Jak wysyłać e-maile za pomocą VBA w programie Excel: 11 kroków dla programu Outlook

W programie Excel VBA można przygotować wiadomość e-mail w programie Outlook z adresem odbiorcy, tematem, treścią i załącznikiem do skoroszytu. Ten 11-etapowy przewodnik korzysta z klasycznej wersji programu Outlook dla systemu Windows i otwiera wiadomość jako wersję roboczą, co umożliwia jej weryfikację przed wysłaniem. Firma Microsoft wymienia makra VBA i model obiektów programu Outlook jako nieobsługiwane w nowym programie Outlook, dlatego ten przykład oparty na modelu COM nie będzie działał z nowym programem Outlook ani z programem Outlook w przeglądarce.

Przed rozpoczęciem zapisz swoją pracę i upewnij się, że zainstalowano klasyczny Outlook ze skonfigurowanym kontem e-mail. Kod korzysta z późnego wiązania, więc nie musisz dodawać odwołania do biblioteki Outlooka dla konkretnej wersji.

Wyślij e-mail za pomocą Excel VBA w 11 krokach

1. Sprawdź, czy klasyczny Outlook jest dostępny

Otwórz wersję Outlooka na komputer i upewnij się, że jej skrzynka pocztowa może wysłać wiadomość. To makro wymaga klasycznego Outlooka dla systemu Windows; karta Outlook.com, Outlook w sieci Web i nowy Outlook nie udostępniają obiektu automatyzacji COM używanego w tym przypadku. Zobacz porównanie funkcji klasycznego i nowego Outlooka firmy Microsoft .

2. Zapisz skoroszyt jako plik z włączoną obsługą makr

W programie Excel wybierz Plik > Zapisz jako , a następnie wybierz Skoroszyt programu Excel z obsługą makr (*.xlsm) . Zwykły plik .xlsx nie może przechowywać kodu VBA. Zapisz skoroszyt w lokalizacji, do której masz dostęp i pamiętasz jego ścieżkę.

3. Otwórz Edytor Visual Basic

Po otwarciu skoroszytu w aplikacji Excel na komputerze naciśnij klawisze Alt+F11 . W Eksploratorze projektów znajdź projekt, którego nazwa odpowiada nazwie skoroszytu. Jeśli edytor jest ukryty, naciśnij klawisze Ctrl+R, aby wyświetlić Eksplorator projektów.

4. Włóż moduł standardowy

W Edytorze Visual Basic wybierz projekt skoroszytu, wybierz Wstaw > Moduł i użyj nowego panelu kodu. Standardowy moduł to odpowiednie miejsce na makro uruchamiane na żądanie.

5. Dodaj makro tworzenia szkicu

Wklej tę procedurę do modułu. Sprawdzi ona, czy skoroszyt został zapisany, zweryfikuje ścieżkę do załącznika, utworzy wiadomość w programie Outlook i wyświetli ją bez wysyłania.

Option Explicit

Sub CreateOutlookDraft()
    Dim olApp As Object
    Dim olMail As Object
    Dim attachmentPath As String

    If Len(ThisWorkbook.Path) = 0 Then
        MsgBox "Save the workbook before creating the email.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If

    attachmentPath = ThisWorkbook.FullName
    If Len(Dir$(attachmentPath)) = 0 Then
        MsgBox "Workbook attachment not found: " & attachmentPath, vbExclamation
        Exit Sub
    End If

    On Error Resume Next
    Set olApp = GetObject(, "Outlook.Application")
    If olApp Is Nothing Then
        Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")
    End If
    On Error GoTo 0

    If olApp Is Nothing Then
        MsgBox "Classic Outlook could not be opened.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If

    Set olMail = olApp.CreateItem(0)
    With olMail
        .To = "recipient@example.com"
        .CC = ""
        .Subject = "Monthly report"
        .Body = "Hi," & vbCrLf & vbCrLf & _
                "Please review the attached monthly report." & _
                vbCrLf & vbCrLf & "Thanks,"
        .Attachments.Add attachmentPath
        .Display
    End With

    Set olMail = Nothing
    Set olApp = Nothing
End Sub

Argument liczbowy 0tworzy standardową przesyłkę pocztową. Dokumenty firmy Microsoft : Application.CreateItem , Attachments.Add i MailItem.Display .

