Outlookから会議の招待状を作成して送信する方法

会議の招待状は、会議が行われるずっと前にオンラインに移行しました。デジタルプランナー、オンラインカレンダー、およびWebベースのイベントの人気を考えると、招待状がそれに応じて管理されるのは当然のことです。

ほとんどのオンラインイベントは、潜在的な参加者と共有できる簡単なリンクを提供します。リンクは、イベントをオンラインカレンダーに追加します。Outlookを使用すると、似たようなものを作成できますが、オンラインイベントに関連付けられていません。

Outlookでの会議の招待

Outlookでは、カレンダーの招待状をイベントに送信できます。このイベントはオンラインでもオフラインでもかまいません。それは完全にあなた次第であり、Outlookの機能はイベントの種類ではなく、送信したい招待状の種類に関するものです。

Outlookの会議の招待状は複数の人に送信でき、受信者はそれを承認または拒否でき、誰が出席しているか、誰が出席していないかを確認できます。

受信者が招待を受け入れると、イベント/会議が自動的にカレンダーに追加されます。 

会議の招待状を作成する

Outlook for Microsoft 365で招待状を作成するには、次の手順に従います。

1. Outlookを開きます。
2. [新しいメッセージ]の横にあるドロップダウン矢印をクリックします。
3. [会議]を選択します。新しいウィンドウが開きます。

1. 与える会議に名前/タイトルを。
2. 出席する必要のある参加者の場合は、[必須]フィールドにメールアドレスを入力します。
3. 会議をオプトアウトできる参加者の場合は、[オプション]フィールドにメールアドレスを入力します。 
4. 開始時刻と終了時刻を選択します。会議またはイベントが終日続く場合は、[終日]を選択します。
5. 会議が複数のタイムゾーンで開催される場合は、[タイムゾーン]を選択し、招待が作成されているタイムゾーンを選択します。
6. 毎週または毎日のスタッフ会議など、会議が定期的に行われる場合は、[定期的に行う]を選択します。
7. 会議の定期的な期間を選択します。
8. メッセージを追加し、会議に必要なファイルを添付して、招待状を送信します。

会議の招待を受け入れる

会議への招待は、ほとんどの電子メールクライアントおよび電子メールサービスのWebインターフェイスで受け入れることができます。Outlookを使用している場合は、以下の手順に従って、会議への招待を承認（または拒否）します。

1. 招待状をダブルクリックします（受信トレイにメールとして表示されます）。
2. [同意する]ボタンをクリックし、[今すぐ応答を送信する]を選択します。
3. 会議を辞退するには、[辞退]ボタンをクリックします。

会議の応答を表示する

どこで会議を探すべきかがわかっていれば、会議への応答を表示するのは簡単です。 

1. Outlookを開きます。
2. 左側の列の下部にあるカレンダーアイコンをクリックします。
3. カレンダーで会議を見つけます。
4. 会議をダブルクリックして開きます。
5. [追跡]タブに移動します。
6. 招待を承諾、辞退、または暫定的に承諾した参加者のリストが表示されます。

結論

Outlookの会議の招待状をGmailに追加できます。Gmailは、招待状が送信されたときに受信したメッセージを解析して、Googleカレンダーのイベントに変換することができます。招待状のほとんどの情報を保持できるようになります。