Gmail で不在通知を設定する方法

Gmail の不在通知機能は、外出中で、見込み顧客からの応答がないまま放置されたくない場合に設定するのに最適な機能です。Gmail 設定のトグルを使用して設定できます。ビジネスオーナーとして、潜在顧客や見込み客の注意力は最小限であるため、できるだけ早く彼らと関わることが重要です。

Gmail の不在時の自動応答機能は、あなたの空き状況に関する必要な情報を送信者に提供します。嬉しいことに、この機能はGmailモバイル アプリまたはデスクトップで設定できるということです。このガイドでは、そのために必要なすべての手順を説明します。

Gmailデスクトップで「不在中」を設定する方法

Web ブラウザを使用して、PC に自動メッセージを設定できます。これをする、

1. 好みのブラウザで Gmail を開きます
2. まだログインしていない場合はサインインしてください
3. 画面の右上隅 (プロフィールに向かって) に移動し、設定を表す歯車アイコンをクリックします。

       4. 次に、「すべての設定を表示」 バーを選択します。

       5. 下にスクロールして、 下部にある不在通知セクションを見つけます。

6. 見つかったら、 [Vacation Responder On]       の横にある円をクリックします。

       7. 自動応答の開始日と終了日を設定するオプションが表示されます。そこにあるドロップダウンカレンダーを使用して記入してください

       8. 次に、メッセージセクションに使用する自動不在応答を入力します。

       9. 件名またはタイトルを追加する

       10. 自動応答を個人用に設定するには、[連絡先にのみ応答を送信する] の横のボックスをクリックして 有効にします。

       11. 最後に、「変更を保存」をクリックして セットアップを完了します。

Gmailモバイルアプリで不在通知を設定する方法

不在時の自動応答の設定は、オペレーティング システム (OS) に関係なく、携帯電話でも同様に簡単です。そうするために、

1. Android スマートフォンまたは iPhone で Gmail アプリを開きます
2. 画面の左上隅にあるハンバーガーボタンをタップします

       3. メニューから「設定」をタップします

       4. 不在時の自動応答を有効にする電子メール アドレスを選択します

       5. 次の画面で、下にスクロールして「不在通知」をタップします。

       6. スライダーを使用して不在応答機能をオンにします

       7. 自動応答の開始時刻と終了時刻を設定します。

       8. 表示されたテキストボックスを使用してメッセージと件名を入力します。

       9. デスクトップ バージョンと同様に、連絡先のみに不在時の応答を受信させたい場合は、[連絡先にのみ送信]の横のボックスをチェックします。

       10. 右上隅にある保存ボタンをタップして、すべての変更を保存します。

Gmail の不在時レスポンダーの仕組み

この機能をできるだけ効率的に動作させるために、非常に便利なバックエンド コマンドに多くの機能が組み込まれています。これらは、自動応答を正規化して、スパム、冗長、または強制的な印象を与えないようにするためにあります。

それらは次のとおりです。

1. 開始日と終了日のみを設定できますが、時刻は設定できません。そのため、自動応答の自動開始時刻は午前 12 時で、終了日の午後 11 時 49 分に終了します。
2.  4 日以内に別の電子メールを送信しない限り、送信者は不在時に 1 回だけ自動応答を受け取ります。
3. 4 日後に同じ送信者が再度メッセージを送信すると、自動応答が届きます。
4. 自動応答メッセージを変更すると、すべての送信者の 4 日間のタイマーがリセットされます。したがって、誰かが規定のメッセージ内で別のメッセージを送信すると、前の自動応答をいつ受け取ったかに関係なく、新しい自動応答を受け取ります。
5. 休暇の自動応答を有効にすると、他の Gmail ユーザーはあなたへのメッセージを作成するときにあなたの不在状況を確認できるようになります。残念ながら、Outlook などのアプリからメッセージを送信しているユーザーはこの機能を利用できません。
6. スパム フォルダーや購読しているメーリング リストに電子メールが入り込んだ場合、自動応答は届きません。

関連: Gmail アカウントを削除する方法: ステップバイステップ ガイド

「不在」ステータスを共有する方法

前述したように、他のユーザーがあなたの不在ステータスを確認できるのは、Google カレンダーで許可されている場合にのみ可能です。仕組みは次のとおりです。Google カレンダーで不在予定を作成し、同僚やステータスを確認したい人と共有する必要があります。 

ただし、落とし穴があります。社外イベントは勤務時間を超えるか、丸 1 日にわたる必要があります。完了すると、許可した人はあなたにメールを送信するときにあなたのステータスを確認できるようになります。

Gmail で不在時の応答をより確実にする方法

不在時の返信は思ったよりも賢いものです。設定をさらに深く掘り下げて特定のフィルターを有効にすることで、特定の送信者向けにさまざまなメッセージを含む、よりパーソナライズされた応答を作成できます。これをする、

1. 新しいメールで自動応答を作成する
2. その際、右下隅にある縦に並んだ3つの点をクリックします。
3. テンプレートの選択 
4. 次に、  「ドラフトをテンプレートとして保存」をクリックし 、  「新しいテンプレートとして保存」をクリックします。
5. 次に表示されるウィンドウでテンプレートに名前を付けます
6. 次に、Gmailの設定に移動します
7. 「フィルタとブロックされたアドレス」 タブに移動します 
8. このページを下にスクロールして、  「新しいフィルターの作成」をクリックします。

       9. 「差出人」 フィールドに、パーソナライズされた自動応答を送信する電子メール アドレスを入力します。

       10. 次に、「フィルターの作成」をクリックします。

       11. 次に、「フィルターの作成」ウィンドウで、「テンプレートの送信」の横にあるチェックボックスをオンにします。

       12. 手順9で入力した宛先を選択します

       13. 最後に、「フィルターの作成」をクリックして すべての変更を保存します。

これで、ステップ 9 の送信者がメールを送信するたびに、ステップ 4 でテンプレートとして保存された自動メールが受信されます。

Gmailの自動返信をオフにする方法

仕事に戻るときは、自動応答をオフにすることをお勧めします。Google では、受信トレイのすぐ上にステータスが表示され、受信トレイをオフにするオプションも表示されるため、作業が簡単になりました。オフにするには、「今すぐ終了」をクリックするだけです  。

設定でオフにしたい場合、または Gmail モバイル アプリを使用している場合は、Gmailで [設定] を開きます。[不在通知] セクションまで下にスクロールし、オフにします。