documentation officielle de l'API Docs document.permissions.downloadet document.permissions.printles deux paramètres sont définis par défaut sur true. Définissez-les sur falsepour supprimer les commandes « Télécharger sous » et « Imprimer » correspondantes de l'interface de l'éditeur.

const config = {
  document: {
    permissions: {
      download: false,
      print: false
    }
  }
};

const editor = new DocsAPI.DocEditor("placeholder", config);

Cet exemple illustre l'objet d'autorisations, et non une configuration complète de l'éditeur. L'application hôte doit fournir la configuration standard du document, de l'éditeur et de la sécurité. Les autorisations doivent être définies côté serveur en fonction de l'utilisateur authentifié et de la politique relative au document. Il est impératif d'empêcher un utilisateur du navigateur de modifier la configuration et ainsi de s'octroyer des droits d'accès supplémentaires.

Si la politique doit également interdire la copie de texte depuis l'éditeur, ONLYOFFICE Docs dispose d'une copyautorisation distincte. Il ne s'agit pas de la même chose que l'impression ou le téléchargement. Désactiver l'impression et le téléchargement masque ces actions de l'éditeur ; cela ne protège pas en soi un fichier source exposé à une URL de stockage directement accessible. L'application intégrée doit sécuriser l'URL du document et appliquer ses propres règles d'accès.

Ce que ces restrictions peuvent et ne peuvent pas faire

Ces options contrôlent les actions de partage ou d'édition courantes d'ONLYOFFICE. Il s'agit de contrôles d'accès, et non d'une garantie d'impossibilité de capture des informations visibles. Un utilisateur peut toujours effectuer une capture d'écran, photographier l'écran ou retranscrire manuellement les informations. Si une copie a déjà été téléchargée ou imprimée avant la modification des accès, une nouvelle restriction ne permettra pas de récupérer cette copie. Pour les contenus hautement sensibles, limitez les personnes autorisées à les consulter, utilisez des liens expirés ou protégés par mot de passe lorsque cela est possible, et évaluez si le destinataire a réellement besoin d'y accéder.

Les rôles d'accès sont également importants. Une restriction « Lecture seule » sur un espace de travail ne supprime pas automatiquement les droits de téléchargement d'un utilisateur disposant d'un accès complet. Une restriction de lien DocSpace s'applique uniquement à ce lien et ne doit pas être considérée comme régissant les autres liens. Une autorisation API dans une intégration personnalisée contrôle les actions disponibles pour l'éditeur, tandis que l'application hôte protège toujours le fichier sous-jacent. Il est essentiel d'adapter le contrôle au chemin d'accès plutôt que de considérer toutes les installations ONLYOFFICE comme un seul système de partage.

Vérifiez la restriction avec un compte de test.

1. Utilisez un compte distinct ayant le même rôle que le destinataire prévu, ou ouvrez le lien DocSpace dans un profil de navigateur distinct.
2. Vérifiez que le fichier s'ouvre avec les fonctionnalités souhaitées d'affichage, de commentaire ou de modification.
3. Vérifiez que les actions Imprimer et Télécharger sont absentes ou désactivées dans l'éditeur ou le flux de liens concerné.
4. Pour l'espace de travail, vérifiez également que l'utilisateur dispose d'un accès en lecture seule ou en commentaire ; un autre rôle peut ne pas être concerné par cette restriction.
5. Pour une intégration personnalisée, testez le document dans l'application hôte et vérifiez que le fichier sous-jacent ne peut pas être récupéré via une URL directe non protégée.
6. Examinez chaque lien actif ainsi que tous les accès aux groupes ou dossiers qui pourraient constituer un second chemin vers le même fichier.

Si le destinataire peut toujours imprimer ou télécharger, vérifiez d'abord s'il a ouvert un autre lien, s'il dispose de droits d'accès plus élevés ou s'il utilise une copie locale enregistrée précédemment. Dans le cadre d'une intégration personnalisée, demandez à l'administrateur de l'application d'examiner les autorisations transmises dans la configuration de l'éditeur et les règles d'accès au stockage de l'hôte. Un test est concluant si l'utilisateur prévu peut effectuer les tâches nécessaires alors que les actions restreintes sont indisponibles via ce chemin de partage spécifique.

Références officielles ONLYOFFICE

• Espace de travail ONLYOFFICE : Partage de fichiers et de dossiers
• ONLYOFFICE DocSpace : Partage de fichiers et de dossiers
• API ONLYOFFICE Docs : Autorisations relatives aux documents
• API ONLYOFFICE Docs : Autorisations de partage et d’impression/téléchargement