Wenn eine LibreOffice Writer-PDF-Datei auf einem anderen Computer anders aussieht, Zeichen fehlen oder eine Vorabprüfung nicht eingebettete Schriftarten meldet, hängt die richtige Vorgehensweise davon ab, was Sie übermitteln möchten. Wenn die PDF-Datei ihre Schriftarten unbedingt enthalten muss, exportieren Sie sie als PDF/A und überprüfen Sie die resultierende Datei. Wenn die Empfänger das Dokument in LibreOffice weiterbearbeiten sollen, betten Sie die Schriftarten stattdessen in die ODT-Datei ein. Dies sind separate Einstellungen: Das Einbetten einer Schriftart in eine ODT-Datei beweist nicht automatisch, dass die exportierte PDF-Datei diese Schriftart enthält.
Das Einbetten von Schriftarten kann auch durch die Lizenz der Schriftart oder fehlende Glyphen verhindert werden. In solchen Fällen reicht es oft nicht aus, die Exporteinstellungen allein zu ändern; die praktikable Lösung ist häufig der Austausch der Schriftart gegen eine, die das Einbetten von Schriftarten erlaubt und die verwendeten Zeichen unterstützt.
| Brauchen | Empfohlene Route | Abwägung prüfen |
|---|---|---|
| Liefern Sie eine PDF-Datei aus, die die Schriftarten enthalten sollte. | Exportieren Sie die Datei mit einer unterstützten PDF/A-Version und überprüfen Sie anschließend die Schriftartenliste der PDF-Datei. | PDF/A ist ein Archivierungsformat mit Konformitätsanforderungen, die über Schriftarten hinausgehen. Prüfen Sie Formulare, Unterschriften, Farben und andere Sondermerkmale im Ergebnis. |
| Senden Sie ein bearbeitbares Writer-Dokument | Aktivieren Sie in den ODT-Einstellungen unter Datei > Eigenschaften > Schriftart die Schriftarteinbettung und die benötigten Skriptkategorien. | Das ODT kann größer werden, und die Lizenzbestimmungen für Schriftarten gelten weiterhin. |
| Arbeiten mit einer eingeschränkten oder nicht verfügbaren Schriftart | Ersetzen Sie die Schriftart durch eine lizenzierte, einbettbare Schriftart, die die erforderlichen Glyphen enthält, und exportieren Sie die Datei anschließend erneut. | Zeilenumbrüche, Seitenzahlen und das visuelle Erscheinungsbild des Dokuments können sich ändern. |
| Bewahren Sie eine kleine, weitgehend kompatible PDF-Datei auf. | Verwenden Sie eine geeignete installierte Schriftart und prüfen Sie, ob die Schriftarten der PDF-Datei eingebettet oder ersetzt sind. | Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Schriftart eingebettet ist, nur weil sie auf dem Computer, der die PDF-Datei erstellt hat, korrekt angezeigt wird. |
Die allgemeine Hilfe zum PDF-Export in LibreOffice besagt, dass die PDF/A-Optionen alle im Quelldokument verwendeten Schriftarten einbetten. Die Hilfe zum Einbetten von Schriftarten beschreibt separate Steuerelemente zum Einbetten von Schriftarten in die bearbeitbare Dokumentdatei. Beschriftungen und Dialoglayout können je nach LibreOffice-Version und Benutzeroberfläche leicht variieren.
Drei Symptome können leicht verwechselt werden. Eine PDF-Datei kann melden, dass eine Schriftart nicht eingebettet ist; eine Schriftart kann zwar eingebettet sein, aber das entsprechende Zeichen für ein bestimmtes Symbol fehlt; oder die PDF-Datei verwendet eine andere Schriftart, weil die gewünschte Schriftart nicht verfügbar war oder nicht eingebettet werden konnte. Ein vierter Fall ist eine Warnung des PDF/A-Validators bezüglich eines anderen Konformitätsproblems. Allein das Einbetten von Schriftarten macht eine Datei nicht vollständig PDF/A-konform.
Öffnen Sie die exportierte PDF-Datei auf einem zweiten Computer oder in einem anderen PDF-Reader und prüfen Sie die relevanten Zeichen, insbesondere Akzente, Symbole und nicht-lateinische Schriftzeichen. Öffnen Sie in einem PDF-Reader mit Dokumenteigenschaften den Bereich „Schriftarten“ und suchen Sie nach Einträgen mit der Bezeichnung „Eingebettet“ oder „Eingebetteter Teilsatz“. Ein Teilsatz enthält nur die für die jeweilige PDF-Datei benötigten Glyphen, was in der Regel für die Anzeige und den Druck ausreicht. Falls der PDF-Reader diese Informationen nicht anzeigt, verwenden Sie ein etabliertes PDF-Prüftool oder eine für Ihren Workflow geeignete Konformitätsprüfung.
In Writer wählen Sie „Datei“ > „Exportieren als“ > „Als PDF exportieren“ (der genaue Menüpfad kann je nach Benutzeroberfläche variieren). Öffnen Sie die allgemeinen Optionen und wählen Sie unter „PDF-Version“ oder „Archivierung“ ein verfügbares PDF/A-Format aus. Exportieren Sie die Datei in eine neue Datei und überprüfen Sie diese PDF-Datei anschließend, anstatt sich nur auf den Exportdialog zu verlassen.
