如何在 Excel 中使用 VBA 傳送電子郵件：Outlook 的 11 個步驟

Excel VBA 可以產生包含收件者、主題、內文和工作簿附件的 Outlook 電子郵件。本指南共 11 步，使用經典版 Windows Outlook，並將郵件以草稿形式打開，以便您在發送前進行驗證。微軟已將 VBA 巨集和 Outlook 物件模型列為新版 Outlook 不支援的功能，因此本範例基於 COM，無法在新版 Outlook 或瀏覽器中使用 Outlook。

在開始之前，請儲存您的工作並確認已安裝經典版 Outlook 並配置了電子郵件帳戶。程式碼使用後期綁定，因此您無需新增特定版本的 Outlook 庫引用。

只需 11 步，即可使用 Excel VBA 發送電子郵件

1. 確認經典版 Outlook 可用

開啟桌面版 Outlook，並確保其信箱可以傳送郵件。此巨集需要經典版 Outlook for Windows；Outlook.com 標籤頁、Outlook 網頁版和新版 Outlook 皆不提供此處使用的 COM 自動化物件。請參閱 Microsoft 的經典版和新版 Outlook 功能比較。

Excel 工作簿，其後開啟經典的 Outlook 桌面視窗。 — 步驟 1：使用 Windows 桌面版 Excel 和經典版 Outlook。

2. 將工作簿另存為啟用巨集的文件

在 Excel 中，選擇「檔案」>「另存為」，然後選擇「啟用巨集的 Excel 工作簿 (*.xlsm)」。普通的 .xlsx 檔案無法保留 VBA 程式碼。將工作簿儲存到您可以存取並記住其路徑的位置。

在「Excel 另存為」對話方塊中，選擇啟用巨集的 .xlsm 工作簿類型。 — 步驟 2：儲存時選擇啟用巨集的 .xlsm 格式。

3. 開啟 Visual Basic 編輯器

在 Excel 桌面應用程式中開啟工作簿後，按Alt+F11。在「專案資源管理器」中，找到名稱與工作簿相符的項目。如果編輯器處於隱藏狀態，請按 Ctrl+R 顯示「專案資源管理器」。

Visual Basic 編輯器顯示了 Excel 工作簿專案和一個空白的程式碼窗格。 — 步驟 3：工作簿項目出現在 Visual Basic 編輯器中。

4. 插入標準模組

在 Visual Basic 編輯器中，選擇工作簿項目，選擇「插入」>「模組」，然後使用新程式碼窗格。標準模組適合放置按需運行的巨集。

Visual Basic 編輯器，勾選「插入」選單，並高亮顯示「模組」指令。 — 步驟 4：插入巨集的標準模組。

5. 新增草稿建立宏

將此過程貼到模組中。它會檢查工作簿是否已儲存，驗證附件路徑，建立 Outlook 郵件，並將其顯示出來但不傳送。

包含 CreateOutlookDraft 流程開頭的 VBA 模組。 — 步驟 5：將該過程新增至新模組。

Option Explicit

Sub CreateOutlookDraft()
    Dim olApp As Object
    Dim olMail As Object
    Dim attachmentPath As String

    If Len(ThisWorkbook.Path) = 0 Then
        MsgBox "Save the workbook before creating the email.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If

    attachmentPath = ThisWorkbook.FullName
    If Len(Dir$(attachmentPath)) = 0 Then
        MsgBox "Workbook attachment not found: " & attachmentPath, vbExclamation
        Exit Sub
    End If

    On Error Resume Next
    Set olApp = GetObject(, "Outlook.Application")
    If olApp Is Nothing Then
        Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")
    End If
    On Error GoTo 0

    If olApp Is Nothing Then
        MsgBox "Classic Outlook could not be opened.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If

    Set olMail = olApp.CreateItem(0)
    With olMail
        .To = "recipient@example.com"
        .CC = ""
        .Subject = "Monthly report"
        .Body = "Hi," & vbCrLf & vbCrLf & _
                "Please review the attached monthly report." & _
                vbCrLf & vbCrLf & "Thanks,"
        .Attachments.Add attachmentPath
        .Display
    End With

