Program Word 2010 zawiera funkcję korespondencji seryjnej , która umożliwia tworzenie dokumentów (listów, wiadomości e-mail, faksów itp.), które są zasadniczo takie same, ale zawierają unikalne elementy, takie jak imię i nazwisko odbiorcy, adres, numer kontaktowy, miasto, województwo itp. Ułatwia ona tworzenie dokumentów dla wielu odbiorców poprzez proste wybranie imion i nazwisk odbiorców oraz dokumentu. Dane osobowe poszczególnych odbiorców zostaną automatycznie dodane do dokumentu, co eliminuje konieczność wpisywania danych osobowych każdego z nich w oddzielnych dokumentach, co pozwala zaoszczędzić sporo czasu. W tym artykule dowiesz się, jak korzystać z tej funkcji za pomocą prostego kreatora.
Uruchom program Word 2010, przejdź do karty Korespondencja i w opcjach Rozpocznij korespondencję seryjną kliknij pozycję Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku.

Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego Korespondencja seryjna obok okna dokumentu Word, w którym możesz określić typ dokumentu, jaki chcesz utworzyć. My wybierzemy Listy, a następnie klikniemy Dalej: Dokument początkowy u dołu okna dialogowego.

W tym kroku zostaną Ci przedstawione różne opcje tworzenia listów. Wybierzemy prostą procedurę, wybierając szablon. Kliknij „ Wybierz szablon”.

Otworzy się okno dialogowe „Wybierz szablon” . Wybierz odpowiedni szablon. Użyjemy szablonu „List medianowy” . Kliknij „OK” , aby kontynuować.

Po lewej stronie okna możesz zobaczyć, że szablon został zaimportowany do dokumentu. W prawym panelu kliknij Dalej: Wybierz odbiorców.

W tym kroku możesz wybrać różne opcje importowania listy odbiorców. Wybierzemy istniejącą listę i klikniemy Przeglądaj, aby zaimportować żądaną listę odbiorców.

Będziemy korzystać z listy odbiorców utworzonej w programie Excel 2010. Arkusz kalkulacyjny nosi nazwę Poczta i zaimportujemy go do funkcji korespondencji seryjnej w programie Word.

Wybierz arkusz kalkulacyjny programu Excel i kliknij Otwórz , aby zaimportować.

Pojawi się okno dialogowe Wybierz tabelę . Teraz wybierz arkusz, który zawiera wymagane dane. Jeśli pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn, włącz opcję Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn i kliknij OK.

Arkusz „Poczta” pojawi się w oknie dialogowym „Odbiorcy korespondencji seryjnej” . Tutaj możesz filtrować odbiorców na podstawie nagłówków kolumn. Jeśli chcemy wysłać listy do adresatów mieszkających w Akron, wybieramy Akron z listy rozwijanej „ Miasto” .

Po kliknięciu wyświetlą się tylko odbiorcy mieszkający w Akron. Możesz również wykonać różne czynności na liście, takie jak: sortowanie, filtrowanie, wyszukiwanie duplikatów, wyszukiwanie odbiorców i weryfikacja adresu. Kliknij OK , aby przejść dalej.

Teraz przejdź do zakładki Korespondencja i kliknij Blok adresów.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wstaw blok adresu . W sekcji „Określ elementy adresu” wybierz format, w którym chcesz wyświetlić nazwę odbiorcy. W sekcji „Podgląd” możesz zobaczyć podgląd wprowadzonych zmian. W sekcji „Rozwiąż problemy” kliknij „Dopasuj pola” , aby wstawić nowe pole do listu, ponieważ chcemy uwzględnić adres odbiorcy.

Pojawi się okno dialogowe „Dopasuj pola”. Teraz z opcji Adres 1 wybierz Ulicę. Nazwa ulicy zostanie uwzględniona. W razie potrzeby możesz również uwzględnić inne pola. Kliknij OK , aby kontynuować.

Zobaczysz, że adres został dodany do formatu pokazanego na zrzucie ekranu poniżej. Kliknij OK , aby kontynuować.

Teraz dostosujemy treść powitania. W tym celu przejdź do zakładki Korespondencja i kliknij Wiersz powitania.

W oknie dialogowym Wstaw wiersz powitania możesz wybrać żądany format powitania z listy Format wiersza powitania. W sekcji Wiersz powitania dla nieprawidłowych nazw odbiorców wybierz format dla nieznanych odbiorców. W sekcji Podgląd zostanie wyświetlony podgląd wprowadzonych zmian. Kliknij OK , aby kontynuować.

Aby zwiększyć widoczność AddressBlocka , przejdź do sekcji Strona główna i zastosuj do niego kolor i style czcionki.

Przejdź do zakładki Korespondencja i w menu Zakończ i scal kliknij Edytuj poszczególne dokumenty.

Otworzy się okno dialogowe „ Scal do nowego dokumentu” . Możesz wybrać opcję „Bieżący rekord”. Wybierz opcję „Wszystkie” , aby wyświetlić wszystkich odbiorców. Kliknij przycisk „OK” , aby wyświetlić literę każdego odbiorcy.

Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, funkcja korespondencji seryjnej utworzyła listy do adresatów zamieszkałych w mieście Akron wraz z nazwami ich ulic.


Za pomocą funkcji korespondencji seryjnej możesz również tworzyć:
- Zestaw etykiet lub kopert : Adres zwrotny jest taki sam na wszystkich etykietach lub kopertach, ale adres docelowy jest unikalny na każdej z nich.
- Zestaw listów, wiadomości e-mail lub faksów: Podstawowa treść jest taka sama we wszystkich listach, wiadomościach lub faksach, ale każdy z nich zawiera informacje dotyczące konkretnego odbiorcy, takie jak imię i nazwisko, adres lub inne dane osobowe.
- Zestaw ponumerowanych kuponów: Kupony są identyczne, z tą różnicą, że każdy zawiera unikalny numer.
Być może zainteresuje Cię również opcja Przygotuj menu i powróć do ostatnio edytowanego wiersza w programie Word 2010.