كيفية استدعاء بريد إلكتروني في Outlook (إلغاء الإرسال والاستبدال)

هل سبق لك أن أرسلت بريدًا إلكترونيًا إلى المستلم الخطأ؟ أو نسيت إرفاق مستند مهم ولكن تذكرت فقط بعد الضغط على إرسال؟

تكاد تكون هذه الأخطاء وغيرها حتمية للأشخاص الذين يتواصلون بشكل متكرر عبر البريد الإلكتروني. وفي كل مرة يحدث ذلك ، تجد نفسك تبحث عن زر إلغاء الإرسال.

إذا كنت تستخدم تطبيق Outlook ، فلديك رفاهية استدعاء بريد إلكتروني. في هذه المقالة خطوة بخطوة ، سنعرض لك كيفية استدعاء بريد إلكتروني في Outlook لإنقاذك من الإحراج الناتج عن إرسال بريد إلكتروني به أخطاء. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا تعديل الرسالة وإعادة إرسالها. دعنا نذهب اليها.

خطوات استدعاء وإعادة إرسال بريد إلكتروني في Outlook

لاستدعاء بريد إلكتروني في Outlook ، اتبع الخطوات التالية:

1. افتح تطبيق Outlook وانتقل إلى الجانب الأيسر من شاشة البريد الإلكتروني في Outlook للعثور على لوحة المجلد.
   
2. انقر فوق "العناصر المرسلة". هنا ، سترى جميع الرسائل التي أرسلتها مسبقًا عبر Outlook. حدد موقع رسالة البريد الإلكتروني التي تريد استبدالها أو استدعائها.
   
3. انقر نقرًا مزدوجًا فوق العنصر لفتح الرسالة في نافذة بريد إلكتروني جديدة في Outlook. مجرد تحديد البريد الإلكتروني من قائمة البريد الإلكتروني لن يمنحك خيار استدعاء البريد الإلكتروني.
   
4. بالنسبة إلى الشريط المبسط ، انقر فوق علامة التبويب رسالة وحدد قائمة الكباب أو المزيد من الأوامر (...) بعد أمر الإبلاغ عن الرسالة.
5. ولكن ، إذا قمت بتكوين تطبيق Outlook الخاص بك على الشريط الكلاسيكي ، فما عليك سوى تحديد علامة التبويب رسالة.
6. في كلتا الحالتين ، بمجرد إكمال الخطوات المذكورة أعلاه ، سترى أمر الإجراءات. بالنسبة لواجهة الشريط المبسط ، ستكون الإجراءات في قائمة السياق. ومع ذلك ، بالنسبة إلى نمط الشريط الكلاسيكي ، يجب أن يكون أمر الإجراءات داخل قائمة الشريط نفسها.
7. الآن ، انقر فوق استدعاء هذه الرسالة من أمر الإجراءات.
   
8. في هذه المرحلة ، إذا كنت لا ترى الأمر استدعاء هذه الرسالة ، فمن المحتمل أن مؤسستك لا تسمح باستدعاء البريد الإلكتروني أو لا تستخدم خادم بريد Microsoft Exchange.
9. في مربع الحوار Recall This Message ، ستجد إجراءين لاستدعاء البريد الإلكتروني. يتيح لك أحدهما حذف رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة بصمت من مجلد المستلم. الآخر يتيح لك استبدال البريد الإلكتروني الذي تم استدعاؤه.
10. اختر الخيار الذي تريده وانقر فوق موافق لإنهاء العمل.

متطلبات استدعاء رسالة في Outlook

هل اتبعت هذه الخطوات ، ومع ذلك لا تزال غير قادر على استدعاء رسالتك في Outlook؟ قد يكون السبب هو أنك لم تستوفِ المتطلبات.

فيما يلي بعض الشروط التي يجب تلبيتها قبل أن تتمكن من الوصول إلى ميزة Outlook Recall للبريد الإلكتروني:

• يجب أن يستخدم كل من المرسل والمتلقي خادم Microsoft Exchange أو حساب البريد الإلكتروني Office 365 Outlook.
• يجب أن يكون المرسل والمتلقي من نفس المنظمة.
• يجب ألا يكون المستلم قد فتح البريد الإلكتروني بعد.
• قواعد أتمتة Outlook مثل تعيين المجلد لم تصل إلى البريد الإلكتروني.
• لم تجعل Microsoft هذه الميزة متاحة لإصدار Outlook Web حتى الآن.
• إذا كانت خدمة حماية البيانات في Azure تحمي رسالة بريد إلكتروني ، فلن تعمل ميزة الاستدعاء.

وبالتالي ، فإن مستخدمي الأعمال هم أكبر مستمتعي بميزة استدعاء البريد الإلكتروني في Outlook. ومع ذلك ، إذا كان بريدك الإلكتروني في Outlook من العمل أو المدرسة ، وكان المستلم من نفس الكيان ، فيمكنك على الأرجح استخدام ميزة استدعاء البريد الإلكتروني دون أي عائق.

