什麼是 Microsoft Access？它的資料庫工具是如何運作的？

Microsoft Access 是一款 Windows 桌面資料庫程序，用於組織相關資訊和建立小型資料庫應用程式。它將記錄儲存在表中，連接相關表，並允許您透過查詢、窗體和報表來處理資料。當電子表格不再滿足需求時，Access 非常有用，但它並非基於瀏覽器或 Mac 原生的資料庫程式。

什麼是 Microsoft Access？

Access 是一款關係型資料庫管理系統和應用程式建置工具。典型的資料庫使用一個文件，該文件可以包含資料表以及查詢、窗體、報表、巨集和程式碼模組。 Access 還可以連結到儲存在其他位置的數據，包括 SQL Server。微軟在其Access 資料庫基礎指南.accdb中解釋了其核心物件。

Microsoft Access 的工作原理

每個表儲存一種類型的信息。列是欄位；行是記錄。在訂單資料庫中，一個表可能包含客戶資訊，另一個表可能包含客戶的訂單資訊。每個客戶都有一個獨特的 CustomerID，訂單表中的相同 ID 將每個訂單與其對應的客戶關聯起來。這樣可以避免姓名和地址被複製到每個訂單記錄。關係還可以強制執行資料規則。請參閱 Microsoft 的Access 表和關係指南。

四個 Access 物件完成了大部分工作。

• 表格儲存有關客戶、產品、訂單或其他主題的記錄。
• 查詢可以篩選、排序、合併和計算資料。例如，查詢可以顯示未結帳訂單或按月計算的總銷售額。某些操作查詢會更新或刪除記錄，因此請在運行前仔細檢查。
• 表單提供了一種引導式的方式來輸入和編輯記錄，而不是直接在表格中操作。
• 報告以格式化和匯總的方式呈現選定的數據，以便查看、列印或共享。

Access 擁有視覺化查詢設計器，並支援 SQL，方便使用者編寫查詢語句。巨集可以自動執行常用操作；VBA 則可以新增更多自訂功能。您可以從空白資料庫或範本開始，然後調整其表格和介面。

一個實際例子

維修店可以將客戶、工單和零件分別儲存在不同的表格中。員工填寫表格提交請求；系統透過查詢找到仍處於待處理狀態的工單；系統產生報告，按週匯總已完成的工作。同一條客戶記錄可以關聯多個工單，無需重複複製客戶的聯絡資訊。

Access 可以匯入或匯出 Excel 數據，並連接到一些外部資料來源。 Excel 適合簡單的清單或計算；而當需要關聯表格和可重複的資料輸入工作流程時，Access 則較為實用。微軟的Access 與 Excel 對比指南詳細闡述了二者的差異。

當 Access 非常適合時

Access 非常適合需要在 Windows 電腦上建立結構化記錄、自訂表單和報表的小型團隊。它也適用於資料庫應用程式原型設計或維護現有的 Access 系統。微軟將 Access 列為僅限 PC 的產品；其可用性取決於 Microsoft 365 或 Office 許可證，通常不是免費的獨立應用程式。有關許可詳情，請查看最新的Access 產品頁面。

需要考慮的限制

• Access主要面向桌面和 Windows 系統：它沒有原生 Mac 版本。舊版 Access Web 應用程式依賴 Access Services，而微軟已從 Microsoft 365 和 SharePoint Online 中棄用了該服務。請勿期望舊版 Access Web 應用程式能夠提供現代化的瀏覽器或行動體驗。請參閱微軟Access Services 產品路線圖。
• 檔案大小與並發性：微軟列出的資料庫檔案最大大小為 2 GB（系統物件佔用空間除外），並髮使用者數上限為 255。這些是官方記錄的限制，並非推薦目標；實際效能取決於資料、查詢和網路配置。請參閱完整的Access 規格。
• 規劃共享使用：對於在本地網路上使用相同資料的多人，微軟建議將資料與介面分開。拆分資料庫將表保存在後端文件中，並為每個人提供一個包含窗體、查詢和報表的本機前端副本。對於較大的工作負載，可以使用 SQL Server 託管數據，而 Access 則繼續作為桌面前端。請參閱微軟的資料庫拆分指南。
• 了解安全模型： Access 可以使用.accdb密碼加密文件，但此格式不提供 Access 使用者層級安全性保護。對於敏感資料或基於使用者的權限，請使用資料庫伺服器（例如 SQL Server）並在其中設定安全性設定。 Microsoft 詳細說明了目前 Access 格式的使用者級安全性保護。

Microsoft Access 適合您嗎？

如果您需要一款能夠將關聯式資料庫與表單和報表結合的 Windows 桌面工具，而您的共用和資料需求不高，那麼 Access 是您的理想之選。如果您需要簡單的清單和計算，Excel 更適合您。如果使用者需要透過瀏覽器或行動裝置存取、精細的權限控制，或者需要處理超出 Access 檔案限制的數據，則可以考慮使用 Web 優先應用程式或伺服器資料庫。 Access 仍然可以作為 SQL Server 的前端，因此較大的資料層並不總是需要取代所有窗體或報表。