Outlookで会議の招待状を作成して送信する方法

Outlook で会議の招待状を作成して送信するには、カレンダーを開き、会議を作成し、出席者を追加し、日付と時刻を選択して、[送信]を選択します。新しい Outlook for Windows および Outlook on the web では、[カレンダー] > [新しいイベント]から始めます。従来の Outlook for Windows では、[新しいアイテム] > [メールからの会議] または[カレンダーからの新しい会議]を選択します。会議の招待は、招待された人が応答できるようにします。出席者がいない予定は、自分のカレンダーにのみ表示されます。

Outlookのラベルはバージョンやアカウントによって異なります。以下の手順は、新しいOutlook、Webアプリ、および従来のOutlookに対応していますので、画面に表示されるメニュー名に合わせてご利用ください。

会議の招待状を作成して送信する

1. 会議フォームを開きます。新しい Outlook では、[カレンダー]、[新しいイベント]の順に選択します。Web 版 Outlook では、[新しいイベント] > [イベント]を選択します。従来の Outlook では、受信トレイの[新しいアイテム] > [会議]または [カレンダー] の[新しい会議]から依頼を作成します。従来の Outlook では、Ctrl+Shift+Q キーを使用することもできます。Microsoft は、Outlook の会議スケジュール設定手順で、バージョン固有のパスを一覧表示しています。

   

2. 件名と招待者を追加します。受信者が会議がカレンダーに登録されている理由がわかるように、短く具体的なタイトルを入力します。[出席者を招待]を選択し、各人の名前またはメールアドレスを入力します。必須の参加者を[必須]、出席が任意である人を[任意]に設定します。[任意] は出席が必須ではないことを示しますが、出席の承諾を妨げるものではありません。従来の Outlook では、[宛先] 行に人を追加するか、スケジュール アシスタントの出席者コントロールを使用します。

   

3. 日付と時刻を選択します。開始時刻と終了時刻を入力するか、終日イベントの場合は「終日」を選択します。アカウントに推奨される時間帯が表示されている場合は、都合の良い時間帯を選択してください。Microsoft 365 または Exchange の職場/学校アカウントの場合、スケジュール アシスタントは招待者の空き状況を表示できます。特に参加者が異なる地域にいる場合は、送信前に表示されている日付、時刻、タイム ゾーンを確認してください。Outlook は会議の時刻を UTC で保存し、各受信者にはその人のカレンダー タイム ゾーンでの同等の時刻を表示します。Microsoft のタイム ゾーンに関するガイダンスを参照してください。

   

4. 場所またはオンライン会議を追加します。[場所]に会議室または住所を入力します。アカウントと組織によっては、Outlook で会議室検索または会議室ファインダーが提供される場合があります。アカウントが Teams に接続されている場合は、Teams 会議オプションをオンにして、オンライン会議の詳細を含めます。送信する前に、招待状にリンクが表示されていることを確認してください。別のビデオ プラットフォームを使用する場合は、プロバイダーのリンクを使用して、場所またはメッセージ本文に含めます。Microsoft では、Outlook から Teams 会議をスケジュールする方法を説明しています。

   

5. 議題、ファイル、繰り返しスケジュールを追加します。メッセージまたは説明欄を使用して、目的、準備、および出席者が必要とするリンクを記載します。Outlook のバージョンで対応している場合は、関連ファイルを添付します。定期的な会議の場合は、新しい Outlook または Outlook on the web で[定期]または[定期] を選択し、間隔と終了日を設定します。従来の Outlook では、[会議] > [繰り返し]を選択し、パターンを設定して[OK]を選択します。シリーズを注意深く確認してください。定期的な招待では複数のカレンダーエントリが作成されるため、計画に一致する終了日を選択してください。

   

6. 内容を確認して送信します。出席者リスト、件名、日付、タイムゾーン、場所またはTeamsの詳細、繰り返し設定、添付ファイルを確認してください。次に、[送信]を選択します。Outlookは会議出席依頼を招待者に送信し、対応している場合は応答を追跡します。送信後にエラーに気づいた場合は、カレンダーから会議を開き、編集して更新を送信し、既存の出席者にその変更が反映されるようにしてください。

   

招待された人がどう反応するか、そして返信を確認する方法

招待された人は、招待リクエストを開いて「承諾」、「仮承諾」、「辞退」のいずれかを選択できます。Outlook on the web では、メッセージ一覧から出欠確認を行うこともできます。 「その他のオプション」をクリックすると、さらに選択肢が表示されます。承諾された招待は通常、受信者のカレンダーに表示されますが、表示方法は受信者のアカウントやカレンダーサービスによって異なる場合があります。Microsoft は、Outlook on the web でのクイック出欠確認について説明しています。

主催者として返信を確認するには、カレンダーから会議を開き、[追跡]を選択して、新しい Outlook で追跡ウィンドウを開きます。従来の Outlook では、会議を開き、[会議] リボンの[追跡]を選択します。一覧には、誰が承諾、仮承諾、辞退、または未応答であるかが表示されます。空白または「応答なし」の状態は、辞退とは異なります。Microsoft は、ゲストの応答の表示は、Outlook のバージョンと、同じ Microsoft 365 組織に属しているかどうかによって異なると指摘しています。従来の Outlook では、応答を送信しないことを選択したゲストは、応答したと表示されない場合があります。追跡ウィンドウの公式手順と応答の表示に関する注記を参照してください。

会議の選択肢が異なるように見える場合

まず、新しい Outlook、従来の Outlook、または Outlook on the web のいずれを使用しているかを確認してください。メニューが異なるため、Microsoft はそれぞれ異なる手順を提供しています。スケジュール アシスタントが見つからない、または空き状況が表示されない場合は、アカウントに仕事や学校の空き時間データが提供されていないか、組織によって制限されている可能性があります。日付と時刻を手動で入力することは可能です。Teams の切り替えボタンが表示されない場合は、組織で使用している承認済みの会議リンクと場所を追加し、招待状にそれらの詳細が表示されていることを確認してください。