如何啟用追蹤變更功能並匯出為 DOCX 檔案而不遺失格式

LibreOffice Writer 可以記錄編輯操作並將文件儲存為 Microsoft Word DOCX 文件，同時保留已追蹤的變更以供審查。最安全的工作流程是在編輯前啟用記錄功能，保持標記可見，將工作副本儲存為 DOCX 格式，然後重新開啟該副本以檢查修訂和頁面佈局。但是，DOCX 是一種交換格式，因此任何匯出都無法保證在每台電腦上的分頁完全一致：字體、印表機參數以及文件使用的功能都會影響 Word 的顯示方式。

本指南使用目前版本的 LibreOffice Writer 桌面選單。經典選單和選項卡式介面中的一些標籤略有不同，但基本步驟相同。圖示螢幕為介面範例，並非實際轉換測試的螢幕截圖。

哪些曲目變更記錄

「追蹤變更」是一項審查功能，它會標記編輯內容，而不是靜默地取代原文。插入和刪除的內容仍然清晰可見，審閱者可以單獨接受或拒絕更改。在 Writer 中，該指令稱為「記錄」；顯示指令稱為「顯示」 。記錄和顯示標記是兩個獨立的控制項：文件可以包含已追蹤的編輯內容，同時顯示部分處於隱藏狀態。 LibreOffice 在其Writer「追蹤變更」說明中將「記錄」功能描述為按作者和日期追蹤每次變更。

DOCX 是 Microsoft Word 的 Office Open XML 文件格式。 Writer 可以開啟和儲存 Microsoft Office 文件格式，但轉換格式時，某些文件可能需要手動重新格式化。實際目的是保留可審查的文件並減少佈局錯誤，然後在目標應用程式中驗證匯出的副本。

開始之前

• 複製來源文檔。在收件人確認匯出的文件有效之前，請勿變更原始 ODT 或 DOCX 文件。
• 如果文件對合約至關重要、採用範本驅動或包含複雜的佈局，請詢問收件者使用的 Word 版本或平台。
• 請檢查收件者電腦上是否安裝了文件中使用的字體，或選擇貴組織允許使用的常用字體。
• 辨識高風險元素：表格、分頁符號和節分隔符號、頁首和頁尾、腳註、欄位、浮動圖像、文字方塊、列、表單和長標題。
• 決定收件人是否需要查看已追蹤的編輯記錄。隱藏標記並不會接受或刪除修訂。

步驟 1：編輯前請開啟錄影功能

在 Writer 中開啟工作副本。在經典選單中，選擇“編輯”>“追蹤更改”>“記錄”。在選項卡式介面中，開啟「審閱」並選擇「記錄」。 「追蹤變更」工具列是另一種方法：選擇「檢視」>「工具列」>「追蹤變更」 ，然後使用其「記錄」控制項。 LibreOffice 在其「記錄變更」參考文件中記錄了這些功能表和工具列路徑。

在文稿中進行少量測試性編輯，例如更改一個單字。如果標記未顯示，請使用「編輯」>「追蹤變更」>「顯示」，或在「審閱」標籤中啟用「顯示」 。「追蹤變更」工具列參考資訊指出，「顯示」控制項用於顯示或隱藏已記錄的變更。

步驟 2：在不解析的情況下查看標記

啟用「顯示」後，插入的文字和刪除的內容會以標記的形式顯示。顏色和具體顯示方式取決於 Writer 的變更顯示設定和作者的設定。繼續正常編輯；此時，新增和刪除的內容應該會被記錄下來。對於不應出現在文件正文中的解釋，請使用註釋。如果存在先前的編輯記錄，請使用「上一頁/下一頁」控制項或開啟「編輯」>「追蹤變更」>「管理」來查看變更清單。

不要為了清理螢幕而選擇「全部接受」或「全部拒絕」 。這些操作會決定修改並變更文件的審閱狀態。如果收件者需要決定是否接受修改，請將其保留待處理狀態。 LibreOffice 的「接受和拒絕更改」說明解釋如何透過「管理」檢視和決定單一變更。

步驟 3：儲存 DOCX 副本

選擇“檔案”>“另存為”。輸入新檔案名稱以保留來源文件，然後開啟文件類型清單並選擇Word 2010-365 (.docx)（具體名稱可能因版本而異）。儲存文件。如果 Writer 詢問是使用 ODF 格式還是選定的 Word 格式，請選擇 Word 格式以完成 DOCX 匯出。 LibreOffice 官方關於保存 Microsoft Office 文件的說明中描述了「另存為」和選擇 Microsoft Office 文件類型的步驟；其篩選表將 Word 2010-365 文件標識為 DOCX。

