Outlookからカスタム自動返信を送信する方法

Outlookは、日付と時刻の範囲内で全員に送信される不在時の返信を設定できます。不在時の返信は誰にとっても同じです。いくつかのルールを設定できますが、1日の終わりに、同じ返信が全員に送信されます。

誰かまたは人々のグループに自動返信を送信したい場合は、不在時の機能を微調整する代わりに、カスタムの自動返信を作成できます。

MicrosoftTeamsで不在メッセージを設定する方法を確認してください。

Outlookでのカスタム自動返信

始める前に、このソリューションには次の条件/制限があることを知っておく必要があります。

• これは、Outlookデスクトップアプリからのみ設定できます。
• この機能を使用するには、@ outlookまたは@microsoftアカウントを使用している必要があります。
• 自動返信は、1人、複数の人、またはグループ全体に送信できます。
• 返信を送信するには、デスクトップでOutlookが実行されている必要があります。

返信テンプレートを作成する

カスタム自動返信を作成するための最初のステップは、テンプレートメッセージを作成することです。このテンプレートは、送信される返信になります。

1. Outlookを開きます。
2. 新しいメッセージを作成します。
3. 件名と本文を入力します。受信者の追加をスキップします。
4. [ファイル]> [名前を付けて保存]に移動します。
5. [ファイルの種類]ドロップダウンを開き、Outlook Template.oft形式を選択します。
6. テンプレートの名前を入力して保存します。

自動返信を設定する

テンプレートの準備ができたので、テンプレートを送信するルールを作成できます。

1. Outlookを開きます。
2. ファイルに移動します。
3. [ルールとアラートの管理]をクリックします。
4. 開いた新しいウィンドウで、[新しいルール]をクリックします。

1. [ルールウィザード]ウィンドウで、[メッセージにルールを適用する]をクリックします| 下部にある受信オプション。
2. 下ではステップ1：条件の選択、選択の人々や公共グループから。
3. 下部のセクションで、リンクされた人またはパブリックグループをクリックします。
4. 自動返信を設定する1つまたは複数のメールアドレスを入力します。

1. [ OK ]をクリックし、[次へ]をクリックします。
2. 上のメッセージ画面をどうするかをしたいですか、選択する特定のテンプレートを使用して返信します。
3. 下部のパネルで、特定のテンプレートをクリックします。
4. 新しいウィンドウで、[参照]をクリックし、テンプレートを保存した古いものを選択します。
5. 下部のパネルからテンプレートを選択します。
6. [ OK ]をクリックし、[完了]をクリックします。

1. 自動返信を送信するためにOutlookを開いたままにするように指示するプロンプトが表示されます。[OK]をクリックすると、完了です。

結論

Outlookは、自動化のためのさまざまなルールをサポートしています。すべてのルールから、メッセージに既読のマークを付けたり、アーカイブしたりすることを選択できます。それらに目を通し、自動返信をさらにカスタマイズします。