نصيحة إضافية: قد يقوم المستلم بتمكين قاعدة ما لمعالجة الطلبات تلقائيًا. هذا يعني أن تطبيق Outlook الخاص بالمستلم يرسل ردًا تلقائيًا على كل رسالة يتلقونها. قد يكون هذا بسبب أنهم في إجازة أو غير متاحين لقراءة رسائل البريد الإلكتروني في ذلك الوقت.

إذا حدث هذا ، فلا يزال بإمكانك تذكر رسالتك بنجاح ، وذلك لأن المستلم لم يقرأ الرسالة. ومع ذلك ، سيتلقون إشعارًا بأنك حذفت رسالة.

ماذا تفعل إذا لم تتمكن من إلغاء إرسال بريد إلكتروني في Outlook

لن يعمل خيار الاستدعاء بمجرد أن يفتح المستلم الرسالة. إذا اعتبر المستلم رسائلك ذات أولوية عالية أو من المحتمل أن يفتحها فور إرسالها ، فإن هذا يتعارض مع الغرض بأكمله لأنه يجب أن تكون قادرًا على تعديل رسالة الخطأ قبل أن يفتحها المستلم.

لهذا السبب ، نوصي بجدولة رسائلك. بهذه الطريقة يكون لديك الوقت الكافي لمراجعة بريدك الإلكتروني قبل تسليمه وتصحيح أي أخطاء تم ارتكابها. وبالتالي ، قد لا تحتاج حتى إلى استدعاء بريدك الإلكتروني.

فيما يلي كيفية جدولة رسائلك على Outlook:

1. انقر فوق "ملفات" في الزاوية اليمنى العليا من الشاشة
2. سترى شاشة جديدة بمعلومات حسابك ، انقر فوق "القواعد والتنبيهات"
3. في شاشة القواعد والتنبيهات ، انقر فوق "قاعدة جديدة"
4. ستظهر شاشة منبثقة ، حدد "تطبيق القواعد على الرسائل التي أرسلها"
5. لا تدخل أي شيء في مربع "تحرير القاعدة" ، فقط انقر فوق التالي ، وأكد اختيارك
6. ستظهر شاشة منبثقة أخرى حيث سيتم سؤالك عما تريد القيام به بالرسالة ، والنقر على "تأجيل التسليم لعدة دقائق" ، وإدخال المدة التي تريد أن تظل فيها رسائلك التي سيتم إرسالها في نطاقك قبل أن يتم تسليمها إلى المستلمين الخاصين بك.
7. قم بتسمية هذه القاعدة وانقر فوق إنهاء.

الأسئلة الشائعة حول استدعاء الرسائل في Outlook

عادة ما يكون هناك الكثير من الاستفسارات حول كيفية استدعاء بريد إلكتروني في Outlook. فيما يلي بعض أبرز الأسئلة وإجاباتها:

هل يمكنني استدعاء واستبدال رسالتي بعد أن يفتحها المستلم؟

لا ، أنت بحاجة إلى استدعاء الرسالة قبل أن يفتحها المستلم. قد تكون الرسالة في مجلد البريد الوارد الخاص بهم ولكن طالما أنهم لم يفتحوها بعد ، يمكنك استدعاء واستبدال i

هل يعمل استدعاء رسائل البريد الإلكتروني في كل مرة؟

قد تعيق بعض العوامل فرصك في تذكر رسالتك. لكي تكون في الجانب الأكثر أمانًا ، ننصحك بالتكيف مع خيار "جدولة الرسالة" الذي ناقشناه

هل سيعرف المستلم أنني استدعت رسالة؟

نعم ، سيتلقى المستلم إشعارًا لإعلامه بأنك حذفت رسالة. يجب أن تكون سريعًا ، وإلا فقد يفتح المستلم الرسالة قبل حذفها.

كيف أعرف ما إذا كنت قد استدعت رسالة؟

ستعرف أنه تم استدعاء رسالتك لأنها لن تظهر بعد ذلك في مجلد المرسل ولكنها ستظهر تلقائيًا في مسوداتك. من هنا ، يمكنك اختيار تعديل رسالتك وإعادة إرسالها لاستبدالها

كيف يمكنني إعادة إرسال رسالة تم استدعاؤها؟

إذا قمت بتعديل رسالتك التي تم استدعاؤها بما يرضيك ، فأعد إرسالها عن طريق:

• انقر بزر الماوس الأيمن فوق الرسالة وانقر فوق إعادة الإرسال (لنظام التشغيل Mac)
• انقر فوق ملف ، ثم انتقل إلى المعلومات ، وانقر فوق إعادة الإرسال والاستدعاء (لنظام التشغيل Windows)

باستخدام هذه النصائح ، تعرف الآن كيفية استدعاء بريد إلكتروني على Outlook. لكنها لا تنتهي عند هذا الحد. يمكنك أيضًا تعديل البريد الإلكتروني وإعادة إرساله. وبالتالي ، يوفر لك تطبيق Outlook خيار إلغاء إرسال بريد إلكتروني ويسمح لك بتجديد رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك بأفكار جديدة.

قد ترغب أيضًا في معرفة كيفية تغيير توقيعك في Outlook لإجراء بعض التعديلات في اللحظة الأخيرة قبل إرسال بريد إلكتروني للعمل.