Résoudre les erreurs d'incorporation des polices lors de l'exportation de PDF dans LibreOffice Writer

Si un PDF généré par LibreOffice Writer s'affiche différemment sur un autre ordinateur, si des caractères sont manquants ou si une vérification préalable signale des polices non incorporées, la solution appropriée dépend du type de document à diffuser. Pour un PDF qui doit impérativement conserver ses polices, exportez-le au format PDF/A et vérifiez le fichier obtenu. Pour un document que les destinataires doivent continuer à modifier dans LibreOffice, incorporez plutôt les polices dans le fichier ODT. Il s'agit de deux paramètres distincts : l'incorporation d'une police dans un fichier ODT ne garantit pas, à elle seule, que le PDF exporté contienne cette police.

L'incorporation de polices peut également être bloquée par la licence de la police ou par l'absence de certains glyphes. Dans ces cas, la simple modification des paramètres d'exportation peut ne pas suffire ; il est souvent plus pratique de remplacer la police par une autre qui autorise l'incorporation et prend en charge les caractères utilisés.

Quelle solution correspond au fichier que vous envoyez ?

L'aide générale de LibreOffice concernant l'exportation PDF indique que les options PDF/A incorporent toutes les polices utilisées dans le document source. L' aide relative à l'incorporation des polices décrit un ensemble de commandes distinct permettant d'incorporer les polices dans le fichier de document modifiable. La présentation des étiquettes et des boîtes de dialogue peut varier légèrement selon les versions de LibreOffice et les modes d'interface.

Commencez par identifier ce que signifie « erreur d'incorporation de police ».

Trois symptômes peuvent facilement être confondus. Un PDF peut signaler qu'une police n'est pas incorporée ; une police peut être incorporée mais ne pas contenir le glyphe d'un caractère particulier ; ou le PDF peut utiliser une police différente car la police souhaitée était indisponible ou n'a pas pu être incorporée. Un quatrième cas est un avertissement du validateur PDF/A concernant un autre problème de conformité. L'incorporation de polices à elle seule ne garantit pas la conformité totale d'un fichier à la norme PDF/A.

Ouvrez le PDF exporté sur un autre ordinateur ou dans un lecteur PDF différent et examinez les caractères importants, notamment les caractères accentués, les symboles et les alphabets non latins. Dans un lecteur PDF affichant les propriétés du document, ouvrez la section Polices et recherchez les entrées marquées « Incorporées » ou « Sous-ensemble incorporé ». Un sous-ensemble contient uniquement les glyphes nécessaires au PDF, ce qui est généralement suffisant pour l’affichage et l’impression. Si le lecteur PDF ne fournit pas ces informations, utilisez un outil d’inspection PDF reconnu ou un vérificateur de conformité adapté à votre flux de travail.

Option 1 : Exporter au format PDF/A lorsque le PDF doit contenir des polices

Dans Writer, choisissez Fichier > Exporter sous > Exporter au format PDF (le chemin d'accès exact peut varier selon l'interface), ouvrez les options générales et sélectionnez un format PDF/A disponible sous Version PDF ou Archivage. Exportez le fichier dans un nouveau fichier, puis examinez-le attentivement au lieu de vous fier uniquement à la boîte de dialogue d'exportation.

Utilisez cette méthode lorsqu'un destinataire, un service d'archivage ou un processus de gestion de documents exige le format PDF/A, ou lorsque la fiabilité de l'affichage sur différents systèmes est plus importante que la conservation d'un PDF standard. L'aide actuelle de LibreOffice décrit les options PDF/A-1b, PDF/A-2b et PDF/A-3b dans sa documentation d'exportation. Choisissez le format requis par votre organisme destinataire ou votre service d'archivage ; ne vous fiez pas uniquement à son nom. Les versions de PDF/A diffèrent quant aux fonctionnalités autorisées ; testez donc les éléments interactifs, les formulaires, les signatures, la transparence et le contenu dépendant de la couleur, le cas échéant.

Si l'exportation signale qu'une police ne peut pas être incorporée, notez la famille et le style de police mentionnés dans l'avertissement. Vérifiez ensuite si elle est effectivement utilisée dans le document et si ce style autorise l'incorporation. Une sélection PDF/A ne peut pas contourner les restrictions d'incorporation d'une police ni générer les glyphes manquants. Remplacez le style restreint, installez la police sous licence si elle est manquante, ou demandez au fournisseur de polices une version autorisant l'incorporation. Exportez à nouveau et vérifiez l'état de la police dans le nouveau PDF.

