Cách lập lịch email trong Outlook cho Office 365

Lên lịch email là thứ mà rất nhiều người cần bất kể họ sử dụng ứng dụng email khách chuyên dụng trên máy tính để bàn hay giao diện web của dịch vụ email. Gmail cuối cùng đã thêm tùy chọn lập lịch vào giao diện web của mình vào năm 2019 và cho đến thời điểm đó, người dùng phải sử dụng tiện ích bổ sung hoặc tiện ích mở rộng để thực hiện công việc. Nếu bạn sử dụng Outlook cho Office 365 trên máy tính để bàn của mình, nó có một công cụ để lập lịch gửi email. Thật không may, nó không được gắn nhãn là một tính năng lập lịch, vì vậy bạn có thể không biết cách sử dụng nó hoặc thậm chí nó còn tồn tại. Đây là cách bạn có thể lên lịch email trong Outlook cho Office 365.

Lên lịch email trong Outlook

Mở Outlook và soạn thư mới. Thư phải hoàn chỉnh, vì vậy hãy nhập chủ đề, nhập nội dung thư của bạn, đính kèm bất kỳ tệp nào bạn cần gửi và nhập ít nhất một người nhận.

Chuyển đến tab Tùy chọn và nhấp vào nút 'Giao hàng trễ'. Đây là công cụ bạn sẽ sử dụng để lập lịch gửi email. Khi bạn nhấp vào nút này, một cửa sổ mới sẽ mở ra.

Cửa sổ này không cung cấp cho bạn nhiều dấu hiệu về cài đặt nào sẽ lên lịch email. Như chúng tôi đã nói, công cụ này không phải là một công cụ lập lịch trình đơn giản. Trong Tùy chọn Gửi, hãy tìm 'Không giao hàng trước' và nhập ngày và giờ bạn muốn gửi tin nhắn. Nhấp vào OK trừ khi bạn thấy một cài đặt khác mà bạn muốn thay đổi. Quay lại tin nhắn của bạn và nhấp vào Gửi.

Điều quan trọng là bạn phải giữ cho Outlook chạy để gửi thư vào thời gian đã lên lịch. Việc lên lịch này diễn ra trên máy tính để bàn của bạn. Thư không được gửi đến máy chủ trực tuyến với yêu cầu gửi chậm. Bất cứ điều gì xảy ra, đều xảy ra trên màn hình của bạn, vì vậy bạn cần giữ cho hệ thống luôn hoạt động và ứng dụng đang chạy.

Sau khi hết thời gian, ví dụ: bạn không muốn gửi thư trước 10 giờ tối ngày 29 tháng 1 năm 2020, Outlook sẽ cố gắng gửi thư đó. Nó sẽ gửi và phân phối ngay lập tức vì nó là email chứ không phải thư từ ốc sên. Bạn có thể thay đổi thời gian này bất cứ khi nào bạn muốn trước khi tin nhắn được gửi đi. Người nhận tất nhiên sẽ không biết rằng bạn đã lên lịch gửi tin nhắn. Sẽ không có dấu hiệu nào cho thấy tin nhắn đã được gửi tự động. Có một nhược điểm của điều này; người nhận của bạn có thể cho rằng bạn đang ở bàn làm việc và đây là thời điểm thích hợp để liên hệ với bạn qua email hoặc trò chuyện. Nếu bạn muốn tránh điều đó, bạn có thể thêm một dòng vào email cho họ biết thư đã được gửi vào thời điểm thích hợp để đến tay người nhận và bạn có thể được liên hệ trong vài giờ tới hoặc thời gian cho đi.