6. Zastąp dane przykładowego e-maila

Zmień recipient@example.comadresata. .CCW razie potrzeby dodaj adresy, a następnie edytuj .Subjecttekst w .Body. Wartości tekstowe należy otaczać cudzysłowami i &łączyć za pomocą vbCrLf. W przykładzie użyto wiadomości tekstowej; nie wymaga ona formatowania HTML.

7. Wybierz załącznik

Zgodnie z opisem, ThisWorkbook.FullNamedołącza zapisany skoroszyt z włączonymi makrami. Jeśli chcesz dołączyć oddzielny raport, zastąp to zadanie pełną ścieżką dostępu, na przykład "C:\Reports\MonthlyReport.xlsx". Przed uruchomieniem makra upewnij się, że plik jest obecny i dostępny. Ta Attachments.Addmetoda dołącza plik do wiadomości.

8. Zapisz makro

Naciśnij Ctrl+S w edytorze lub wróć do Excela i zapisz skoroszyt. Zachowaj format .xlsm; zapisanie w formacie .xlsx spowoduje usunięcie projektu VBA. Przechowuj plik w zaufanym miejscu i nie włączaj makr w skoroszycie z nieznanego źródła.

9. Uruchom procedurę

Kliknij w środku CreateOutlookDrafti naciśnij klawisz F5 lub użyj polecenia Uruchom w edytorze. Jeśli program Excel blokuje makro, postępuj zgodnie z zasadami obowiązującymi w Twojej organizacji. Firma Microsoft informuje, że pakiet Office domyślnie blokuje makra w plikach oznaczonych jako pochodzące z internetu; zapoznaj się z wytycznymi dotyczącymi bezpieczeństwa makr, zamiast wyłączać zabezpieczenia globalnie.

10. Sprawdź wersję roboczą i wyślij ją samodzielnie

Outlook powinien otworzyć wiadomość z wypełnionym adresem, tematem, treścią i załącznikiem do skoroszytu. Sprawdź każdego odbiorcę i otwórz załącznik, jeśli jest to konieczne. Kliknij przycisk Wyślij w Outlooku dopiero po sprawdzeniu wersji roboczej. Kod celowo używa .Display, a nie .Send, aby zapobiec automatycznemu wysyłaniu wiadomości e-mail z błędami literowymi lub nieaktualnym plikiem.

11. Rozwiąż typowe problemy

• „Komponent ActiveX nie może utworzyć obiektu” lub Outlook jest niedostępny: sprawdź, czy klasyczna wersja Outlooka dla systemu Windows jest zainstalowana i skonfigurowana. Nowy Outlook i przeglądarka Outlook nie udostępniają wymaganego modelu obiektów Outlook.
• Makro nie zostanie uruchomione: upewnij się, że skoroszyt ma format .xlsm i sprawdź komunikat o zabezpieczeniach w programie Excel. Nie włączaj wszystkich makr, aby ominąć ostrzeżenie; ufaj tylko plikom i wydawcom, których znasz.
• Brakuje załącznika: najpierw zapisz skoroszyt lub popraw pełną ścieżkę do osobnego raportu. Sprawdź, czy plik nie znajduje się na niedostępnym dysku.

Ten przepływ pracy dotyczy wiadomości, którą przeglądasz i wysyłasz w klasycznym programie Outlook. W przypadku powtarzających się lub nienadzorowanych wiadomości e-mail w firmie, skorzystaj z usługi automatyzacji zatwierdzonej przez organizację i osobno weryfikuj odbiorców, załączniki i uprawnienia.