Option 2 : Incorporer les polices dans l’ODT pour un transfert modifiable

Utilisez cette méthode lorsque le destinataire doit ouvrir et modifier le document Writer, et non pas simplement lire un PDF. Ouvrez Fichier > Propriétés > Police , activez l'option « Incorporer les polices au document » et choisissez les catégories de caractères appropriées, telles que Latin, Asiatique ou Complexe. Si vous activez également l'option « Incorporer uniquement les polices utilisées dans le document » , les polices inutilisées seront exclues, ce qui permet de réduire la taille du fichier ODT. Désactiver cette option peut inclure les polices référencées par des styles ou une mise en forme directe, même si ces styles ne sont pas appliqués actuellement, ce qui peut contribuer à préserver les options de modification ultérieures du modèle.

Enregistrez le fichier ODT, rouvrez-le sur une autre installation de LibreOffice si possible, et vérifiez les pages utilisant des polices personnalisées. L'incorporation de polices améliore la portabilité, mais augmente la taille du document. Elle ne modifie pas non plus les vérifications effectuées lors de l'exportation PDF : créez le PDF séparément, puis vérifiez ses polices. Les licences de polices peuvent restreindre l'incorporation dans les documents, et LibreOffice lit les autorisations d'incorporation à partir des indicateurs des fichiers de polices. Le guide d'incorporation de polices de LibreOffice explique les options de script et les limitations de licence.

Quand faut-il plutôt remplacer la police de caractères ?

Remplacez une police de caractères lorsque Writer signale une restriction d'incorporation, que la police souhaitée est absente du système ou que le PDF affiche des carrés ou des caractères de substitution. Choisissez une police de remplacement en fonction de critères précis : couverture des glyphes pour chaque langue et symbole utilisé, autorisation d'incorporation dans le format de livraison, disponibilité sur les machines qui modifieront le document source et retour à la ligne correct dans les pages exportées. Une police adaptée au texte courant en anglais peut ne pas contenir les caractères CJK, les symboles mathématiques ou les glyphes spéciaux dans le même document.

Après avoir modifié la police, vérifiez les titres, les tableaux, les notes de bas de page, les sauts de page et tout texte placé à l'intérieur de formes. Des polices d'apparence similaire peuvent avoir des largeurs et des métriques différentes, ce qui peut déplacer des paragraphes ou repousser le contenu sur une autre page. Si la conservation exacte de la pagination ou de la charte graphique est essentielle, comparez le nouveau PDF page par page avant de l'envoyer.

Des choix courants qui ne résolvent pas le problème sous-jacent

• Activer l'intégration des polices ODT et exporter un PDF standard : cela peut être utile lors du partage du fichier ODT modifiable, mais vérifiez le PDF indépendamment.
• Sélectionner PDF/A sans vérifier l'exportation : ce format est conçu pour intégrer les polices utilisées, mais un avertissement, une police non prise en charge, un glyphe manquant ou tout autre problème de conformité mérite tout de même une enquête.
• Installer une police sans vérifier sa licence ni sa couverture de caractères : l’installation peut résoudre un problème de substitution locale, mais ne garantit pas que la police puisse être incorporée ou qu’elle contienne tous les caractères.
• Convertir tout le texte en contours ou en images peut préserver l'apparence dans certains flux de production, mais le texte risque de devenir difficile à rechercher, à sélectionner, à modifier ou à utiliser avec des technologies d'assistance. N'y recourez que si les spécifications du destinataire l'exigent et si le compromis en matière d'accessibilité est acceptable.

Veuillez vérifier le PDF final avant la livraison.

1. Exportez le document Writer final vers un nouveau PDF après toutes les modifications de police ou de paramètres.
2. Ouvrez ce même fichier PDF sur un autre système ou dans un autre lecteur ; examinez les caractères spéciaux et les sauts de page.
3. Vérifiez les propriétés des polices du lecteur PDF. Assurez-vous que les familles de polices concernées apparaissent comme incorporées ou sous-ensembles incorporés lorsque l'incorporation est requise.
4. Si le format PDF/A est requis, exécutez le validateur PDF/A accepté par le destinataire ou l'archive. Une liste de polices ne constitue pas un test de conformité complet.

Si une police n'est pas incorporée, notez sa famille et son style exacts, vérifiez l'autorisation d'incorporation auprès du fournisseur et testez une police de remplacement autorisée. Si les polices apparaissent comme incorporées mais que les caractères s'affichent incorrectement, examinez la couverture des glyphes ou l'encodage du texte plutôt que de répéter les mêmes paramètres d'exportation PDF. La meilleure solution est celle qui respecte les exigences de format du destinataire tout en préservant la possibilité de modification, l'apparence et l'accessibilité nécessaires.

Références officielles

• Aide de LibreOffice : Exportation PDF (Général)
• Aide de LibreOffice : Incorporer des polices
• Aide de LibreOffice : Paramètres de ligne de commande pour l’exportation PDF