如果要求交付的文件格式為 Microsoft Word，請保留確認對話方塊中的預設選項。除非您希望每次儲存的文件都使用 DOCX 格式，否則請勿變更所有後續文件的預設格式；對於此文件，只需另存為一次即可。

步驟 4：重新開啟匯出的副本並進行驗證

關閉或切換到其他 ODT/來源文檔，然後開啟新儲存的 DOCX 文件。確認追蹤的編輯仍然可見，所需的作者/日期資訊和註釋仍然可用，並且文件沒有被靜默接受或拒絕。從頭到尾通讀文檔，特別注意上面列出的高風險元素。如果文件將在 Microsoft Word 中審查，請在 Word 中開啟它，或請收件者檢查他們收到的實際副本。

此外，還要將頁數、分頁符號、表格寬度、圖像位置、頁首、頁尾和腳註與原始檔案進行比較。頁數變化是一個有用的警告，但本身並不能證明內容遺失。如果佈局發生偏移，請先檢查字體和段落樣式，然後檢查頁面設定、表格大小和圖像錨點。在工作文件中進行修復，然後使用新的測試名稱重新匯出，並重複上述檢查。

匯出前盡量減少格式更改

• 使用段落和字元樣式。對標題和正文套用內建或統一的樣式，而不是手動設定每個段落的格式。轉換後，樣式更容易檢查和調整。
• 盡量使用常用字體和明確的頁面設定。缺少字體可能會導致字寬和換行符不一致。請確認紙張尺寸、頁邊距和方向。
• 盡可能保持佈局簡潔。表格用於呈現表格訊息，內嵌圖片用於放置位置可預測的內容。浮動物件、嵌套表格、不常見的章節佈局以及定位文字方塊需要特別注意。
• 檢查清單編號和換行符。編號、手動換行符號、分節符號以及「與下一節保持在同一行」功能在不同文字處理軟體中的解讀可能有所不同。
• 保留一份來源文件。不要重複在 ODT 和 DOCX 之間傳輸唯一的來源檔案。反覆轉換會使故障診斷更加困難。

LibreOffice 的Microsoft Office 轉換限制頁面指出，某些轉換後的檔案需要手動重新格式化。 Writer相容性選項可能會影響類似 Word 的佈局行為，但更改相容性設定並非萬能的解決方案。只有在您了解受影響的文件後，才應更改設置，並儲存單獨的副本，然後比較結果。

常見問題及檢查內容

匯出後編輯內容似乎會消失。

首先檢查「顯示」是否已關閉；隱藏的修訂版本可能仍然存在。重新開啟 DOCX 文件，使用「管理變更」查看待處理的修訂版本。如果修訂版本也缺失，請返回匯出前的工作副本，確認「記錄」已開啟，然後再次匯出。切勿僅憑頁面看起來乾淨就斷定修訂版本已保留。

頁數或換行符號已更改

檢查是否有字體缺失、紙張尺寸或頁邊距不同，以及表格或圖像過於靠近頁面邊界等問題。嘗試用已安裝且字形相近的字體替換缺少的字體或許會有所幫助，但請務必確認替換後的字體是否合適。盡可能在目標 Word 應用程式中檢查修復後的 DOCX 檔案。

收件者希望收到一份乾淨的最終文件。

製作一份單獨的最終版本，只有在所有決定都完成後才接受或拒絕修改。儲存並重新開啟這份乾淨的版本，並確認沒有待處理的變更或評論（如果不應該共享的話）。如果審核追蹤很重要，請將帶有標記的審查版本單獨儲存。

快速發送前檢查清單

• 來源檔案已備份。
• 錄製功能在編輯前已啟用，顯示功能已啟用以供檢視。
• 檔案已儲存為 Word 2010-365 (.docx) 格式，而不僅僅是重新命名為 .docx 副檔名。
• 匯出的 DOCX 檔案已重新開啟；已檢查待處理的變更和評論。
• 在接收應用程式或相容的檢視器中檢查字體、頁數、表格、圖像、頁首/頁尾和分頁符號。
• 傳送的文件是已驗證的 DOCX 副本，具有預期的審閱狀態。

這些檢查使交接更加可靠，但轉換行為仍可能因 LibreOffice 和 Word 版本以及文件特定功能而異。對於法律或生產要求精確分頁的文檔，應將收件人的最終 Word 審閱視為工作流程的一部分。