変更履歴を有効にして、書式を失わずにDOCX形式でエクスポートする方法

LibreOffice Writer は編集内容を記録し、Microsoft Word DOCX ファイルとして保存できます。変更履歴はいつでも確認可能です。最も安全なワークフローは、編集前に記録機能をオンにし、マークアップを表示したまま、作業用コピーを DOCX 形式で保存し、そのコピーを再度開いて変更内容とページレイアウトを確認することです。ただし、DOCX は交換フォーマットであるため、エクスポートしたドキュメントがすべてのコンピューターで完全に同じページ番号になることを保証することはできません。フォント、プリンターの仕様、ドキュメントで使用される機能によって、Word の表示方法が異なる場合があるためです。

このガイドでは、現在のLibreOffice Writerのデスクトップメニューを使用しています。クラシックメニューとタブ式インターフェースではラベルが若干異なりますが、基本的な手順は同じです。掲載されている画面はインターフェースの例であり、実際の変換テストのスクリーンショットではありません。

トラックの変更が記録するもの

変更履歴は、元のテキストをサイレントに置き換えるのではなく、編集内容をマークするレビュー機能です。挿入や削除は識別可能で、レビュー担当者は変更を個別に承認または拒否できます。Writer では、このコマンドはRecordと呼ばれ、表示コマンドはShowです。マークアップの記録と表示は別々の制御です。ドキュメントには、表示が非表示になっている間でも、追跡された編集内容が含まれている場合があります。LibreOffice のWriter 変更履歴ヘルプでは、Record は各変更を著者と日付ごとに追跡すると説明されています。

DOCXはMicrosoft WordのOffice Open XMLドキュメント形式です。WriterはMicrosoft Office形式のファイルを開いて保存できますが、一部のドキュメントでは形式の変換に手動での再フォーマットが必要になる場合があります。実用的な目的は、レビュー可能なファイルを保持し、レイアウトの予期せぬ問題を減らし、エクスポートしたコピーを、それを受け取るアプリケーションで検証することです。

始める前に

• 元の文書のコピーを作成してください。受信者がエクスポートされたファイルが正常に動作することを確認するまで、元のODTまたはDOCXファイルは変更せずに保管してください。
• 文書が契約上重要な場合、テンプレートを使用している場合、または複雑なレイアウトが含まれている場合は、受信者がどのバージョンのWordまたはプラットフォームを使用しているかを確認してください。
• 文書で使用されているフォントが受信者のコンピューターで利用可能かどうかを確認するか、組織で許可されている一般的なフォントを選択してください。
• リスクの高い要素を特定します。表、ページ区切りとセクション区切り、ヘッダーとフッター、脚注、フィールド、フローティング画像、テキストボックス、列、フォーム、長い見出しなどです。
• 受信者が編集履歴を確認する必要があるかどうかを判断してください。マークアップを非表示にしても、修正の承認や削除は行われません。

ステップ1：編集前に録画を開始する

Writerで作業中のコピーを開きます。クラシックメニューでは、[編集] > [変更履歴] > [記録]を選択します。タブインターフェースでは、[校閲]を開いて[記録]を選択します。[変更履歴]ツールバーを使用する方法もあります。 [表示] > [ツールバー] > [変更履歴]を選択し、その中の[記録]コントロールを使用します。LibreOfficeの[変更履歴]リファレンスには、これらのメニューとツールバーのパスが記載されています。

テキストに小さなテスト編集（例えば、単語を1つ変更するなど）を加えてください。変更履歴が表示されない場合は、「編集」＞「変更履歴の記録」＞「表示」を選択するか、「校閲」タブから「表示」を有効にしてください。 「変更履歴の記録」ツールバーのリファレンスには、「表示」が記録された変更を表示または非表示にするコントロールであると記載されています。

ステップ2：マークアップを解決せずに確認する

「表示」を有効にすると、挿入されたテキストと削除されたテキストがマークアップとして表示されます。色や表示方法は、Writer の変更表示設定と作成者によって異なります。通常どおり編集を続けてください。追加と削除は記録されます。文書本文に含めない説明はコメントに記述してください。以前の編集がある場合は、前/次コントロールを使用するか、[編集] > [変更履歴] > [管理]を開いて変更履歴を確認してください。

画面を整理するためだけに「すべて承認」または「すべて拒否」を選択しないでください。これらの操作は修正を確定し、文書のレビュー状態を変更してしまいます。受信者が編集内容について決定する必要がある場合は、保留状態にしておいてください。LibreOffice の変更の承認と拒否に関する手順では、管理機能を使用して個々の変更内容を確認し、決定する方法が説明されています。

ステップ3：DOCXファイルを保存する

[ファイル] > [名前を付けて保存]を選択します。ソースがそのまま残るように新しいファイル名を入力し、ファイルの種類の一覧を開いて[Word 2010–365 (.docx)]を選択します(正確なラベルはリリースによって異なる場合があります)。ファイルを保存します。Writer が ODF 形式を使用するか、選択した Word 形式を使用するかを尋ねてきた場合は、Word 形式を選択して DOCX エクスポートを完了します。Microsoft Office ファイルの保存に関する公式の LibreOffice の手順では、[名前を付けて保存] と Microsoft Office ファイルタイプの選択について説明しています。そのフィルタ テーブルでは、Word 2010–365 ドキュメントが DOCX として識別されます。

要求された納品形式がMicrosoft Word形式の場合は、確認ダイアログの既定の選択をそのままにしておいてください。今後作成されるすべての文書の既定の形式は、すべての新規保存時にDOCX形式を使用するようにしない限り変更しないでください。このファイルについては、一度だけ「名前を付けて保存」すれば十分です。

ステップ4：エクスポートしたコピーを再度開き、検証します。

ODT/ソース文書を閉じるか別の文書に切り替えてから、新しく保存したDOCXファイルを開きます。編集履歴が表示されていること、必要な作成者/日付情報とコメントが引き続き利用できること、文書が修正を暗黙的に承認または拒否していないことを確認します。文書を最初から最後まで確認し、上記に挙げた高リスク要素に特に注意を払います。Microsoft Wordでレビューする場合は、Wordで開くか、受信者に実際に受け取ったコピーを確認するよう依頼します。

ページ数、改ページ、表の幅、画像の位置、ヘッダー、フッター、脚注などもソースファイルと比較してください。ページ数の変更は有用な警告ではありますが、それ自体がコンテンツが失われた証拠ではありません。レイアウトがずれている場合は、まずフォントと段落スタイルを確認し、次にページ設定、表のサイズ、画像のアンカー設定を確認してください。作業ファイルで修正を行い、新しいテスト名で再度エクスポートして、チェックを繰り返してください。

エクスポート前に書式変更を減らす

• 段落スタイルと文字スタイルを活用しましょう。見出しと本文には、段落ごとに手動で書式設定するのではなく、組み込みスタイルまたは一貫性のあるスタイルを適用してください。変換後もスタイルを簡単に確認・調整できます。
• 一般的なフォントと明示的なページ設定を推奨します。フォントが不足している場合は、文字幅や改行を別の方法で代用できます。用紙サイズ、余白、向きを確認してください。
• レイアウトは可能な限りシンプルに保ちましょう。表形式の情報は表に、配置が予測可能な画像はインライン画像を使用してください。フローティングオブジェクト、ネストされた表、特殊なセクションレイアウト、位置指定テキストボックスなどは、特に注意が必要です。
• チェックリストの番号付けと改行。番号付け、手動改行、セクション区切り、および「次の行と連結」の動作は、ワープロソフトによって解釈が異なる場合があります。
• 元のコピーを保持してください。唯一のコピーをODT形式とDOCX形式の間で繰り返しやり取りしないでください。変換を繰り返すと、変更箇所の特定が難しくなります。

LibreOfficeのMicrosoft Office変換に関する制限事項ページには、変換されたファイルの中には手動で再フォーマットする必要があるものもあると記載されています。Writerの互換性オプションはWordのようなレイアウト動作に影響を与える可能性がありますが、互換性設定を変更しても必ずしも問題が解決するわけではありません。設定を変更する場合は、影響を受ける文書の内容を理解し、別のコピーを保存して結果を比較してください。

よくある問題とその確認事項

エクスポート後に編集内容が消えてしまうようです。

まず、「表示」がオフになっていないか確認してください。非表示になっている改訂履歴が残っている可能性があります。DOCXファイルを再度開き、「変更の管理」を使用して保留中の改訂履歴を確認してください。それでも改訂履歴が見つからない場合は、エクスポート前の作業コピーに戻り、「記録」がオンになっていることを確認してから、再度エクスポートしてください。ページがきれいだからといって、改訂履歴が保持されているとは決して判断しないでください。

ページ数または改行が変更されました

フォントの欠落、用紙サイズや余白の不一致、ページ境界に近い表や画像がないか確認してください。インストールされている類似のフォントで置き換えても問題ない場合もありますが、置き換えたフォントが適切かどうかを確認してください。可能であれば、修復したDOCXファイルを対象のWordアプリケーションで確認してください。

受取人はきれいな最終文書を求めている

最終版を別途作成し、決定事項がすべて確定してから修正の承認または却下を行ってください。修正後のコピーを保存して再度開き、共有すべきでない変更やコメントが残っていないことを確認してください。監査証跡が重要な場合は、マークアップを含むレビュー用コピーを別途保管してください。

送信前の簡単なチェックリスト

• ソースファイルはバックアップされています。
• 編集前に記録が有効になっており、検査のために表示がオンになっています。
• ファイルは単に拡張子を.docxに変更したのではなく、Word 2010–365 (.docx) として保存されました。
• エクスポートされたDOCXファイルが再度開かれ、保留中の変更点とコメントが確認された。
• フォント、ページ数、表、画像、ヘッダー/フッター、および改ページは、受信側のアプリケーションまたは互換性のあるビューアで確認されました。
• 送信されたファイルは、意図したレビュー状態が反映された、検証済みのDOCXコピーです。

これらのチェックによって引き渡しの信頼性は向上しますが、変換動作はLibreOfficeとWordのバージョン、および文書固有の機能によって異なる場合があります。正確なページ番号付けが法的または制作上の要件となっている文書の場合は、受信者による最終的なWordレビューをワークフローの一部として扱うようにしてください。