編集を制限してWord 2010文書を保護する
重要な文書を外部から保護することは非常に有益です。文書作成中に、緊急に必要になることがあります。
Word 2010 差し込み印刷
Word 2010には差し込み印刷機能が搭載されており、基本的に同じ内容でありながら、受信者の氏名、住所、連絡先番号、市区町村、都道府県などの固有の要素を含む文書（手紙、メール、FAXなど）を作成できます。この機能は、受信者名を選択して文書を選択するだけで、複数の受信者向けの文書をより簡単に作成できるようにします。各受信者の個人情報は文書に自動的に追加されるため、すべての文書に各受信者の個人情報を記入する手間が省け、作業時間を大幅に節約できます。この記事では、簡単なウィザードを使ってこの機能の使い方を説明します。
Word 2010 を起動し、[差し込み文書] タブに移動して、[差し込み印刷の開始]オプションから[ステップ バイ ステップの差し込み印刷ウィザード] をクリックします。
これにより、Word 文書ウィンドウの横に[差し込み印刷]ダイアログが表示されます。ここで、作成する文書の種類を指定できます。ここでは[手紙] を選択し、ダイアログの下部にある [次へ: 開始文書]をクリックします。
このステップでは、レターを作成するための様々なオプションが提供されます。ここでは、テンプレートを選択してシンプルな手順を選択します。「テンプレートを選択」をクリックします。
テンプレート選択ダイアログが表示されるので、適切なテンプレートを選択してください。ここでは「Median Letter」テンプレートを使用します。「OK」をクリックして続行してください。
ウィンドウの左側で、テンプレートがドキュメントにインポートされていることを確認できます。右側のペインで、[次へ: 受信者の選択] をクリックします。
このステップでは、受信者リストをインポートするためのさまざまなオプションを選択できます。既存のリストを選択し、「参照」をクリックして目的の受信者リストをインポートします。
Excel 2010 で作成された受信者リストを使用します。ワークシートの名前はMailで、これを Word の差し込み印刷にインポートします。
Excel ワークシートを選択し、「開く」をクリックしてインポートします。
テーブルの選択ダイアログが表示されるので、必要なデータが含まれているワークシートを選択します。最初の行に列見出しが含まれている場合は、「データの最初の行に列見出しが含まれています」オプションを有効にして、「OK」をクリックします。
「差し込み印刷の宛先」ダイアログに「メール」ワークシートが表示されます。ここでは、列見出しに基づいて受信者を絞り込むことができます。アクロン市に住む受信者に手紙を送りたい場合は、 「市」ドロップダウンリストから「アクロン」を選択します。
クリックすると、アクロン在住の受信者のみが表示されます。ここでは、リストに対して並べ替え、フィルター、重複の検索、受信者の検索、住所の検証などの様々な操作を実行できます。「OK」をクリックして先へ進んでください。
次に、[差し込み文書]タブに移動し、[住所ブロック] をクリックします。
「住所ブロックの挿入」ダイアログが表示されます。「住所要素の指定」から、受信者名の表示形式を選択します。「プレビュー」で、変更後のプレビューを確認できます。「問題の修正」で「フィールドの一致」をクリックし、レターに新しいフィールドを挿入します。受信者の住所も含める必要があるためです。
「フィールドの一致」ダイアログが表示されます。「住所1」のオプションから「番地」を選択してください。これにより、番地名も含まれなくなります。必要に応じて他のフィールドも含めることができます。「OK」をクリックして続行してください。
下のスクリーンショットのように、アドレスがフォーマットに追加されます。「OK」をクリックして続行してください。
ここで、挨拶メッセージをカスタマイズします。そのためには、[差し込み文書]タブに移動し、[挨拶文] をクリックします。
挨拶文の挿入ダイアログで、「挨拶文の形式」から希望の挨拶文の形式を選択できます。「無効な受信者名用の挨拶文」で、不明な受信者用の形式を選択します。「プレビュー」で、変更内容のプレビューが表示されます。「OK」をクリックして続行してください。
AddressBlock をより目立たせるために、[ホーム]に移動して、その上に色とフォント スタイルを適用します。
[差し込み文書] タブに移動し、[完了と差し込み]メニューから[個々のドキュメントの編集] をクリックします。
「新規文書に差し込み」ダイアログが表示されます。「現在のレコード」を選択し、「すべて」を選択してすべての受信者を表示します。「OK」をクリックすると、各受信者のレターが表示されます。
下のスクリーンショットでわかるように、差し込み印刷によって、アクロン市に住む各受信者の手紙がそれぞれの通り名とともに作成されました。
差し込み印刷を使用すると、次のものも作成できます。
- ラベルまたは封筒のセット: 差出人住所はすべてのラベルまたは封筒で同じですが、送信先住所はそれぞれ固有です。
- 定型書簡、電子メール メッセージ、または FAX のセット:基本的な内容はすべての書簡、メッセージ、または FAX で同じですが、それぞれに名前、住所、その他の個人データなど、受信者固有の情報が含まれています。
- 番号付きクーポンのセット:クーポンは、それぞれに固有の番号が含まれている点を除いて同一です。
Word 2010 の準備メニューとWord 2010 で最後に編集した行に戻る機能も興味深いかもしれません。
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