Verwenden Sie diesen Weg, wenn ein Empfänger, ein Archiv oder ein Dokumentenverarbeitungsprozess PDF/A erfordert oder wenn die zuverlässige Darstellung auf verschiedenen Systemen wichtiger ist als die Ausgabe als reguläres PDF. Die aktuelle Hilfe von LibreOffice beschreibt die Optionen PDF/A-1b, PDF/A-2b und PDF/A-3b in ihrer Exportdokumentation. Wählen Sie die von Ihrer empfangenden Organisation oder Ihrem Archiv benötigte Variante; wählen Sie nicht eine, nur weil der Name neuer klingt. PDF/A-Versionen unterscheiden sich in ihren zulässigen Funktionen. Testen Sie daher gegebenenfalls interaktive Elemente, Formulare, Signaturen, Transparenz und farbabhängige Inhalte.
Wenn beim Export eine Warnung erscheint, dass eine Schriftart nicht eingebettet werden kann, notieren Sie sich die in der Warnung genannte Schriftfamilie und den Schriftschnitt. Prüfen Sie anschließend, ob diese Schriftart im Dokument tatsächlich verwendet wird und ob sie das Einbetten zulässt. Eine PDF/A-Auswahl kann die Einbettungsbeschränkungen einer Schriftart nicht außer Kraft setzen und keine fehlenden Glyphen erzeugen. Ersetzen Sie die eingeschränkte Schriftart, installieren Sie die lizenzierte Schriftart, falls diese fehlt, oder fordern Sie beim Schriftartanbieter eine Version an, die das Einbetten erlaubt. Exportieren Sie das Dokument erneut und überprüfen Sie den Schriftartstatus in der neuen PDF-Datei.
Verwenden Sie diese Option, wenn der Empfänger das Writer-Dokument öffnen und bearbeiten muss und nicht nur eine statische PDF-Datei lesen kann. Öffnen Sie „Datei“ > „Eigenschaften“ > „Schriftart“ , aktivieren Sie „Schriftarten in das Dokument einbetten“ und wählen Sie die gewünschten Schriftkategorien, z. B. Lateinisch, Asiatisch oder Komplex. Wenn Sie zusätzlich „ Nur im Dokument verwendete Schriftarten einbetten“ aktivieren , werden nicht verwendete Schriftarten ausgelassen. Dadurch kann die ODT-Datei kleiner bleiben. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden möglicherweise Schriftarten, auf die in Formatvorlagen oder direkter Formatierung verwiesen wird, auch dann eingebettet, wenn diese Formatvorlagen aktuell nicht angewendet werden. Dies kann dazu beitragen, dass die späteren Bearbeitungsoptionen einer Vorlage erhalten bleiben.
Speichern Sie die ODT-Datei, öffnen Sie sie nach Möglichkeit in einer separaten LibreOffice-Installation und überprüfen Sie die Seiten mit benutzerdefinierten Schriftarten. Das Einbetten von Schriftarten kann die Portabilität verbessern, erhöht aber die Dokumentgröße. Es ändert auch nichts an den Prüfungen des PDF-Exports: Erstellen Sie die PDF-Datei separat und überprüfen Sie anschließend die Schriftarten. Schriftartlizenzen können das Einbetten in Dokumente einschränken, und LibreOffice liest die Einbettungsberechtigungen aus den Flags der Schriftartdatei. Die LibreOffice-Anleitung zum Einbetten von Schriftarten erläutert sowohl die Skriptoptionen als auch die Lizenzbeschränkungen.
Ersetzen Sie eine Schriftart, wenn Writer eine Einbettungsbeschränkung meldet, die gewünschte Schriftart im System fehlt oder im PDF Kästchen oder ersetzte Zeichen angezeigt werden. Wählen Sie eine Ersatzschriftart anhand messbarer Kriterien: Glyphenabdeckung für jede verwendete Sprache und jedes Symbol, Einbettungsberechtigung im Ausgabeformat, Verfügbarkeit auf den Rechnern, die die Quelldatei bearbeiten, und akzeptabler Zeilenumbruch in den exportierten Seiten. Eine Schriftart, die für englischen Fließtext geeignet ist, enthält möglicherweise keine CJK-Zeichen, mathematische Symbole oder Spezialglyphen im selben Dokument.
Nach der Änderung der Schriftart sollten Sie Überschriften, Tabellen, Fußnoten, Seitenumbrüche und jeglichen Text innerhalb von Formen überprüfen. Ähnlich aussehende Schriftarten können unterschiedliche Breiten und Metriken aufweisen, wodurch Absätze verschoben oder Inhalte auf eine andere Seite geschoben werden können. Wenn die Beibehaltung der exakten Seitennummerierung oder des Brandings unerlässlich ist, vergleichen Sie die neue PDF-Datei Seite für Seite, bevor Sie sie versenden.
Wenn eine Schriftart nicht eingebettet ist, notieren Sie sich deren genaue Schriftfamilie und -art, prüfen Sie die Einbettungsberechtigung beim Schriftanbieter und testen Sie eine zulässige Alternative. Werden die Schriftarten zwar als eingebettet angezeigt, die Zeichen aber weiterhin fehlerhaft dargestellt, untersuchen Sie die Glyphenabdeckung oder die Textkodierung, anstatt die PDF-Exporteinstellungen zu wiederholen. Die beste Lösung ist diejenige, die die Formatvorgaben des Empfängers erfüllt und gleichzeitig die erforderliche Bearbeitbarkeit, Darstellung und Barrierefreiheit gewährleistet.
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