A maneira mais confiável de criar um PDF preenchível no LibreOffice Writer é inserir controles de formulário reais e, em seguida, exportar o documento com a opção "Criar formulário PDF" ativada. Uma caixa de texto é um campo de entrada; uma caixa de seleção permite que o leitor faça uma seleção. Linhas impressas, células em branco e sublinhados apenas parecem campos. Eles não se tornam controles PDF interativos por si só.
Você pode criar um formulário básico de inscrição, cadastro ou registro sem conectá-lo a um banco de dados. Mantenha o arquivo editável do Writer como fonte, use a barra de ferramentas Controles de Formulário para inserir campos e teste o PDF exportado em um leitor de PDF antes de compartilhá-lo. As etapas abaixo usam os rótulos em inglês da Ajuda do LibreOffice 26.8; a redação e a localização da barra de ferramentas podem variar ligeiramente de acordo com a versão e o sistema operacional. A ajuda dos Controles de Formulário do LibreOffice descreve os controles disponíveis e como inseri-los.
Comece com um novo documento do Writer e defina quais informações o destinatário deve inserir. Para um formulário simples de inscrição em um evento, você pode precisar de campos de texto para Nome e E-mail, uma caixa de seleção "Participar", um grupo de botões de opção para Tipo de Ingresso e uma lista suspensa para País. Uma caixa de seleção é útil quando várias respostas podem ser selecionadas; um grupo de botões de opção é útil quando o destinatário deve escolher apenas uma resposta. Uma lista ou caixa de combinação é útil quando as opções são conhecidas antecipadamente.
Antes de inserir os controles, defina rótulos claros no documento. Uma pequena tabela pode manter os rótulos e os campos alinhados, enquanto os títulos separam as seções. Deixe largura e altura suficientes para as respostas típicas. Use um título curto e descritivo para o formulário e adicione instruções onde um campo em branco possa causar confusão. Planejar os campos primeiro reduz a necessidade de redimensionamento posterior e ajuda a garantir que cada controle tenha uma finalidade.
Selecione Exibir > Barras de Ferramentas > Controles de Formulário . Na barra de ferramentas, ative o Modo de Design para poder adicionar e editar controles. Clique no controle Caixa de Texto e, em seguida, clique e arraste na página para definir seu tamanho ao lado de um rótulo, como "Nome Completo". A ajuda atual do LibreOffice apresenta essa mesma sequência básica: escolha um ícone de controle e, em seguida, clique e arraste no documento.
Se a barra de ferramentas estiver faltando, abra-a novamente em Exibir > Barras de Ferramentas. Se clicar na página selecionar texto em vez de inserir um controle, verifique se o Modo de Design está ativado e se a ferramenta Caixa de Texto está selecionada. Ao terminar a edição, desative o Modo de Design para usar os campos normalmente.
Repita o processo de inserção para cada campo planejado. Use caixas de texto para respostas abertas, caixas de seleção para opções independentes de sim/não ou múltipla escolha, botões de opção para escolhas entre várias opções e caixas de listagem ou caixas de combinação para um conjunto compacto de opções. Mantenha cada controle alinhado com seu rótulo impresso e com tamanho suficiente para ser usado confortavelmente.
Clique com o botão direito do mouse em um controle e escolha Propriedades do Controle para revisar suas configurações. Dê a cada campo um nome exclusivo e significativo, como "Nome do Campo" ApplicantNameou ContactEmail"Nome do Campo". Defina um rótulo útil ou um texto de ajuda, quando disponível, e configure opções ou um comprimento máximo de texto quando o campo precisar delas. Um nome de campo exclusivo facilita o reconhecimento dos dados caso as respostas sejam coletadas ou exportadas posteriormente.
Para botões de opção que pertencem à mesma pergunta, atribua a mesma propriedade Nome para que apenas uma resposta desse grupo seja selecionada por vez. Dê um nome diferente a perguntas separadas. O LibreOffice observa que o nome compartilhado estabelece o grupo funcional; uma caixa de grupo ao redor serve principalmente como auxílio visual. Para perguntas que permitem mais de uma resposta, use caixas de seleção separadas.
Defina uma ordem de ativação ou tabulação lógica para que o destinatário possa navegar do primeiro ao último campo pressionando a tecla Tab. Selecione o controle Ordem de Ativação na barra de ferramentas Design do Formulário para abrir a caixa de diálogo Ordem de Tabulação e, em seguida, organize os campos na mesma ordem em que uma pessoa lê a página. Isso é importante para usuários que utilizam apenas o teclado e torna a entrada rápida de dados menos frustrante.
Desative o Modo de Design e teste o formulário no Writer. Clique nas caixas de texto, digite entradas de exemplo, marque todas as caixas de seleção, escolha cada opção de botão de opção e abra cada lista. Pressione Tab repetidamente e confirme se o foco se move pelos controles em uma sequência lógica. Se não conseguir interagir com um controle, volte para o Modo de Design apenas para editá-lo; caso contrário, os usuários podem selecionar ou mover o controle em vez de preenchê-lo.
Primeiro, salve o documento de trabalho como um arquivo ODT para que você possa retornar ao código-fonte editável. Em seguida, escolha Arquivo > Exportar como > Exportar como PDF . Nas opções de PDF, abra a guia Geral e selecione Criar formulário PDF . A Ajuda do LibreOffice explica que essa opção cria um formulário PDF que os usuários podem preencher e imprimir. Se a caixa não estiver marcada, a página pode parecer correta, mas o arquivo exportado não terá campos interativos.
O menu Formato de envio escolhe o formato de dados para o envio de um formulário, como FDF, PDF, HTML ou XML. Ele não escolhe, por si só, um endereço de e-mail, serviço web ou destino para as respostas. Se o seu PDF incluir um botão de envio, configure a ação e o URL como uma etapa separada e teste-o com o serviço que receberá os dados. Para formulários que os destinatários preencherão e salvarão localmente, deixe o fluxo de trabalho de envio indefinido, a menos que você tenha um requisito específico. Evite imprimir o documento em um novo PDF como substituto para a exportação; a exportação direta para PDF é a etapa que inclui os controles interativos do formulário.
Abra o arquivo exportado em um leitor de PDF que suporte formulários preenchíveis. Clique em cada campo, digite informações de exemplo, marque e desmarque as caixas de seleção, altere as opções selecionadas nos botões de opção, abra o menu suspenso e salve uma cópia. Feche e abra novamente essa cópia para confirmar se as informações foram mantidas. Teste também a navegação por teclado com a tecla Tab. Se os destinatários forem usar uma visualização no navegador ou um aplicativo de PDF para dispositivos móveis, teste também nesses ambientes, pois o suporte e a aparência dos campos podem variar entre os leitores.
Compare o PDF com o layout original do Writer. Procure por campos cortados, rótulos desalinhados, valores padrão inesperados e controles difíceis de clicar. Experimente com um texto longo e realista em pelo menos um campo. Se o formulário for destinado a um público amplo, verifique também o contraste, a legibilidade dos rótulos, a ordem de tabulação e o comportamento do leitor de tela; selecionar uma opção de exportação de PDF relacionada à acessibilidade não substitui o teste do formulário exportado.
Para obter um resultado confiável, mantenha o arquivo ODT original, exporte com a opção "Criar formulário PDF" ativada e teste o PDF final em vez de confiar na pré-visualização do Writer. Essa breve verificação identifica as principais causas de formulários ilegíveis ou com problemas de preenchimento antes que os destinatários os recebam.
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