Program Word 2010 zawiera funkcję korespondencji seryjnej , która umożliwia tworzenie dokumentów (listów, wiadomości e-mail, faksów itp.), które są zasadniczo takie same, ale zawierają unikalne elementy, takie jak imię i nazwisko odbiorcy, adres, numer kontaktowy, miasto, województwo itp. Ułatwia ona tworzenie dokumentów dla wielu odbiorców poprzez proste wybranie imion i nazwisk odbiorców oraz dokumentu. Dane osobowe poszczególnych odbiorców zostaną automatycznie dodane do dokumentu, co eliminuje konieczność wpisywania danych osobowych każdego z nich w oddzielnych dokumentach, co pozwala zaoszczędzić sporo czasu. W tym artykule dowiesz się, jak korzystać z tej funkcji za pomocą prostego kreatora.
Uruchom program Word 2010, przejdź do karty Korespondencja i w opcjach Rozpocznij korespondencję seryjną kliknij pozycję Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku.
Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego Korespondencja seryjna obok okna dokumentu Word, w którym możesz określić typ dokumentu, jaki chcesz utworzyć. My wybierzemy Listy, a następnie klikniemy Dalej: Dokument początkowy u dołu okna dialogowego.
W tym kroku zostaną Ci przedstawione różne opcje tworzenia listów. Wybierzemy prostą procedurę, wybierając szablon. Kliknij „ Wybierz szablon”.
Otworzy się okno dialogowe „Wybierz szablon” . Wybierz odpowiedni szablon. Użyjemy szablonu „List medianowy” . Kliknij „OK” , aby kontynuować.
Po lewej stronie okna możesz zobaczyć, że szablon został zaimportowany do dokumentu. W prawym panelu kliknij Dalej: Wybierz odbiorców.
W tym kroku możesz wybrać różne opcje importowania listy odbiorców. Wybierzemy istniejącą listę i klikniemy Przeglądaj, aby zaimportować żądaną listę odbiorców.
Będziemy korzystać z listy odbiorców utworzonej w programie Excel 2010. Arkusz kalkulacyjny nosi nazwę Poczta i zaimportujemy go do funkcji korespondencji seryjnej w programie Word.
Wybierz arkusz kalkulacyjny programu Excel i kliknij Otwórz , aby zaimportować.
Pojawi się okno dialogowe Wybierz tabelę . Teraz wybierz arkusz, który zawiera wymagane dane. Jeśli pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn, włącz opcję Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn i kliknij OK.
Arkusz „Poczta” pojawi się w oknie dialogowym „Odbiorcy korespondencji seryjnej” . Tutaj możesz filtrować odbiorców na podstawie nagłówków kolumn. Jeśli chcemy wysłać listy do adresatów mieszkających w Akron, wybieramy Akron z listy rozwijanej „ Miasto” .
Po kliknięciu wyświetlą się tylko odbiorcy mieszkający w Akron. Możesz również wykonać różne czynności na liście, takie jak: sortowanie, filtrowanie, wyszukiwanie duplikatów, wyszukiwanie odbiorców i weryfikacja adresu. Kliknij OK , aby przejść dalej.
Teraz przejdź do zakładki Korespondencja i kliknij Blok adresów.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wstaw blok adresu . W sekcji „Określ elementy adresu” wybierz format, w którym chcesz wyświetlić nazwę odbiorcy. W sekcji „Podgląd” możesz zobaczyć podgląd wprowadzonych zmian. W sekcji „Rozwiąż problemy” kliknij „Dopasuj pola” , aby wstawić nowe pole do listu, ponieważ chcemy uwzględnić adres odbiorcy.
Pojawi się okno dialogowe „Dopasuj pola”. Teraz z opcji Adres 1 wybierz Ulicę. Nazwa ulicy zostanie uwzględniona. W razie potrzeby możesz również uwzględnić inne pola. Kliknij OK , aby kontynuować.
Zobaczysz, że adres został dodany do formatu pokazanego na zrzucie ekranu poniżej. Kliknij OK , aby kontynuować.
Teraz dostosujemy treść powitania. W tym celu przejdź do zakładki Korespondencja i kliknij Wiersz powitania.
W oknie dialogowym Wstaw wiersz powitania możesz wybrać żądany format powitania z listy Format wiersza powitania. W sekcji Wiersz powitania dla nieprawidłowych nazw odbiorców wybierz format dla nieznanych odbiorców. W sekcji Podgląd zostanie wyświetlony podgląd wprowadzonych zmian. Kliknij OK , aby kontynuować.
Aby zwiększyć widoczność AddressBlocka , przejdź do sekcji Strona główna i zastosuj do niego kolor i style czcionki.
Przejdź do zakładki Korespondencja i w menu Zakończ i scal kliknij Edytuj poszczególne dokumenty.
Otworzy się okno dialogowe „ Scal do nowego dokumentu” . Możesz wybrać opcję „Bieżący rekord”. Wybierz opcję „Wszystkie” , aby wyświetlić wszystkich odbiorców. Kliknij przycisk „OK” , aby wyświetlić literę każdego odbiorcy.
Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, funkcja korespondencji seryjnej utworzyła listy do adresatów zamieszkałych w mieście Akron wraz z nazwami ich ulic.
Za pomocą funkcji korespondencji seryjnej możesz również tworzyć:
Być może zainteresuje Cię również opcja Przygotuj menu i powróć do ostatnio edytowanego wiersza w programie Word 2010.
Microsoft udostępni pakiet Office 2010 Starter bezpłatnie w nowo zakupionych komputerach. Starter to jednak tylko okrojona wersja pakietu Office 2010.
Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO programu Excel może być używana, gdy pracujesz z dużym arkuszem danych i musisz wyszukać wartości konkretnego rekordu. WYSZUKAJ.POZIOMO to skrót od
Szyfrowanie to zjawisko kryptograficzne, które umożliwia szyfrowanie treści za pomocą specjalnego klucza, co ostatecznie uniemożliwia dostęp do niej z zewnątrz.
Często zachodzi potrzeba zmiany orientacji tekstu w komórce, aby dopasować go do określonej szerokości i wysokości komórki. Opcja Formatuj komórki oferuje
Excel 2010 nie wskazuje błędów ortograficznych w czasie rzeczywistym. Lepiej sprawdzić błędy ortograficzne w arkuszu Excela przed oznaczeniem go jako ukończonego.
W programie Excel 2010 dostępna jest opcja ułatwiająca użytkownikowi wyświetlanie ikon w komórkach danych poprzez zastosowanie żądanego warunku. Excel zawiera 20 zestawów ikon w czterech
Excel 2010 oferuje bardzo wygodny sposób dostępu do arkuszy danych z internetu. Dzięki niezwykle prostemu procesowi możesz importować dane z internetu, aby je analizować lub wybrać najlepsze rozwiązania.
Jeśli chodzi o pracę z tabelami, wykonywanie operacji na wierszach i kolumnach, Excel zawsze się wyróżnia. Jeśli zastanawiasz się, jak przekonwertować dowolny tekst,
Narzędzie sprawdzające zgodność z siecią to ciekawa funkcja programu Microsoft Office Access 2010, która pozwala sprawdzić bazę danych pod kątem problemów ze zgodnością z siecią. To narzędzie
Często musisz kompresować prezentacje PowerPoint, gdy udostępniasz je e-mailem. Jeśli Twoja prezentacja zawiera dużo obrazów, możesz spróbować je skompresować.
