Outlook 2010 の連絡先: 連絡先の追加とアドレス帳の使用

Outlook 2010 では、連絡先フォルダーに連絡先を保存してから、Outlook アドレス帳を使用してメール作成時にその連絡先を選択できます。アドレス帳は連絡先を検索するウィンドウであり、連絡先を作成する場所ではありません。このガイドでは、連絡先の追加と整理、連絡先グループの作成、および受信者選択画面で保存済みの連絡先を検索する方法について説明します。

Outlook 2010 は旧バージョンのデスクトップ プログラムです。Microsoft は 2020 年 10 月 13 日に Office 2010 のサポートを終了したため、セキュリティ修正プログラムやテクニカル サポートは提供されなくなりました。以下の手順は、従来の Outlook 2010 のリボンについて説明しています。ラベルはアカウント設定によって若干異なる場合があります。

ステップ1：連絡先フォルダを開きます

Outlook 2010 を起動し、ナビゲーション ペイン（通常はウィンドウの左下）で「連絡先」を選択します。表示されない場合は、ナビゲーション ボタンまたはフォルダー一覧を使用して、該当する Outlook データ ファイルまたはアカウントの連絡先フォルダーを開きます。メイン ペインには、そのフォルダーに保存されているレコードが表示されます。リストの上にある検索ボックスを使用して、名前、会社名、またはその他の詳細情報を検索します。

ステップ2：連絡先を追加または更新する

1. 正しい連絡先フォルダを選択した状態で、ホームタブを開き、「新しい連絡先」を選択します。
2. 相手の名前とメールアドレスを入力してください。必要に応じて、会社名、役職、電話番号、住所、メモなどの詳細を追加してください。アドレス帳からメッセージを送信する場合は、特に正しいメールアドレスが重要です。
3. 「保存して閉じる」を選択してください。後でレコードを更新するには、連絡先に戻り、連絡先を開いてフィールドを編集し、再度保存してください。

Outlook では、リボンに表示される表示コントロールに応じて、同じリストをカード形式、電話形式のエントリ、または表形式で表示できます。ビューに連絡先が表示されない場合は、別のコピーを作成する前に、連絡先が保存されていたフォルダーを開いたことを確認してください。

ステップ3：連絡先を整理してグループを作成する

リストが小さい場合は、検索機能と表示コントロールを使用してレコードを簡単に見つけることができます。選択した連絡先に色分けされたカテゴリやフォローアップフラグを割り当てることができます。連絡先フォルダを分けて管理している場合は、 「移動」を使用してください。 「削除」を選択する前に、選択した行が削除しようとしているレコードであることを確認してください。

同じ人たちに定期的にメールを送信するには、個人連絡先グループを作成します。

1. 連絡先で、「ホーム」＞「新しい連絡先グループ」を選択し、グループ名を入力します。
2. 「メンバーの追加」を選択し、Outlookの連絡先またはアドレス帳からメンバーを選択します。新しいメールアドレスを直接追加することもできます。各メンバーを選択し、選択内容を確認してください。
3. 「保存して閉じる」を選択してください。その後、メールの宛先欄にグループ名を入力すると、そのグループのメンバー宛てにメッセージを送信できます。

連絡先グループは、Outlook プロファイル内の便利なリストであり、組織全体のディレクトリではありません。グループを削除しても、個々の連絡先レコードは削除されません。Microsoft の連絡先グループに関するガイダンスでも、現在の Outlook における同様の区別について説明されています。

ステップ4：アドレス帳から連絡先を選択します

保存済みのエントリをメッセージで使用するには、新しいメールを作成し、「宛先」を選択します。 「名前の選択」ダイアログで、アドレス帳リストを開き、該当する連絡先リストを選択します。名前で検索し、一致する人物を選択してから、「宛先」、「CC」、または「BCC」を選択して確定します。追加の受信者に対しても、この選択を繰り返すことができます。

連絡先が表示されない場合

まず、正しいアドレス一覧と連絡先フォルダーを検索していることを確認してください。Outlook に組み込まれているアドレス帳には、通常、既定の連絡先フォルダーから電子メール アドレスまたは FAX 番号が登録されている項目が表示されます。職場アカウントの場合は、組織が管理する別のグローバル アドレス一覧が表示される場合もあります。これらの情報源については、Microsoft のアドレス帳設定ガイドで詳しく説明されています。

追加の連絡先フォルダーを使用する場合は、そのフォルダーを右クリックして「プロパティ」を選択し、「Outlook アドレス帳」タブを探します。「このフォルダーを電子メール アドレス帳として表示する」が利用可能な場合は、それを選択します。タブが表示されない場合は、「ファイル」>「アカウント設定」>「アカウント設定」>「アドレス帳」で、Outlook アドレス帳サービスが構成されているかどうかを確認してください。具体的なオプションはプロファイルによって異なります。Microsoft の従来の Outlook の手順では、対象となる連絡先フォルダーをピッカーに追加する方法が説明されています。

Office 2010はサポートが終了しているため、機密情報やビジネス上のやり取りに使用する前に、サポート対象のメールアプリケーションへの移行を検討してください。過去のデータについては、以下の連絡先とアドレス帳の手順で、既存のOutlook 2010プロファイルに保存されているエントリを管理できます。