Word文書から非表示のメタデータとコンテンツを削除する方法

Word 文書に隠されたデータには、レビュー担当者のコメント、改訂履歴、作成者プロパティ、隠しテキスト、透かし、カスタム XML などが含まれる場合があります。Windows 版 Word 2010 では、文書の複製に対してドキュメント インスペクタを実行し、結果を確認して、削除したいカテゴリのみを削除してください。これにより、意図しない情報漏洩を減らすことができますが、コンテンツが隠されているすべての方法や、すべての埋め込み項目を検出できるわけではありません。

文書検査官がチェックできるもの

ドキュメントインスペクターは、ページ上では分かりにくい様々な種類の情報を検索します。ドキュメントの種類やWordのバージョンによっては、チェックリストに以下のような項目が含まれる場合があります。

• コメント、改訂履歴、バージョン、注釈：レビュー担当者のコメント、変更履歴、バージョン情報、手書き注釈。
• 文書のプロパティと個人情報：作成者やその他のファイルプロパティ、さらにレビューやサーバーの詳細情報など。
• ヘッダー、フッター、透かし：メインページのテキスト以外に配置される情報。
• 非表示テキスト： Wordの非表示フォント効果で明示的に書式設定されたテキスト。
• カスタムXMLデータ：ドキュメントと共に保存される構造化データ。
• 非表示コンテンツ：非表示としてフォーマットされたオブジェクト。

「すべて削除」を選択する前に、調査結果をよく読んでください。カテゴリを削除すると、必要な情報が削除される可能性があり、Microsoft は、インスペクターでの変更は「元に戻す」で復元できない場合があると警告しています。変更されていない元のファイルを保存しておいてください。

Word 2010で非表示情報を削除する

1. 作業用のコピーを別途保存してください。ドキュメントを開き、「ファイル」＞「名前を付けて保存」を選択します。コピーに固有の名前を付け、そのコピーでクリーンアップ作業を行います。こうすることで、コメント、リビジョン、ヘッダー、プロパティなどを誤って削除した場合でも、元のドキュメントが保持されます。

2. ドキュメント インスペクターを開きます。コピーしたファイルで、[ファイル] > [情報] > [問題の確認] > [ドキュメントの検査]を選択します。Word 2010 では、[問題の確認] コマンドは[共有の準備]の下の Backstage ビューに表示されます。それ以降のデスクトップ バージョンでは、表示やレイアウトが異なる場合があります。

3. 検査対象を選択します。Wordでチェックするカテゴリのチェックボックスを選択します。共有前のレビューでは、ドキュメントのプロパティと個人情報、コメントと改訂履歴、非表示のテキスト、ヘッダーとフッター、透かし、カスタム XML、および非表示コンテンツ（これらのオプションが利用可能な場合）を含めます。次に、[検査]を選択します。

4. 各検索結果を確認し、必要に応じて削除してください。Wordは、検出された項目をカテゴリ別に一覧表示します。削除したい項目の横にある[すべて削除]のみを選択してください。たとえば、必要な透かしやヘッダーを残したまま、個人情報のみを削除できます。「項目が見つかりませんでした」と表示された場合は、Inspector がそのカテゴリを検出できなかったことを意味します。これは、隠された情報が存在しないことを保証するものではありません。

5. 再検査して、クリーンアップしたコピーを保存します。「再検査」を選択して、再度チェックを実行します。問題がなければ、ダイアログを閉じて保存します。その後ファイルを編集する場合は、新しいコメント、プロパティ、または改訂が追加される可能性があるため、共有する前に再度インスペクターを実行してください。

重要な制限事項と追加チェック

ドキュメント インスペクターの「隠しテキスト」チェックは、Word の「隠しフォント」効果で書式設定されたテキストを検出します。Microsoft によると、白い背景に白いテキストなど、他の方法で隠されたテキストは検出されません。また、「非表示コンテンツ」チェックは、別のオブジェクトによって覆われているオブジェクトも検出しません。機密性が重要な場合は、疑わしい領域、ページ余白、ヘッダー、フッター、埋め込みオブジェクトを手動で確認してください。

埋め込まれたファイルやオブジェクトの中には、自動的に削除されるのではなく、手動で確認する必要があるものもあります。埋め込まれたスプレッドシート、グラフ、またはドキュメントには、独自のデータが含まれている場合があります。削除するか、静止画像に置き換えるかは、変更によって編集性やアクセシビリティがどのように影響を受けるかを確認してから決定してください。詳細については、ドキュメント インスペクターで検出された埋め込みファイルとオブジェクトに関する Microsoft のガイダンスを参照してください。

変更履歴は編集上の判断として扱います。最終的な読みやすいコピーが必要な場合は、共有する前に編集内容を確認し、承認または拒否してください。「マークアップなし」を選択すると、現在のビューのマークアップが非表示になるだけで、変更内容は削除されません。コメントや改訂履歴は、ドキュメントインスペクターからも確認できます。Microsoft は、変更履歴に関する説明の中で、これらの違いについて解説しています。

最後に、表示されている文書を自分で検査し、自動スキャンでは評価できないコンテンツがないか確認してください。ドキュメント インスペクターは便利なクリーンアップ手順であり、ファイルの公開が安全であることを保証するものではありません。ここで説明する手順は、Windows 版 Word デスクトップ版に関するものです。Microsoft は、Mac 版 Word にはドキュメント インスペクターが含まれていないと述べています。最新のチェックリストと削除手順については、Microsoft の「隠しデータと個人情報の削除ガイド」および「ドキュメントの検査概要」を参照してください。