วิธีเรียกคืนอีเมลใน Outlook (ยกเลิกการส่งและแทนที่)

คุณเคยส่งอีเมลถึงผู้รับผิดหรือไม่? หรือลืมแนบเอกสารสำคัญแต่จำได้หลังจากกดส่งเท่านั้น?

ข้อผิดพลาดเหล่านี้และอีกมากมายเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับผู้ที่สื่อสารผ่านอีเมลบ่อยๆ และทุกครั้งที่มันเกิดขึ้น คุณจะพบว่าตัวเองกำลังค้นหาปุ่มยกเลิกการส่ง

หากคุณใช้แอป Outlook คุณจะเรียกคืนอีเมลได้อย่างหรูหรา ในบทความแบบทีละขั้นตอนนี้ เราจะแสดงวิธีเรียกคืนอีเมลใน Outlook เพื่อช่วยให้คุณไม่ต้องอายที่จะส่งอีเมลผิดพลาด นอกจากนี้คุณยังสามารถแก้ไขและส่งข้อความซ้ำได้อีกด้วย มาเริ่มกันเลย

ขั้นตอนในการเรียกคืนและส่งอีเมลซ้ำใน Outlook

หากต้องการเรียกคืนอีเมลใน Outlook ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิดแอป Outlook และไปที่ด้านซ้ายของหน้าจออีเมล Outlook เพื่อค้นหาแผงโฟลเดอร์
   
2. คลิกที่ “รายการที่ส่ง” ที่นี่ คุณจะเห็นข้อความทั้งหมดที่คุณเคยส่งผ่าน Outlook ค้นหาข้อความอีเมลที่คุณต้องการแทนที่หรือเรียกคืน
   
3. ดับเบิลคลิกที่รายการเพื่อเปิดข้อความในหน้าต่างอีเมล Outlook ใหม่ การเลือกอีเมลจากรายชื่ออีเมลเพียงอย่างเดียวจะไม่ทำให้คุณมีตัวเลือกสำหรับการเรียกคืนอีเมล
   
4. สำหรับ Ribbon แบบง่าย ให้คลิกแท็บข้อความแล้วเลือกเมนูเคบับหรือคำสั่งเพิ่มเติม (...) หลังคำสั่งข้อความรายงาน
5. แต่ถ้าคุณกำหนดค่าแอป Outlook เป็น Classic Ribbon ให้เลือกแท็บข้อความ
6. ในทั้งสองกรณี เมื่อคุณทำตามขั้นตอนด้านบนเสร็จแล้ว คุณจะเห็นคำสั่ง Actions สำหรับอินเทอร์เฟซ Ribbon แบบง่าย การดำเนินการจะอยู่ในเมนูบริบท อย่างไรก็ตาม สำหรับสไตล์ Classic Ribbon คำสั่ง Actions ควรอยู่ในเมนู Ribbon เอง
7. ตอนนี้คลิกที่ เรียกคืนข้อความนี้ จากคำสั่ง Actions
   
8. ณ จุดนี้ หากคุณไม่เห็นคำสั่ง เรียกคืนข้อความนี้ เป็นไปได้ว่าองค์กรของคุณไม่อนุญาตให้เรียกคืนอีเมลหรือไม่ได้ใช้เซิร์ฟเวอร์อีเมล Microsoft Exchange
9. ในกล่องโต้ตอบ เรียกคืนข้อความนี้ คุณจะพบการดำเนินการสองอย่างสำหรับการเรียกคืนอีเมล One ให้คุณลบอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านออกจากโฟลเดอร์ของผู้รับอย่างเงียบ ๆ อีกอันหนึ่งให้คุณแทนที่อีเมลที่เรียกคืน
10. เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการแล้วคลิกตกลงเพื่อสิ้นสุดการทำงาน

ข้อกำหนดสำหรับการเรียกคืนข้อความใน Outlook

คุณทำตามขั้นตอนเหล่านี้แล้ว แต่ยังไม่สามารถเรียกคืนข้อความของคุณใน Outlook ได้ใช่หรือไม่ สาเหตุอาจเป็นเพราะคุณไม่มีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนด

