Как создать и отправить приглашение на собрание в Outlook

Чтобы создать и отправить приглашение на собрание в Outlook, откройте Календарь, создайте собрание, добавьте участников, выберите дату и время и нажмите «Отправить » . В новом Outlook для Windows и Outlook в веб-версии начните с Календаря > Создать событие . В классическом Outlook для Windows выберите «Создать элементы» > «Собрание из почты» или «Новое собрание из календаря». Запрос на собрание позволяет приглашенным ответить; встреча без участников отображается только в вашем собственном календаре.

Названия пунктов меню в Outlook различаются в зависимости от версии и учетной записи. Приведенные ниже шаги охватывают новую версию Outlook, веб-приложение и классический Outlook, чтобы вы могли использовать соответствующие названия пунктов меню на экране.

Создайте и отправьте приглашение на встречу.

1. Откройте форму для создания собрания. В новом Outlook выберите «Календарь» , затем «Создать событие» . В веб-версии Outlook выберите «Создать событие» > «Событие» . В классическом Outlook создайте запрос через «Новые элементы» > «Собрание» в папке «Входящие» или «Создать собрание» в календаре. В классическом Outlook также можно использовать Ctrl+Shift+Q . Microsoft указывает пути для каждой версии в инструкциях по планированию собраний в Outlook .

   

2. Добавьте тему и список приглашенных. Введите краткое, конкретное название, чтобы получатели знали, почему встреча запланирована в их календаре. Выберите «Пригласить участников» и введите имя или адрес электронной почты каждого человека. Отметьте обязательных участников как «Обязательные» , а тех, чье присутствие необязательно, как «Необязательно ». «Необязательно» означает, что присутствие не ожидается; это не мешает человеку принять приглашение. В классическом Outlook добавьте людей в поле «Кому» или используйте элементы управления участниками в помощнике планирования.

   

3. Выберите дату и время. Введите время начала и окончания или выберите «Весь день» для мероприятия на весь день. Если в учетной записи предлагаются временные интервалы, выберите подходящий. Для рабочих и учебных учетных записей Microsoft 365 или Exchange помощник планирования может отображать доступность приглашенных (свободно/занято). Перед отправкой проверьте отображаемую дату, время и часовой пояс, особенно если участники находятся в разных регионах. Outlook сохраняет время встреч в формате UTC и показывает каждому получателю эквивалентное время в его собственном часовом поясе; см. руководство Microsoft по часовым поясам .

   

4. Добавьте местоположение или онлайн-встречу. Введите адрес комнаты или улицы в поле «Местоположение» . В зависимости от вашей учетной записи и организации, Outlook может предлагать поиск комнат или поиск переговорных комнат. Если ваша учетная запись подключена к Teams, включите параметр « Встреча Teams» , чтобы включить сведения об онлайн-встрече. Убедитесь, что ссылка отображается в приглашении, прежде чем отправлять его. Для другой видеоплатформы используйте ссылку поставщика и включите ее в местоположение или текст сообщения. Microsoft объясняет, как планировать встречи Teams из Outlook .

   

5. Добавьте повестку дня, файлы и расписание повторов. Используйте поле сообщения или описания, чтобы указать цель, подготовку и любые ссылки, необходимые участникам. Прикрепите соответствующие файлы, если ваша версия Outlook это позволяет. Для повторяющейся встречи выберите «Повторяющаяся» или «Сделать повторяющейся» в новом Outlook или Outlook в веб-версии, затем установите интервал и дату окончания. В классическом Outlook выберите «Встреча» > «Повторение» , установите шаблон и нажмите «ОК» . Внимательно проверьте серию: повторяющееся приглашение создает несколько записей в календаре, поэтому выберите дату окончания, соответствующую плану.

   

6. Проверьте и отправьте. Убедитесь, что список участников, тема, дата, часовой пояс, местоположение или данные Teams, периодичность и вложения указаны. Затем выберите «Отправить» . Outlook отправит запрос на собрание приглашенным и будет отслеживать ответы, если это поддерживается. Если после отправки вы обнаружите ошибку, откройте собрание в своем календаре, отредактируйте его и отправьте обновление, чтобы существующие участники получили изменения.

   

Как приглашенные отвечают и как проверять ответы

Приглашенные могут открыть запрос и выбрать «Принять» , «Предварительно» или «Отклонить» . В веб-версии Outlook они также могут подтвердить участие из списка сообщений; в разделе «Дополнительные параметры» доступны дополнительные варианты. Принятое приглашение обычно отображается в календаре получателя, хотя точное отображение может варьироваться в зависимости от учетной записи или службы календаря получателя. Microsoft описывает быструю проверку участия в веб-версии Outlook .

Чтобы просмотреть ответы от имени организатора, откройте собрание из Календаря и выберите «Отслеживание» , чтобы открыть панель отслеживания в новом Outlook. В классическом Outlook откройте собрание и выберите «Отслеживание» на вкладке «Собрание». В списке отображается, кто принял, предварительно принял, отклонил или не ответил. Пустой статус или статус «Нет ответа» не равнозначен отказу. Microsoft отмечает, что видимость ответов для гостей зависит от их версии Outlook и от того, находятся ли они в одной организации Microsoft 365; в классическом Outlook гость, который решил не отправлять ответ, может не отображаться как ответивший. См. официальные инструкции по панели отслеживания и примечания к видимости ответов .

Если варианты проведения встречи выглядят по-разному

Сначала проверьте, используете ли вы новую версию Outlook, классическую версию Outlook или Outlook в веб-версии; Microsoft предоставляет отдельные инструкции, поскольку их меню не идентичны. Если помощник планирования отсутствует или не отображает доступность, возможно, ваша учетная запись не предоставляет данные о занятости/свободном времени на работе или учебе, или ваша организация ограничивает их использование. Вы все еще можете ввести дату и время вручную. Если переключатель Teams недоступен, добавьте утвержденную ссылку на конференцию и местоположение, используемые вашей организацией, а затем убедитесь, что эти данные отображаются в приглашении.