如何在 LibreOffice Writer 中建立互動式可填寫 PDF 表單

在 LibreOffice Writer 中建立可填寫 PDF 的可靠方法是插入實際的表單控件，然後啟用「建立 PDF 表單」選項匯出文件。文字方塊是輸入欄位；複選框允許讀者進行選擇。列印的線條、空白儲存格和底線只是看起來像字段，它們本身並不會變成互動式 PDF 控制項。

您可以建立基本的申請表、資訊收集表或註冊表單，而無需將其連接到資料庫。請將可編輯的 Writer 文件作為來源文件，使用「表單控制項」工具列插入字段，並在共享之前使用 PDF 閱讀器測試匯出的 PDF 文件。以下步驟使用 LibreOffice 26.8 說明中的英文標籤；措詞和工具列位置可能因版本和作業系統而略有不同。 LibreOffice的「表單控制項」可協助文件介紹了可用的控制項以及如何插入它們。

1. 在新增欄位之前先規劃表單

首先新建一個 Writer 文檔，並確定收件人需要填寫哪些資訊。例如，一個簡單的活動註冊表單可能需要「姓名」和「電子郵件」文字方塊、「參加」複選框、一個「票種」單選按鈕群組和一個「國家/地區」下拉清單。複選框適用於可以選擇多個答案的情況；單選按鈕群組適用於收件者必須選擇一個答案的情況。如果選項事先已知，則可以使用清單或組合方塊。

在插入控制項之前，先在文件中清楚設定標籤。可以使用小型表格來保持標籤和欄位對齊，並使用標題來分隔各個部分。預留足夠的寬度和高度以容納常見的表單輸入。使用簡短、描述性的表單標題，並在空白欄位可能造成困惑的地方添加說明。事先規劃好欄位可以減少後續調整大小的工作量，並確保每個控制項都有其用途。

帶有「求職申請」標題的 Writer 風格文件頁面，並標有「姓名」、「電子郵件」、「電話」和「地址」等空格。 — Writer 風格的頁面會先佈局求職申請表，並在新增互動式控制項之前，為姓名、電子郵件、電話和地址預留標籤空間。

2. 開啟表單控制項並插入第一個輸入框

選擇“檢視”>“工具列”>“表單控制項”。在工具列中，啟用「設計模式」，以便新增和編輯控制項。按一下「文字方塊」控件，然後在頁面上按一下並拖曳，將其調整到「全名」等標籤旁邊的大小。 LibreOffice 目前的說明文件也提供了相同的基本操作步驟：選擇控制項圖標，然後在文件中按一下並拖曳。

如果工具列消失，請從「檢視」>「工具列」重新開啟。如果您在按一下頁面時選取的是文字而非放置控件，請確認已啟用「設計模式」並且已選取「文字方塊」工具。編輯完成後，請關閉“設計模式”以正常使用欄位。

在 Writer 樣式頁面上方新增表單控制項工具欄，並在「全名」標籤旁放置一個文字方塊。 — 在 Writer 樣式頁面上方開啟「表單控制項」工具欄，同時在「全名」標籤旁放置一個文字方塊。

3. 新增控制項並設定其屬性

對每個計劃欄位重複插入過程。使用文字方塊表示開放式回答，複選框表示獨立的“是/否”或多選選項，單選按鈕表示多個選項之一，列錶框或組合框表示簡潔的選項集。確保每個控制項與其列印標籤對齊，並且大小足夠方便使用。

右鍵單擊控件，選擇“控件屬性”以查看其設定。為每個欄位指定一個唯一且有意義的名稱，例如ApplicantName「欄位」ContactEmail或「幫助」。盡可能設定有用的標籤或幫助文本，並在欄位需要時配置選項或最大文字長度。唯一的欄位名稱有助於在稍後收集或匯出回應時更輕鬆地識別資料。

「控制項屬性」對話框，顯示文字方塊的名稱、標籤、說明文字和最大文字長度欄位。 — 「控制項屬性」對話方塊顯示所選文字方塊的欄位名稱、可見標籤、說明文字和最大文字長度。