    Set olMail = Nothing
    Set olApp = Nothing
End Sub

數字參數0用於建立標準郵件項目。 Microsoft 文件中提到了 Application.CreateItem、Attachments.Add和MailItem.Display。

6. 替換範例電子郵件詳細信息

更改recipient@example.com為預期收件人。.CC如有需要，請新增地址，然後編輯.Subject文字.Body。文字值需用引號括起來，並使用 `<br>`&標籤連接行vbCrLf。範例使用純文字訊息，無需 HTML 格式。

VBA 編輯器，其中電子郵件巨集中突出顯示了範例收件者和主題欄位。 — 步驟 6：取代範例收件人；依照相同的步驟編輯主題和正文。

7. 選擇附件

依照目前的寫法，此方法ThisWorkbook.FullName會附加已儲存的啟用巨集的工作簿本身。如果您想要附加單獨的報表，請將該賦值替換為其完整的檔案路徑，例如 `/var/login/report/` "C:\Reports\MonthlyReport.xlsx"。運行巨集之前，請確認檔案存在且可存取。此Attachments.Add方法會將文件附加到郵件中。

VBA 程式碼在建立 Outlook 郵件之前檢查報告附件路徑。 — 步驟 7：確認附件路徑指向一個現有文件。

8. 保存巨集

在編輯器中按Ctrl+S儲存，或切換回 Excel 並儲存工作簿。請保留 .xlsm 格式；另存為 .xlsx 會刪除 VBA 項目。將檔案儲存在您信任的位置，並且不要在來自未知來源的工作簿中啟用巨集。

Excel 和 VBA 編輯器視窗顯示已儲存的 .xlsm 工作簿和儲存控制項。 — 步驟 8：儲存工作簿，同時保留 .xlsm 副檔名。

9. 運行該程式

點選文字方塊內部CreateOutlookDraft並按F5 鍵，或使用編輯器的「執行」指令。如果 Excel 阻止了巨集，請遵循您所在組織的策略。微軟指出，Office 預設會阻止標記為來自 Internet 的檔案中的巨集；請閱讀其巨集安全指南，而不是全域關閉保護功能。

Visual Basic 編輯器執行選單顯示所選巨集的 F5 命令。 — 步驟 9：從 Visual Basic 編輯器執行巨集。

10. 檢查草稿並自行發送

Outlook 應自動開啟一封郵件，郵件地址、主題、內文和工作簿附件均已填寫完畢。請核實每位收件人，並在必要時開啟附件。僅在檢查草稿後，才可點選 Outlook 的「傳送」.Display按鈕。程式碼刻意使用`<email>` 而非 `<email>` .Send，以防止自動發送拼字錯誤或過期的檔案。

經典 Outlook 草稿，包含收件者、主題和工作簿附件，可供審查。 — 步驟 10：檢視 Outlook 草稿和附件工作簿。

Outlook 的撰寫窗口，傳送按鈕可見，草稿仍處於開啟狀態。 — 確認訊息詳情後再發送。

11. 解決常見問題

「ActiveX 元件無法建立物件」或 Outlook 不可用：請確認已安裝並設定 Windows 版經典 Outlook。新版 Outlook 和瀏覽器版 Outlook 不提供所需的 Outlook 物件模型。
巨集將無法運作：請確認工作簿為 .xlsm 格式，並檢視 Excel 的安全性提示。不要為了繞過警告而啟用所有巨集；僅信任您認可的文件和發布者。
附件缺失：請先儲存工作簿，或更正單獨報告的完整路徑。請檢查檔案是否位於不可用的磁碟機上。

此工作流程適用於您在經典版 Outlook 中審查並傳送的郵件。對於重複發送或無人值守的商務郵件，請使用組織認可的自動化服務，並單獨驗證收件者、附件和權限。