什麼是 Microsoft Access 以及它如何運作？

Microsoft Access 是 Microsoft 365 程式套件的一部分，是一個資料庫管理系統。它具有強大的查詢功能和友好的圖形使用者介面，可促進整個 Microsoft 產品套件的工作流程的統一。

然而，也有一些缺點需要注意。如果您對這些缺點（我們將在下文中詳細介紹）感到猶豫，我們在頁面底部列出了幾種您可能更喜歡的 MS Access 替代方案。探索現代替代方案至關重要，以確保您的資料庫解決方案能夠滿足當前和未來的需求。

什麼是 Microsoft Access？

Microsoft Access 是一個關聯式資料庫 (DB) 管理系統 (MS)。 DBMS 通常被定義為一個允許使用者定義、建立、維護和控制資料庫存取的系統。 Access 是 Microsoft 365 的一部分，但也可以作為獨立程式購買。

Microsoft Access 用於什麼？

最簡單的 MS Access 形式用於在表格中組織資料。它還可以查詢資訊並建立報告。您可能使用 Microsoft Access 的一個原因是建立應用程序，因為您不需要太多程式設計知識即可完成此操作。

Microsoft Access 在商業環境中的使用遠多於家庭使用。具體來說，通常情況下，企業需要有效率地組織和分析大量資料集。

我可以免費使用 Microsoft Access 嗎？

Microsoft Access 通常並非免費提供。它是 Microsoft 365 應用程式套件的一部分，而後者是一個付費軟體包。要使用 MS Access，您需要購買 Microsoft 365 許可證，該許可證不僅包含其資料庫管理系統，還包含其他應用程序，例如 Word、Excel 和 PowerPoint。

不過，微軟偶爾會提供Microsoft 365 的免費試用版，這是一個包含 Microsoft Access ��軟體套件訂閱版本。如果你運氣好，可以在學校或工作場所免費獲得 MS Access。或者，至少，某些學生或員工可以享有折扣價。

Microsoft Access 的主要功能

資料庫建立： Microsoft Access 可讓您建立和管理用於組織和儲存資料的關聯式資料庫。

範本庫：預先設計的資料庫範本可以輕鬆啟動各種項目，從項目追蹤到庫存管理。

資料驗證：驗證規則透過強制約束和資料一致性來確保資料完整性。

表設計：定義表格結構、欄位、資料類型和關係以建立資料庫的基礎。

查詢產生器：使用圖形使用者介面建立複雜的查詢來檢索、過濾和分析表中的資料。

巨集自動化：透過錄製或手動建立巨集來自動執行重複性任務。

關係管理：定義和管理表之間的關係。

報告產生器：包括用於建立專業外觀報告的工具，以各種格式總結和呈現數據。

Web 應用程式建立： MS Access 允許建立基於 Web 的應用程序，從而允許透過 Web 瀏覽器與資料庫進行互動。

安全性和使用者權限：使用者級安全設定支援控制誰可以存取、修改或查看資料庫的特定部分。

匯入/匯出：從各種來源（如 Excel 或 CSV 檔案）匯入數據，並匯出為不同的格式以實現數據共享。

Microsoft Access 的優勢

以下是我們特別喜歡 Microsoft Access 的一些面向：

Microsoft 365 集成

MS Access 與其他 Microsoft 應用程式（例如 Excel、Word 和 Outlook）無縫整合。這種互通性可讓您在軟體之間匯入/匯出資料、自動化流程並利用來自不同來源的現有資料。

自訂應用程式

Microsoft Access 是一個完整的平台，您可以用它來建立自訂資料庫應用程序，而且您無需具備豐富的程式設計知識！ MS Access 讓您可以設計表單來輸入資料、產生報表進行分析，以及建立查詢來擷取資訊。這種客製化功能使企業能夠根據自身的獨特需求客製化軟體，從而提高整體效率。

數據分析與報告

Access 可讓您從多個表中提取相關數據，讓您可以對資訊進行排序以取得見解，並且支援篩選功能。它還提供用於建立動態報告和圖表的工具，幫助您視覺化和分析趨勢和模式，從而更好地指導關鍵決策過程。

資料管理和儲存

與其資料分析功能類似，Microsoft Access 可讓您建立結構化資料庫來儲存和管理大量訊息，包括文字、數字、日期甚至多媒體檔案。這是 MS Access 等資料庫程式的常見功能。 Microsoft 的軟體擁有使用者友善的介面，方便設計和修改表格、欄位和關係，讓資料輸入和檢索更加精簡有序。

Microsoft Access 的缺點

以下是使用 Microsoft Access 的一些缺點：

安全問題

Microsoft Access 缺乏更專業的資料庫系統所具備的進階安全功能。雖然它提供了基本的用戶級安全和密碼保護，但可能無法提供敏感或機密資訊所需的資料加密和高級存取控制等級。這可能導致您的資料容易受到未經授權的存取和潛在的洩漏。

性能和可擴展性限制

Microsoft Access 資料庫可能難以處理更大的資料集和複雜的操作。隨著資料量的增加，其效能可能會下降，導致回應時間變慢，效率降低。 MS Access 更適合中小型資料庫；大型企業級系統可能需要更強大的資料庫管理系統。

缺乏網路和行動相容性

Microsoft Access 資料庫通常設計用於桌面應用，將其移轉到 Web 或行動平台可能頗具挑戰性。 Microsoft Access 缺乏用於建立響應式 Web 或行動應用程式的內建功能，這限制了需要遠端存取資料的使用者的可存取性和可用性。

高系統需求

最新版本的 MS Access 需要 Windows 11 或 Windows 10 系統。許多老舊系統仍在運行舊版 Windows。這使得這些系統升級到新版 Windows 變得非常複雜，而對於大型企業來說，升級難度極大，而且成本高昂。

2023 年 Microsoft Access 是否仍有用？

Microsoft Access 因其在建立小規模資料庫和應用程式方面相對簡單且不需要高級程式設計技能而廣受歡迎。

然而，多年來，技術格局發生了顯著變化。隨著更強大、更可擴展的資料庫管理系統（例如 Microsoft SQL Server、MySQL 等，請參閱下文）的興起，以及 Azure SQL Database 等基於雲端的資料庫選項，Microsoft Access 的限制變得更加明顯。這些替代方案提供了更好的效能、可擴展性、安全性以及對更大資料集的支援。對於資料需求不斷成長且希望建立更複雜應用程式的組織來說，Access 可能並非最佳選擇。

話雖如此，Microsoft Access 在某些特定用例中仍然適用。對於需要快速建立簡單資料庫且無需複雜學習的小型企業、教育機構或個人來說，Microsoft Access 可能很有價值。在遷移到更強大的平台之前，它還可以作為原型設計或概念驗證應用程式的工具。此外，在某些情況下，這可以說是最關鍵的一點：在存在基於 Access 建置的遺留系統的情況下，可能需要對其進行維護和更新。

儘管 Microsoft Access 的相關性有所下降，但在以簡單性、快速開發和有限的資料庫需求為主要考慮因素的場景中，它仍然佔有一席之地。在決定是否採用或繼續使用 Microsoft Access 之前，您應該評估您的特定需求、預算和長期成長計劃。

Microsoft Access 的替代方案

如果您正在尋找 Microsoft Access 的免費替代方案，可以考慮使用 LibreOffice Base 等開源資料庫管理系統或 Apache OpenOffice 等項目，它們提供類似的功能，且無需付費。這些程式也是Microsoft Office 的優秀替代品。

但請記住，這些替代方案可能不具備與 Microsoft Access 完全相同的功能，如果您習慣使用 Microsoft Access，則可能需要一些學習時間。