對於屬於相同問題的選項按鈕，請為其指派相同的「名稱」屬性，以便每次只能選擇該群組中的一個答案。為不同的問題指定不同的名稱。 LibreOffice 指出，共享名稱用於建立功能組；周圍的分組框主要用於視覺輔助。對於允許多個答案的問題，請改用單獨的複選框。

寫作風格的表單部分，技能下方有三個複選框，就業類型下方有三個單選按鈕。 — Writer 風格的表單部分顯示三個複選框，用於多項選擇，以及一組單選按鈕，用於選擇單一就業機會。

4. 設定鍵盤順序並測試 Writer 窗體

設定合理的啟動順序或 Tab 鍵順序，以便收件者可以透過按 Tab 鍵從第一個欄位跳到最後一個欄位。在「表單設計」工具列中選擇「啟動順序」控件，開啟「Tab 鍵順序」對話框，然後依照使用者閱讀頁面的順序排列欄位。這對於僅使用鍵盤的使用者尤其重要，可以減少快速輸入時的挫折感。

關閉設計模式，然後在 Writer 中嘗試該表單。點擊文字框，輸入範例內容，勾選每個複選框，選擇每個單選按鈕選項，並開啟每個清單。重複按 Tab 鍵，確認焦點依邏輯順序在控制項之間移動。如果無法與某個控件交互，請切換回設計模式進行編輯；否則，使用者可能會選擇或移動該控件，而不是填寫內容。

Tab Order 對話方塊列出了五個表單欄位和控件，並帶有重新排序箭頭。 — Tab 鍵順序對話方塊會依照使用者使用鍵盤輸入的順序列出姓名、電子郵件、參加、票務類型和國家。

5. 匯出包含表單欄位的 PDF 文件

首先將工作文檔儲存為 ODT 文件，以便傳回可編輯的來源檔案。然後選擇“文件”>“匯出為”>“匯出為 PDF”。在 PDF 選項中，開啟「一般」選項卡，然後選擇「建立 PDF 表單」。 LibreOffice 幫助文件解釋說，此選項會建立一個使用者可以填寫並列印的 PDF 表單。如果未選取此選項，頁面可能顯示正常，但匯出的檔案可能不包含任何互動式欄位。

「提交格式」功能表用於選擇表單提交的資料格式，例如 FDF、PDF、HTML 或 XML。它本身不會選擇電子郵件地址、Web 服務或回應目標位置。如果您的 PDF 檔案包含提交按鈕，請將其操作和 URL 配置為單獨的步驟，並使用將接收資料的服務進行測試。對於收件者填寫並儲存到本地的表單，除非您有特殊要求，否則請保持提交工作流程未設定。避免將文件列印到新的 PDF 文件來代替匯出；直接匯出 PDF 文件包含互動式表單控制項。

PDF匯出常規對話框，選取「建立PDF表單」複選框，並將提交格式設為FDF。 — PDF匯出對話方塊中「建立PDF表單」已勾選，提交格式設定為FDF。

6. 在閱讀器中測試匯出的 PDF 文件

使用支援可填寫 PDF 表單的 PDF 閱讀器開啟匯出的文件。點擊每個字段，輸入範例訊息，勾選和取消勾選複選框，更改單選按鈕選項，打開下拉式選單，並儲存副本。關閉並重新開啟該副本，確認輸入內容仍保留。同時測試 Tab 鍵的鍵盤導航功能。如果收件者將使用瀏覽器預覽或行動 PDF 應用，也請測試這些環境，因為不同閱讀器的欄位支援和顯示方式可能有所不同。

PDF 檢視器顯示為空的姓名和電子郵件欄位、「參加」複選框、票類單選按鈕和國家/地區下拉清單。 — PDF 檢視器會在匯出的表單中顯示空白的、可對焦的文字欄位、核取方塊、單選按鈕和下拉清單。

將 PDF 檔案與原始 Writer 佈局進行比較。檢查是否存在被裁剪的欄位、錯位的標籤、意外的預設設定以及難以點擊的控制項。至少在一個欄位中嘗試輸入實際的長文字。如果表單面向廣泛的使用者群體，還應檢查對比度、標籤的清晰度、Tab 鍵順序以及螢幕閱讀器的行為；選擇與輔助功能相關的 PDF 匯出選項並不能取代對匯出表單的測試。