Die automatische Datensicherung in ONLYOFFICE Workspace lässt sich am besten über das integrierte Control Panel konfigurieren, da dieser Workflow ein wiederherstellbares Portalarchiv erstellt, anstatt lediglich einen Container oder ein Datenverzeichnis zu kopieren. Die aktuelle ONLYOFFICE-Dokumentation beschreibt weiterhin den gleichen serverseitigen Kernprozess: Wählen Sie ein persistentes Speicherziel, aktivieren Sie die automatische Datensicherung, legen Sie einen täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Zeitplan fest, definieren Sie die Anzahl der aufzubewahrenden Kopien, fügen Sie optional E-Mails hinzu und speichern Sie die Konfiguration. Diese Anleitung konzentriert sich auf selbstgehostete ONLYOFFICE Workspace Server-Bereitstellungen. In der Cloud-Edition kann die Verfügbarkeit der automatischen Datensicherung vom gewählten Tarif abhängen; Informationen zum tarifspezifischen Verhalten finden Sie in der offiziellen ONLYOFFICE Cloud-Backup-Dokumentation .
Eine sinnvolle Datensicherung muss die Wiederherstellung der Portaldaten ermöglichen, auf die die Benutzer tatsächlich angewiesen sind, und nicht nur den Nachweis erbringen, dass ein geplanter Auftrag ausgeführt wurde. Die Datensicherung im ONLYOFFICE Control Panel ist genau für diesen Zweck konzipiert. Laut Serverdokumentation werden abgeschlossene Datensicherungen als komprimierte .tar.gzArchive gespeichert, und dieselbe Benutzeroberfläche bietet auch den Wiederherstellungsprozess. Die offizielle Anleitung zur Datensicherung und -wiederherstellung im ONLYOFFICE Control Panel ist die wichtigste Referenz für die unten beschriebenen Einstellungen.
Bevor Sie einen Zeitplan konfigurieren, legen Sie den Speicherort für das Archiv fest. Ein Backup, das nur auf demselben Host gespeichert wird, schützt zwar vor einigen Anwendungsfehlern, bietet aber nur unzureichenden Schutz bei Festplattenausfall, Ransomware oder dem Verlust des gesamten Servers. Verwenden Sie daher vorzugsweise einen Speicher, der physisch oder logisch vom Workspace-Host getrennt ist. Je nach den in Ihrer Installation verfügbaren Integrationen kann das Control Panel das Dokumentenmodul und unterstützte Drittanbieterspeicher nutzen. Temporärer Speicher ist für manuelle Backup-Downloads vorgesehen und wird nicht als Ziel für automatische Backups angeboten.
Melden Sie sich mit einem Administratorkonto bei ONLYOFFICE Workspace an. Öffnen Sie auf der Startseite des Portals die Systemsteuerung . Die Dokumentation weist außerdem darauf hin, dass die Systemsteuerung über die Portaleinstellungen erreichbar ist. Öffnen Sie in der Systemsteuerung die Seite „Sicherung “ im Bereich „Allgemeine Einstellungen“ oder „Datenverwaltung“.
Sollten die Bezeichnungen Ihrer Benutzeroberfläche geringfügig abweichen, bedeutet das nicht zwangsläufig, dass die Funktion fehlt. ONLYOFFICE hat die Navigationsbezeichnungen in den verschiedenen Versionen geändert, die dokumentierten Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen sind jedoch weiterhin Teil des Workflows in der Systemsteuerung. Überprüfen Sie Ihre installierte Workspace-Version und verwenden Sie die aktuellen Anweisungen im Hilfecenter für diese Version, falls die Navigation nicht übereinstimmt.
Suchen Sie auf der Seite „Sicherung“ den Abschnitt „Automatische Sicherung“ und aktivieren Sie ihn. Mit dieser Einstellung wechselt das Portal von manuellen Ad-hoc-Archivierungen zu geplanten Sicherungen. Speichern Sie die Änderungen noch nicht, falls Sie Speicherort, Häufigkeit, Aufbewahrungsdauer oder E-Mail-Daten noch auswählen müssen.
Wenn Sie ONLYOFFICE Workspace Cloud anstelle eines selbst gehosteten Servers verwalten, prüfen Sie bitte zuerst die Cloud-spezifische Dokumentation. ONLYOFFICE gibt an, dass die automatische Datensicherung in der Cloud-Version nur dann verfügbar ist, wenn der entsprechende Tarif diese Funktion beinhaltet. Diese Unterscheidung ist wichtig, da ein fehlender Schalter in der Cloud nicht zwangsläufig auf ein Serverproblem hinweist.
Wählen Sie das Speicherziel für das Archiv. Die genauen Optionen hängen davon ab, welche Verbindungen Ihr Portal herstellt und welche Funktionen Ihre Edition bietet. Die offizielle Serverdokumentation beschreibt die Speicherung von Backups im Dokumentenmodul oder in unterstützten, mit dem Portal verbundenen Drittanbieterspeichern. Die Sicherheitsrichtlinien von ONLYOFFICE behandeln auch Remote-Dienste wie Objektspeicher und WebDAV. Die praktische Regel ist einfach: Wählen Sie ein Ziel, das auch dann noch erreichbar ist, wenn der Workspace-Host selbst ausfällt.
Für kleinere Installationen kann ein verbundener Cloud-Ordner ausreichend sein, sofern der Zugriff streng kontrolliert wird. Für geschäftskritische Anwendungen empfiehlt sich ein Speichersystem mit unabhängigen Anmeldeinformationen, Aufbewahrungsrichtlinien und Überwachung. Der offizielle Sicherheitsleitfaden von ONLYOFFICE Workspace empfiehlt ausdrücklich die automatische Datensicherung und rät außerdem dazu, regelmäßig zusätzliche Kopien bei Drittanbietern zu speichern.
Ein wichtiger Sicherheitsaspekt wird leicht übersehen: ONLYOFFICE weist darauf hin, dass bei aktivierter Portalverschlüsselung ein neu erstelltes Backup-Archiv entschlüsselte Dateien enthält; beim Wiederherstellen werden die Dateien auf der Festplatte erneut verschlüsselt. Behandeln Sie den Speicherort der Backups als sensible Daten. Beschränken Sie den Lesezugriff, aktivieren Sie die Verschlüsselung ruhender Daten am Zielort und vermeiden Sie es, Archive in allgemein zugänglichen Ordnern zu speichern.
Wählen Sie das Backup-Interface-Interface-Interface aus. Die Dokumentation bietet Optionen wie „Täglich“ , „Wöchentlich“ oder „Monatlich“ mit der entsprechenden Tages- oder Uhrzeitauswahl. Legen Sie anschließend die maximale Anzahl der zu speichernden Kopien fest. ONLYOFFICE empfiehlt einen Aufbewahrungsbereich von 1 bis 30 Backup-Kopien .
Wenn Ihre Benutzer das integrierte E-Mail-Modul verwenden, wählen Sie „ E-Mails in die Sicherung einbeziehen“ . ONLYOFFICE weist darauf hin, dass bei Weglassen dieser Option die E-Mail-Daten nicht aus der Portalsicherung wiederhergestellt werden und die Konten möglicherweise erneut verbunden werden müssen. Die Einbeziehung von E-Mails verlängert die Sicherungszeit und vergrößert die Archivgröße. Stellen Sie daher sicher, dass das Ziel über ausreichend Kapazität verfügt.
Klicken Sie auf Speichern . Die Konfiguration ist nun abgeschlossen, die Backup-Strategie jedoch noch nicht. Ein Zeitplan ist erst dann verlässlich, wenn Sie bestätigt haben, dass neue Archive erstellt werden und Sie verstehen, wie diese wiederhergestellt werden.
Es gibt kein allgemeingültiges Intervall. Passen Sie den Zeitplan an Ihr akzeptables Wiederherstellungsziel an: die Menge an kürzlich bearbeiteten Daten, deren Verlust Sie verkraften können. Ein kleines internes Portal mit wenigen täglichen Änderungen kommt möglicherweise mit einer nächtlichen Sicherung gut zurecht. Ein Team, das kontinuierlich Dokumente erstellt und bearbeitet, benötigt unter Umständen einen häufigeren Schutz, als der integrierte tägliche Zeitplan bieten kann. In diesem Fall sollte die Sicherung im Control Panel mit Infrastruktur-Snapshots oder einer für die jeweilige Bereitstellung ausgelegten Speicherreplikation kombiniert werden.
| Arbeitsbereichsmuster | Praktischer Ausgangspunkt | Was man sehen sollte |
|---|---|---|
| Leichte interne Nutzung | Tägliche Datensicherung, 7-14 Kopien | Speicherwachstum und erfolgreiche Archivierung |
| Aktive Teamzusammenarbeit | Tägliche Datensicherung, 14–30 Kopien | Ob ein Tag verlorener Bearbeitungen akzeptabel ist |
| Geschäftskritisches Portal | Tägliche integrierte Datensicherung plus separater Infrastrukturschutz | Off-Site-Wiederherstellung, Datenbankkonsistenz, Wiederherstellungszeit und dokumentierte Eigentumsverhältnisse |
Dies sind Planungsbeispiele, keine Produktanforderungen von ONLYOFFICE. Ihr Aufbewahrungszeitraum sollte sich nach Compliance-Anforderungen, verfügbarer Kapazität und der Zeit richten, die Ihr Unternehmen benötigt, um versehentliches Löschen oder Beschädigen zu bemerken.
Nach dem ersten geplanten Lauf kehren Sie zum Bereich „Sichern oder Wiederherstellen“ zurück und prüfen Sie, ob ein neues Archiv am erwarteten Speicherort vorhanden ist. Laut Serverhandbuch verwenden Sicherungsdateien ein Namensmuster aus Portal und Zeitstempel und werden als .tar.gzArchive erstellt. Überprüfen Sie Datum, erwartete Größe und Ziel. Eine leere Datei, ein unerwartet kleines Archiv oder ein fehlender Lauf sollten bis zur Untersuchung als fehlgeschlagene Sicherung behandelt werden.
Überprüfen Sie außerdem, ob die Aufbewahrung wie erwartet funktioniert. Wenn Sie beispielsweise sieben Kopien konfiguriert haben, sollte der Speicherplatz nicht unbegrenzt anwachsen. Wenn Sie einen externen Speicheranbieter verwenden, überprüfen Sie sowohl den Sicherungsverlauf von ONLYOFFICE als auch den Remote-Dienst selbst, um sicherzustellen, dass ein veralteter Connector, ein überschrittenes Kontingent, ein abgelaufenes Token oder eine Berechtigungsänderung den Zeitplan nicht unbemerkt beeinträchtigt.
Der Zweck von Backups ist die Wiederherstellung. Daher ist ein Wiederherstellungstest aussagekräftiger als die bloße Zählung der Backups. ONLYOFFICE bietet in der Systemsteuerung eine Wiederherstellungsseite, auf der Administratoren ein Backup aus unterstützten Quellen oder eine Computerdatei auswählen können. Führen Sie Wiederherstellungstests für Produktivsysteme in einer kontrollierten Umgebung durch, anstatt ein funktionierendes Live-System zu überschreiben.
Es gibt einige Details zur Wiederherstellung, die im Voraus dokumentiert werden sollten. ONLYOFFICE weist darauf hin, dass Lizenzdaten nicht im Backup enthalten sind. Die Lizenzdatei muss daher nach der Wiederherstellung gegebenenfalls erneut hochgeladen werden. Bei der Wiederherstellung auf einem neuen Server hängt die Passwortwiederherstellung außerdem von der Aufbewahrung des ursprünglichen Server-Maschinenschlüssels ab. Die offizielle Anleitung erklärt, dass bei Docker-Installationen der Maschinenschlüssel /app/onlyoffice/CommunityServer/data/.private/machinekeyentweder unter `/etc/document ...
Nicht für sich allein. Die offizielle ONLYOFFICE Docker Compose-Definition zeigt, dass der Workspace aus mehreren zustandsbehafteten Komponenten besteht, darunter MySQL, Community-Server-Daten, Dokumentenserver-Daten, Mailserver-Daten, Control-Panel-Daten und Elasticsearch-Speicher. Sie können die aktuelle Struktur in der offiziellen ONLYOFFICE Docker Compose-Datei einsehen .
Eine einfache Kopie nur eines benannten Volumes repräsentiert daher nicht den gesamten Workspace. Backups auf Infrastrukturebene sind als zweite Ebene wertvoll, insbesondere für eine schnellere Wiederherstellung des gesamten Hosts. Sie sollten jedoch unter Berücksichtigung der Datenbankkonsistenz und aller benötigten Volumes konzipiert werden. Für die meisten Administratoren ist es am sichersten, das Backup des unterstützten Control-Panel-Portals als logische Wiederherstellungsmethode beizubehalten und je nach Docker-Plattform einen Host- oder Volume-Schutz hinzuzufügen.
Für einen selbstgehosteten ONLYOFFICE-Arbeitsbereich ist der einfachste und zuverlässigste Ausgangspunkt eine tägliche Sicherung des Control Panels auf einem separaten Speichermedium. Dabei sollten genügend Sicherungskopien aufbewahrt werden, um mindestens mehrere Tage unvorhergesehener Probleme abzudecken. E-Mails sollten, sofern sie Teil der Bereitstellung sind, ebenfalls berücksichtigt werden. Zusätzlich empfiehlt sich ein regelmäßiger Wiederherstellungstest. Die Konfiguration selbst dauert nur wenige Minuten. Die Qualität der Sicherungsstrategie hängt davon ab, wo das Archiv gespeichert wird, wie lange es aufbewahrt wird und ob Sie die Wiederherstellbarkeit bereits nachgewiesen haben.
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