ต่อไปนี้เป็นเงื่อนไขบางประการที่ต้องปฏิบัติตามก่อนที่คุณจะสามารถเข้าถึงคุณลักษณะอีเมลเรียกคืนของ Outlook ได้:

• ทั้งผู้ส่งและผู้รับต้องใช้เซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange หรือบัญชีอีเมล Office 365 Outlook
• ผู้ส่งและผู้รับควรมาจากองค์กรเดียวกัน
• ผู้รับไม่ควรเปิดอีเมล
• กฎการทำงานอัตโนมัติของ Outlook เช่น การกำหนดโฟลเดอร์ไม่เข้าถึงอีเมล
• Microsoft ยังไม่ได้ทำให้คุณลักษณะนี้พร้อมใช้งานสำหรับเวอร์ชันเว็บของ Outlook
• หากบริการ Azure Information Protection ป้องกันข้อความอีเมล คุณลักษณะการเรียกคืนจะไม่ทำงาน

ดังนั้น ผู้ใช้ทางธุรกิจจึงเป็นผู้ที่ชื่นชอบคุณลักษณะการเรียกคืนอีเมลของ Outlook มากที่สุด อย่างไรก็ตาม หากอีเมล Outlook ของคุณมาจากที่ทำงานหรือโรงเรียน และผู้รับมาจากหน่วยงานเดียวกัน คุณอาจใช้คุณลักษณะอีเมลเรียกคืนได้โดยไม่มีอุปสรรคใดๆ

เคล็ดลับโบนัส: ผู้รับของคุณอาจเปิดใช้งานกฎเพื่อดำเนินการตามคำขอโดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าแอป Outlook ของผู้รับจะส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังทุกข้อความที่ได้รับ อาจเป็นเพราะพวกเขาอยู่ในช่วงวันหยุดหรือไม่พร้อมอ่านอีเมลในขณะนั้น

หากสิ่งนี้เกิดขึ้น คุณยังคงสามารถเรียกคืนข้อความของคุณได้สำเร็จ เนื่องจากผู้รับของคุณยังไม่ได้อ่านข้อความ อย่างไรก็ตาม พวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนว่าคุณลบข้อความ

จะทำอย่างไรถ้าคุณยกเลิกการส่งอีเมลใน Outlook ไม่ได้

ตัวเลือกการเรียกคืนจะไม่ทำงานเมื่อผู้รับเปิดข้อความแล้ว หากผู้รับเห็นว่าข้อความของคุณมีลำดับความสำคัญสูงหรือมีแนวโน้มที่จะเปิดอ่านทันทีหลังจากส่ง การดำเนินการนี้จะยกเลิกวัตถุประสงค์ทั้งหมด เนื่องจากคุณต้องสามารถปรับแต่งข้อความแสดงข้อผิดพลาดได้ก่อนที่ผู้รับจะเปิดขึ้น

ด้วยเหตุนี้ เราขอแนะนำให้คุณกำหนดเวลาข้อความของคุณ ด้วยวิธีนี้คุณจะมีเวลามากพอที่จะตรวจทานอีเมลของคุณก่อนที่จะส่งและแก้ไขข้อผิดพลาดใดๆ ที่เกิดขึ้น ดังนั้น คุณอาจไม่จำเป็นต้องจำอีเมลของคุณด้วยซ้ำ

ต่อไปนี้เป็นวิธีกำหนดเวลาข้อความของคุณใน Outlook:

