封筒の印刷方法：WordとGoogleドキュメントを使った2つの簡単な方法

封筒を印刷する最も簡単な方法は、デスクトップ版のMicrosoft Wordを使うことです。Wordを開き、「差し込み印刷」>「封筒」を選択し、宛先を入力して封筒のサイズを選び、プリンターの給紙図に従ってください。Googleドキュメントでも、Google Workspace Marketplaceのアドオンを使えば同様のことができます。どちらの方法でも、封筒を使う前に、文書のサイズを封筒のサイズに合わせて、普通紙でテスト印刷を行ってください。

印刷する前に

封筒の箱に印刷されているサイズを確認し、お使いのプリンターがそのサイズに対応しているか確認してください。アメリカの一般的なオフィス用封筒は10号サイズですが、その他のサイズや国際規格は異なります。フラップは閉じたままにして、プリンターメーカーの給紙手順に従ってください。プリンターによって、どちらの面を上にするか、どちらの端から給紙するかが異なるためです。

米国郵便の場合、米国郵政公社（USPS）のガイドラインでは、受取人住所を下部中央付近に、差出人住所を左上隅に記載することを推奨しています。その他の宛先については、各郵便局の宛名記入ガイドラインに従ってください。切手貼付欄は空けておいてください。

方法1：Microsoft Wordから直接印刷する

1. Word デスクトップ アプリを開き、空白の文書を作成します。［差し込み印刷］＞［封筒］を選択します。

2. 「封筒」タブで、送付先住所と返送先住所を入力します。レター形式のレイアウトを維持したい場合は、「文書に追加」を選択してください。そうでない場合は、このダイアログから印刷できます。
3. 「オプション」を選択します。「封筒オプション」で、適切なサイズを選択します。正確なサイズがリストにない場合は、「カスタムサイズ」を選択し、封筒の幅と高さを入力します。必要に応じて宛名フォントや位置を調整し、「OK」を選択します。

4. 印刷オプションタブを開き、お使いのプリンターに表示されている給紙方向、表裏設定、回転角度を確認してください。図の指示に従って封筒を1枚セットしてください。これらの設定はプリンター固有のものです。すべてのプリンターが同じ方法で封筒を給紙するとは限りません。
5. テスト用の封筒を1枚印刷してください。宛名が上下逆になっていたり、位置がずれている場合は、プリンターの封筒セット図を再度確認し、給紙設定を調整してください。位置が正しく揃ったら、残りの封筒を印刷してください。Wordでは封筒を文書に追加できるので、レイアウトを保存して再利用できます。

MicrosoftのWord用封筒作成手順書には、利用可能なサイズ、配置、給紙設定について説明されています。

方法2：アドオンを使用してGoogleドキュメントから印刷する

Googleドキュメントにはページサイズや印刷設定のコントロール機能はありますが、封筒作成機能は内蔵されていません。現在利用できるオプションの一つとして、Google Workspace MarketplaceでQuicklutionが提供するサードパーティ製の差し込み印刷アドオンがあります。このアドオンは、ドキュメントの封筒テンプレートの作成や、ドキュメントからの印刷に対応しています。

1. Googleドキュメントを開きます。[拡張機能] > [アドオン] > [アドオンを取得]を選択し、[メールマージ]を検索します。インストールする前に、発行元がQuicklutionであることを確認してください。掲載されている価格と権限を確認してください。Googleファイルとサービスへの広範なアクセスが要求されます。これらの条件に問題がない場合にのみ承認してください。
2. インストール後、「拡張機能」＞「差し込み印刷」＞「封筒」を選択します。#10などのプリセットを選択するか、 「カスタムサイズ」を選択して封筒の幅と高さを入力し、テンプレートを保存します。

3. 封筒1通の場合は、差出人住所を封筒ページの左上付近に、受取人住所を封筒ページの下部中央付近に入力します。複数の封筒をまとめて処理する場合は、1行に1つの住所を記載したGoogleスプレッドシートを作成し、差し込み印刷機能を起動してスプレッドシートを開き、列名を差し込みフィールドとして挿入し、アドオンの指示に従って手紙や封筒に差し込みます。
4. ファイル > 印刷を選択します。ブラウザの印刷設定で、詳細設定を開き、 「用紙サイズ」から適切な封筒を選択します。表示される封筒の種類は、選択したプリンターによって異なります。プレビューを確認し、プリンターの指示に従ってテスト用の封筒をセットして印刷します。

発行元の最新の封筒設定手順と、Google Workspace Marketplace の掲載情報をご覧ください。発行元は現在、最初の 20 回まで無料で差し込み印刷ができると宣伝していますが、Marketplace ではこのアドオンを無料トライアルとして表示しています。無料利用に頼る前に、最新の利用規約をご確認ください。Google のヘルプでは、ページ設定とドキュメントの印刷について説明しています。

一般的な位置合わせの問題を修正します

• 印刷が上下逆になっています。プリンターの給紙図に従って、印刷面の上下または回転設定を変更してください。
• 宛名がずれたり、切れたりしています。ページとプリンターが同じ封筒サイズを使用していることを確認し、Wordまたはテンプレートで位置を調整してください。まず普通紙に給紙口をマークし、封筒に当ててテストしてください。
• 封筒が詰まる、または給紙されない場合は、封筒のサイズと種類が対応していることを確認し、メーカーの給紙トレイまたは手差し給紙の手順に従ってください。プリンターのマニュアルで指示されている場合は、一度に1枚の封筒を使用してください。

封筒1枚を作成するだけなら、Wordの組み込みツールを使うのが通常は一番手っ取り早い方法です。Googleドキュメントを使う方法は、既にGoogleドキュメントで作業している場合や、スプレッドシートから住所を統合する必要がある場合に便利ですが、サードパーティ製のアドオンとその利用規約に依存します。