Outlook 2010 ist zweifellos eine herausragende App unter den verfügbaren Personal Information Managern (PIM). Neben dem Senden und Empfangen von E-Mails bietet es zahlreiche Tools und Funktionen, mit denen Benutzer Aufgaben, E-Mails, Kalender und Kontakte zentral verwalten und organisieren können. Heute werfen wir einen Blick auf die Outlook 2010- Kontakte, mit denen Sie ganz einfach Kontaktlisten hinzufügen, bearbeiten, verwalten und organisieren können.
Starten Sie zunächst Outlook 2010, um sich die verfügbaren Kontaktoptionen genauer anzusehen. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Kontakte.
Das Hauptfenster „Kontakte“ wird angezeigt und zeigt die vorhandenen Kontakte.
Navigieren Sie zur Registerkarte „Startseite“. Dort wird eine Liste der Kontaktgruppen angezeigt: „Neu“, „Löschen“, „Kommunizieren“, „Aktuelle Ansicht“, „Aktionen“, „Teilen“, „Tags“ und „Suchen“. In diesen Gruppen können Sie vorhandene Kontakte viel besser anpassen.
Wir werden uns eingehend mit Gruppen befassen. Über „Neue Gruppe“ können Sie sofort einen neuen Kontakt erstellen. Klicken Sie darauf, um mit der Eingabe der erforderlichen Informationen zu beginnen.
Beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Gruppe von Grund auf unter „Neue Kontaktgruppe“, die verschiedene Mitglieder und die zugehörigen Informationen enthält.
In der neuen Gruppe können Sie auch verschiedene neue Elemente erstellen, z. B. E-Mail, Termin, Besprechung, Kontakt, Aufgabe usw.
Um einen vorhandenen Kontakt zu löschen, wählen Sie den gewünschten Inhalt aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“.
In der Gruppe „Kommunizieren“ stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Kommunikation mit bestehenden Kontakten zur Verfügung. Wählen Sie den Kontakt aus und klicken Sie auf „E-Mail“. Sie können dem ausgewählten Empfänger auch eine Besprechungseinladung senden.
Entdecken Sie unter „Weitere Optionen“ weitere Kommunikationsoptionen . Sie können einen Anruf tätigen, mit einer Sofortnachricht antworten, einen Journaleintrag erstellen und einem ausgewählten Kontakt eine Aufgabe zuweisen.
Wechseln Sie von der aktuellen Ansicht zu anderen Ansichten , und Ihnen werden sofort die Kontakte in den ausgewählten Ansichten angezeigt.
In Aktionsgruppen können Sie bestimmte Aktionen für Kontakte ausführen. Wählen Sie in den Verschiebeoptionen das Ziel aus, an das Sie den ausgewählten Kontakt verschieben möchten. Von hier aus können Sie ausgewählte Kontakte in verschiedene Ordner verschieben.
Wenn Sie einem Kontakt eine Serienbriefnachricht senden möchten, klicken Sie auf „Serienbrief“. Daraufhin wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die erforderlichen Felder ausfüllen und den Speicherort des Dokuments angeben müssen, bevor Sie auf „OK“ klicken.
Da Outlook 2010 eine hervorragende Kohäsion mit anderen Office Suite-Apps bietet, können Sie den Kontakt mit einem einzigen Klick direkt an OneNote senden.
Um Kontakte freizugeben, wählen Sie die gewünschte Option aus der Gruppe „Freigeben“. Sie können sie als Visitenkarte, Outlook-Kontakt oder als Textnachricht weiterleiten.
In der Gruppe „Tags“ können Sie den Kontakten verschiedene Tags hinzufügen, farbige Kategorien zuweisen und ausgewählte Kontakte als privat kennzeichnen.
Um einen bestimmten Kontakt aus einer langen Kontaktliste zu finden, geben Sie einfach das Suchwort in das Suchfeld „Kontakt suchen“ ein.
Eine der wichtigsten Funktionen ist das Exportieren von Kontakten, was Benutzer mithilfe dieser Anleitung problemlos in verschiedenen Formaten tun können (beachten Sie, dass hierfür ein Add-In installiert werden muss).
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