วิธีตรวจสอบการสะกดใน Excel

เรียนรู้วิธีตรวจการสะกดใน Excel เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องส่งแผ่นงาน Excelที่มีคำหรือวลีที่สะกดผิด บทช่วยสอนแสดงให้คุณเห็นวิธีการตรวจสอบตัวสะกดหลายวิธีใน Microsoft Excel เช่น การใช้คำสั่งการสะกด แป้นพิมพ์ลัด และแมโคร Excel (รหัส VBA)

วิธีตรวจการสะกดใน Excel โดยใช้เครื่องมือสะกดคำ

ถ้าคุณมีสมุดงาน Excel ที่มีข้อความสองสามข้อความ และคุณจำเป็นต้องตรวจสอบการสะกดเนื้อหา ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิดสมุดงาน Excel ของคุณ
2. เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการตรวจสอบการสะกดคำ
3. ถ้าคุณต้องการตรวจสอบการสะกดในเวิร์กชีตหลายแผ่น ให้กดCtrlแล้วเลือกเวิร์กชีตเหล่านั้น
4. ตอนนี้ คลิกที่ แท็บ รีวิวในเมนูริบบิ้นของ Excel

1. คุณจะเห็น คำสั่ง การสะกดคำในแท็บตรวจทาน คลิกที่เพื่อเปิดเครื่องมือตรวจตัวสะกด
2. เครื่องมือจะเน้นคำที่สะกดผิดคำแรกของช่วงเซลล์ที่เลือกโดยอัตโนมัติ
3. คลิกเปลี่ยนเพื่อแก้ไขคำที่สะกดผิดทีละคำ

โปรดจำไว้ว่าคุณต้องเลือกช่วงเซลล์สำหรับแก้ไขการสะกดคำ มิฉะนั้น Excel จะเริ่มสแกนทั้งแผ่นงานหากคุณเลือกเซลล์แบบสุ่ม   

วิธีตรวจสอบการสะกดใน Excel โดยใช้ปุ่มลัด

ต่อไปนี้เป็นทางลัดในกรณีที่คุณจำเป็นต้องตรวจสอบตัวสะกดบ่อยๆ:

1. ปุ่มลัดสำหรับเครื่องมือตรวจตัวสะกดของ Excel คือF7
2. เลือกเซลล์หรือแผ่นงานจากนั้นกดปุ่มF7 ควรอยู่ในส่วนแป้นฟังก์ชันของแป้นพิมพ์ QWERTY

1. เครื่องมือตรวจสอบการสะกดคำจะปรากฏขึ้น
2. คลิกเปลี่ยนเพื่อแก้ไขหนึ่งคำหรือเปลี่ยนทั้งหมดสำหรับทุกคำ  

วิธีตรวจสอบการสะกดใน Excel โดยใช้แมโคร Excel

หากคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน Excel และต้องการให้งานตรวจสอบการสะกดเป็นแบบอัตโนมัติ คุณควรลองใช้แมโคร Excel นี้:

1. กดAlt+F11เพื่อเปิดตัวแก้ไข Excel VBA (Visual Basic for Applications)
2. คลิกขวาที่VBAProject(Excel File Name.xlsx )
3. เลื่อนเคอร์เซอร์ของเมาส์ไปที่แทรกแล้วเลือกโมดูลจากเมนูที่ปรากฏขึ้น
4. กรอบโมดูล 1 (รหัส) จะเปิดขึ้น นี่คือโปรแกรมแก้ไข VBA ที่คุณต้องคัดลอกและวางโค้ด VBA ที่กล่าวถึงด้านล่างเพื่อตรวจสอบการสะกดคำ

Sub SpellCheckActiveSheet()

       Application.ScreenUpdating = เท็จ

       Application.Calculation = xlCalculationManual

       ActiveSheet.CheckSpelling

       Application.ScreenUpdating = จริง

       Application.Calculation = xlCalculationAutomatic

จบซับ

ตอนนี้ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อบันทึกและเรียกใช้รหัส VBA:

1. ในโปรแกรมแก้ไข VBA ให้กดCtrl+ S
2. เลือกไม่ในกล่องแจ้งเตือนที่ปรากฏขึ้น
3. ตอนนี้ Excel จะแจ้งให้คุณบันทึกไฟล์ Excel ก่อนหน้าอีกครั้ง
4. คุณจะเห็นเมนูแบบเลื่อนลงบันทึกเป็นประเภท ใน หน้าต่างบันทึกเป็น
5. คลิกที่เมนูและเลือกสมุดงานที่เปิดใช้งานมาโคร Excelจากรายการแบบเลื่อนลงนั้น
6. ตอนนี้คลิกที่บันทึกเพื่อบันทึกไฟล์ Excel ที่มีอยู่ของคุณด้วยรหัส VBA
7. กดAlt+Qเพื่อปิดตัวแก้ไข VBA
8. ปิดไฟล์ Excel ที่มีอยู่แล้วเปิดไฟล์ใหม่ด้วย Macro
9. คลิกที่ ปุ่ม เปิดใช้งานเนื้อหาเพื่อเปิดใช้งานมาโครในสมุดงาน Excel ของคุณ
10. กดAlt+F8เพื่อเปิดเมนูมาโคร แล้วเลือกSpellCheckActiveSheet

1. ตอนนี้คลิกที่Runเพื่อเปิดเครื่องมือสะกดคำ
2. คลิกที่Change Allเพื่อแก้ไขคำที่สะกดผิดทั้งหมด

บทสรุป

เนื่องจากMicrosoft Excel ควรประมวลผลตัวเลขและสูตรทางคณิตศาสตร์ นั่นไม่ได้หมายความว่าไม่ควรมีเครื่องมือตรวจสอบตัวสะกด มีเครื่องมือพื้นฐานที่ช่วยคุณแก้ไขปัญหาการสะกดคำ 

คุณสามารถใช้ขั้นตอนใดๆ ข้างต้นเพื่อกำจัดข้อผิดพลาดในการสะกดคำจากสมุดงาน Excel ของคุณและแสดงความน่าเชื่อถือของคุณต่อลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงาน