LibreOffice Writer kann Bearbeitungen aufzeichnen und das Dokument als Microsoft Word DOCX-Datei speichern, wobei die Änderungen zur Überprüfung verfügbar bleiben. Am sichersten ist es, die Aufzeichnung vor der Bearbeitung zu aktivieren, die Markierungen sichtbar zu lassen, eine Arbeitskopie im DOCX-Format zu speichern und diese anschließend wieder zu öffnen, um sowohl die Änderungen als auch das Seitenlayout zu überprüfen. Da DOCX ein Austauschformat ist, kann jedoch keine identische Seitennummerierung auf jedem Computer garantiert werden: Schriftarten, Druckereinstellungen und die im Dokument verwendeten Funktionen können die Darstellung in Word beeinflussen.
Diese Anleitung verwendet die aktuellen Desktop-Menüs von LibreOffice Writer. Einige Bezeichnungen unterscheiden sich geringfügig zwischen dem klassischen Menü und der Registerkartenoberfläche, die grundlegenden Schritte sind jedoch identisch. Die abgebildeten Bildschirme sind Beispiele der Benutzeroberfläche und keine Screenshots aus einem Live-Konvertierungstest.
Die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ ist eine Prüffunktion, die Änderungen markiert, anstatt den Originaltext stillschweigend zu ersetzen. Einfügungen und Löschungen bleiben erkennbar, und Prüfer können Änderungen einzeln annehmen oder ablehnen. In Writer heißt der Befehl „Aufzeichnen “, der Anzeigebefehl „ Anzeigen“ . Das Aufzeichnen und Anzeigen von Markierungen sind separate Steuerelemente: Ein Dokument kann nachverfolgte Änderungen enthalten, während die Anzeige ausgeblendet ist. LibreOffice beschreibt „Aufzeichnen“ in seiner Writer-Hilfe als das Nachverfolgen jeder Änderung anhand von Autor und Datum .
DOCX ist das Office Open XML-Dokumentformat von Microsoft Word. Writer kann Microsoft Office-Formate öffnen und speichern, die Konvertierung kann jedoch bei manchen Dokumenten eine manuelle Neuformatierung erfordern. Ziel ist es, eine prüfbare Datei zu erstellen und Layout-Überraschungen zu vermeiden. Anschließend sollte die exportierte Kopie in der Zielanwendung validiert werden.
Öffnen Sie die Arbeitskopie in Writer. Wählen Sie im klassischen Menü „ Bearbeiten“ > „Änderungen nachverfolgen“ > „Aufzeichnen“ . Öffnen Sie in der Registerkartenansicht „ Überprüfen“ und wählen Sie „Aufzeichnen“ . Alternativ können Sie die Symbolleiste „Änderungen nachverfolgen“ verwenden: Wählen Sie „Ansicht“ > „Symbolleisten“ > „Änderungen nachverfolgen“ und nutzen Sie dann die Funktion „Aufzeichnen“. LibreOffice dokumentiert diese Menü- und Symbolleistenpfade in der Referenz zu „Änderungen nachverfolgen“ .
Nehmen Sie eine kleine Teständerung im Text vor, z. B. indem Sie ein Wort ändern. Falls die Markierung nicht angezeigt wird, wählen Sie „Bearbeiten“ > „Änderungen nachverfolgen“ > „Anzeigen“ oder aktivieren Sie die Option „Anzeigen“ auf der Registerkarte „Überprüfen“. In der Referenz zur Symbolleiste „Änderungen nachverfolgen“ wird „Anzeigen“ als das Steuerelement beschrieben, mit dem protokollierte Änderungen ein- oder ausgeblendet werden.
Wenn die Option „Anzeigen“ aktiviert ist, werden eingefügter Text und Löschungen als Markierungen dargestellt. Farbe und genaue Darstellung hängen von den Anzeigeeinstellungen von Writer und dem Autor ab. Bearbeiten Sie wie gewohnt weiter; Hinzufügungen und Löschungen werden nun protokolliert. Verwenden Sie Kommentare für Erläuterungen, die nicht in den Dokumenttext gehören. Falls frühere Bearbeitungen vorhanden sind, verwenden Sie die Steuerelemente „Zurück“/„Weiter“ oder öffnen Sie „Bearbeiten“ > „Änderungen nachverfolgen“ > „Verwalten“, um die Änderungsliste einzusehen.
Wählen Sie nicht einfach „Alle annehmen“ oder „Alle ablehnen“ , um die Ansicht zu säubern. Diese Aktionen setzen Änderungen zurück und ändern den Prüfstatus des Dokuments. Wenn der Empfänger über die Änderungen entscheiden muss, lassen Sie diese ausstehend. Die Anweisungen von LibreOffice zum Annehmen und Ablehnen von Änderungen erklären, wie Sie einzelne Änderungen über „Verwalten“ prüfen und darüber entscheiden können.
Wählen Sie „Datei“ > „Speichern unter“ . Geben Sie einen neuen Dateinamen ein, damit die Quelldatei erhalten bleibt. Öffnen Sie anschließend die Dateitypliste und wählen Sie „Word 2010–365 (.docx)“ (die genaue Bezeichnung kann je nach Version variieren). Speichern Sie die Datei. Wenn Writer fragt, ob das ODF-Format oder das ausgewählte Word-Format verwendet werden soll, wählen Sie das Word-Format, um den DOCX-Export abzuschließen. Die offizielle LibreOffice-Anleitung zum Speichern von Microsoft Office-Dateien beschreibt das Speichern unter und die Auswahl eines Microsoft Office-Dateityps; in der Filtertabelle wird das Word 2010–365-Dokument als DOCX identifiziert.
Behalten Sie die Standardeinstellung des Bestätigungsdialogs für das Microsoft Word-Format bei, wenn dies das gewünschte Ausgabeformat ist. Ändern Sie das Standardformat für zukünftige Dokumente nur dann, wenn Sie jedes Mal DOCX speichern möchten; für diese Datei genügt ein einmaliges Speichern unter einem anderen Namen.
Schließen Sie das ODT-/Quelldokument oder wechseln Sie zu einem anderen Programm und öffnen Sie anschließend die neu gespeicherte DOCX-Datei. Prüfen Sie, ob die nachverfolgten Änderungen noch sichtbar sind, die benötigten Informationen zu Autor und Datum sowie die Kommentare weiterhin verfügbar sind und das Dokument keine Änderungen stillschweigend angenommen oder abgelehnt hat. Gehen Sie das Dokument von Anfang bis Ende durch und achten Sie dabei besonders auf die oben genannten kritischen Elemente. Falls die Datei in Microsoft Word geprüft werden soll, öffnen Sie sie in Word oder bitten Sie den Empfänger, die erhaltene Kopie zu überprüfen.
Vergleichen Sie außerdem Seitenzahl, Seitenumbrüche, Tabellenbreiten, Bildpositionen, Kopf- und Fußzeilen sowie Fußnoten mit der Quelldatei. Eine geänderte Seitenzahl ist ein hilfreicher Hinweis, aber kein Beweis für Datenverlust. Wenn sich das Layout geändert hat, überprüfen Sie zuerst Schriftarten und Absatzformate, dann Seiteneinstellungen, Tabellengröße und Bildverankerung. Nehmen Sie die Korrekturen in der Arbeitsdatei vor, exportieren Sie die Datei unter einem neuen Testnamen und wiederholen Sie die Prüfung.
Auf der Seite von LibreOffice zu den Konvertierungsbeschränkungen für Microsoft Office-Dokumente wird darauf hingewiesen, dass einige konvertierte Dateien manuell neu formatiert werden müssen. Die Writer-Kompatibilitätsoptionen können das Layoutverhalten von Word beeinflussen, jedoch behebt eine Änderung der Kompatibilitätseinstellungen das Problem nicht in allen Fällen. Ändern Sie eine Einstellung nur dann, wenn Sie das betroffene Dokument verstehen, speichern Sie eine separate Kopie und vergleichen Sie das Ergebnis.
Prüfen Sie zunächst, ob die Option „Anzeigen“ deaktiviert ist; möglicherweise sind noch ausgeblendete Änderungen vorhanden. Öffnen Sie die DOCX-Datei erneut und verwenden Sie „Änderungen verwalten“, um die ausstehenden Änderungen einzusehen. Falls die Änderungen auch dort fehlen, kehren Sie zur Arbeitskopie vor dem Export zurück, vergewissern Sie sich, dass die Option „Aufzeichnen“ aktiviert war, und exportieren Sie die Datei erneut. Gehen Sie niemals davon aus, dass Änderungen erhalten geblieben sind, nur weil die Seite fehlerfrei aussieht.
Prüfen Sie, ob Schriftarten fehlen, ob Papierformate oder Seitenränder abweichen und ob Tabellen oder Bilder nahe am Seitenrand liegen. Das Ersetzen einer Schriftart durch eine installierte, metrisch ähnliche Schriftart kann helfen. Vergewissern Sie sich jedoch, dass jede Ersetzung akzeptabel ist. Überprüfen Sie die reparierte DOCX-Datei nach Möglichkeit in der Ziel-Word-Anwendung.
Erstellen Sie eine separate Endfassung und akzeptieren oder lehnen Sie Änderungen erst ab, nachdem alle Entscheidungen getroffen wurden. Speichern Sie diese bereinigte Fassung und öffnen Sie sie erneut. Prüfen Sie, ob keine ausstehenden Änderungen oder Kommentare mehr vorhanden sind, falls diese nicht weitergegeben werden sollen. Bewahren Sie die Prüfkopie mit den Anmerkungen separat auf, wenn die Nachvollziehbarkeit wichtig ist.
Diese Prüfungen erhöhen die Zuverlässigkeit der Übergabe, das Konvertierungsverhalten kann jedoch je nach LibreOffice- und Word-Version sowie dokumentspezifischen Funktionen variieren. Bei Dokumenten, bei denen eine exakte Seitennummerierung aus rechtlichen oder produktionstechnischen Gründen erforderlich ist, sollte die abschließende Word-Prüfung durch den Empfänger als Teil des Workflows betrachtet werden.
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