1. คลิกที่ "ไฟล์" ที่มุมขวาบนของหน้าจอ
2. คุณจะเห็นหน้าจอใหม่ที่มีข้อมูลบัญชีของคุณ คลิกที่ “กฎและการแจ้งเตือน”
3. ในหน้าจอกฎ & การแจ้งเตือน คลิกที่ “กฎใหม่”
4. หน้าจอป๊อปอัปจะปรากฏขึ้น เลือก “ใช้กฎกับข้อความที่ฉันส่ง”
5. ไม่ต้องป้อนข้อมูลใดๆ ในช่อง “แก้ไขกฎ” เพียงคลิกถัดไป และยืนยันการเลือกของคุณ
6. อีกหน้าจอป๊อปอัปจะแสดงตำแหน่งที่ระบบจะถามคุณว่าคุณต้องการทำอะไรกับข้อความ คลิกที่ “เลื่อนการส่งออกไปหลายนาที” และป้อนระยะเวลาที่คุณต้องการให้ข้อความที่จะส่งยังคงอยู่ในโดเมนของคุณ ก่อนส่งถึงมือผู้รับ
7. ตั้งชื่อกฎนี้แล้วคลิกเสร็จสิ้น

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเรียกคืนข้อความใน Outlook

มักจะมีคำถามมากมายเกี่ยวกับวิธีเรียกคืนอีเมลใน Outlook ด้านล่างนี้คือคำถามและคำตอบที่โดดเด่นที่สุดบางส่วน:

ฉันสามารถเรียกคืนและแทนที่ข้อความของฉันหลัง��ากที่ผู้รับเปิดอ่านได้หรือไม่

ไม่ คุณต้องเรียกคืนข้อความก่อนที่ผู้รับจะเปิด ข้อความอาจอยู่ในโฟลเดอร์กล่องจดหมาย แต่ตราบใดที่พวกเขายังไม่ได้เปิด คุณสามารถเรียกคืนและแทนที่ i

การเรียกคืนข้อความอีเมลจะใช้ได้ทุกครั้งหรือไม่

ปัจจัยบางอย่างอาจขัดขวางโอกาสในการจำข้อความของคุณได้ เพื่อความปลอดภัย เราขอแนะนำให้คุณปรับตัวเลือก "ข้อความกำหนดเวลา" ที่เราพูดถึง

ผู้รับของฉันจะรู้ว่าฉันจำข้อความได้หรือไม่

ใช่ ผู้รับของคุณจะได้รับการแจ้งเตือนว่าคุณลบข้อความ คุณต้องรวดเร็ว มิฉะนั้น ผู้รับอาจเปิดข้อความก่อนที่คุณจะลบทิ้ง

ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าฉันจำข้อความได้แล้ว

คุณจะรู้ว่าข้อความของคุณถูกเรียกคืนแล้ว เนื่องจากข้อความนั้นจะไม่ปรากฏในโฟลเดอร์ส่งของคุณอีกต่อไป แต่จะปรากฏในฉบับร่างของคุณโดยอัตโนมัติ จากที่นี่ คุณสามารถเลือกที่จะแก้ไขข้อความของคุณแล้วส่งใหม่เพื่อแทนที่ข้อความนั้น

ฉันจะส่งข้อความที่เรียกคืนได้อย่างไร

หากคุณปรับแต่งข้อความที่เรียกคืนจนพอใจแล้ว ให้ส่งใหม่โดย:

• คลิกขวาที่ข้อความแล้วคลิกส่งใหม่ (สำหรับ Mac)
• คลิก File จากนั้นไปที่ Info แล้วคลิก Resend and Recall (สำหรับ Windows)

ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้ ตอนนี้คุณรู้วิธีเรียกคืนอีเมลใน Outlook แล้ว แต่มันไม่ได้จบเพียงแค่นั้น คุณยังสามารถแก้ไขและส่งอีเมลซ้ำได้อีกด้วย ดังนั้น แอป Outlook จึงมีตัวเลือกให้คุณยกเลิกการส่งอีเมลและให้คุณปรับปรุงข้อความอีเมลด้วยแนวคิดใหม่ๆ

คุณอาจต้องการเรียนรู้วิธีเปลี่ยนลายเซ็นของคุณใน Outlook เพื่อทำการแก้ไขในนาทีสุดท้ายก่อนที่คุณจะส่งอีเมลธุรกิจ