如何在 LibreOffice Writer 中建立互動式可填寫 PDF 表單

在 LibreOffice Writer 中建立可填寫 PDF 的可靠方法是插入實際的表單控件，然後啟用「建立 PDF 表單」選項匯出文件。文字方塊是輸入欄位；複選框允許讀者進行選擇。列印的線條、空白儲存格和底線只是看起來像字段，它們本身並不會變成互動式 PDF 控制項。

您可以建立基本的申請表、資訊收集表或註冊表單，而無需將其連接到資料庫。請將可編輯的 Writer 文件作為來源文件，使用「表單控制項」工具列插入字段，並在共享之前使用 PDF 閱讀器測試匯出的 PDF 文件。以下步驟使用 LibreOffice 26.8 說明中的英文標籤；措詞和工具列位置可能因版本和作業系統而略有不同。 LibreOffice的「表單控制項」可協助文件介紹了可用的控制項以及如何插入它們。

1. 在新增欄位之前先規劃表單

首先新建一個 Writer 文檔，並確定收件人需要填寫哪些資訊。例如，一個簡單的活動註冊表單可能需要「姓名」和「電子郵件」文字方塊、「參加」複選框、一個「票種」單選按鈕群組和一個「國家/地區」下拉清單。複選框適用於可以選擇多個答案的情況；單選按鈕群組適用於收件者必須選擇一個答案的情況。如果選項事先已知，則可以使用清單或組合方塊。

在插入控制項之前，先在文件中清楚設定標籤。可以使用小型表格來保持標籤和欄位對齊，並使用標題來分隔各個部分。預留足夠的寬度和高度以容納常見的表單輸入。使用簡短、描述性的表單標題，並在空白欄位可能造成困惑的地方添加說明。事先規劃好欄位可以減少後續調整大小的工作量，並確保每個控制項都有其用途。

帶有「求職申請」標題的 Writer 風格文件頁面，並標有「姓名」、「電子郵件」、「電話」和「地址」等空格。 — Writer 風格的頁面會先佈局求職申請表，並在新增互動式控制項之前，為姓名、電子郵件、電話和地址預留標籤空間。

2. 開啟表單控制項並插入第一個輸入框

選擇“檢視”>“工具列”>“表單控制項”。在工具列中，啟用「設計模式」，以便新增和編輯控制項。按一下「文字方塊」控件，然後在頁面上按一下並拖曳，將其調整到「全名」等標籤旁邊的大小。 LibreOffice 目前的說明文件也提供了相同的基本操作步驟：選擇控制項圖標，然後在文件中按一下並拖曳。

如果工具列消失，請從「檢視」>「工具列」重新開啟。如果您在按一下頁面時選取的是文字而非放置控件，請確認已啟用「設計模式」並且已選取「文字方塊」工具。編輯完成後，請關閉“設計模式”以正常使用欄位。

在 Writer 樣式頁面上方新增表單控制項工具欄，並在「全名」標籤旁放置一個文字方塊。 — 在 Writer 樣式頁面上方開啟「表單控制項」工具欄，同時在「全名」標籤旁放置一個文字方塊。

3. 新增控制項並設定其屬性

對每個計劃欄位重複插入過程。使用文字方塊表示開放式回答，複選框表示獨立的“是/否”或多選選項，單選按鈕表示多個選項之一，列錶框或組合框表示簡潔的選項集。確保每個控制項與其列印標籤對齊，並且大小足夠方便使用。

右鍵單擊控件，選擇“控件屬性”以查看其設定。為每個欄位指定一個唯一且有意義的名稱，例如ApplicantName「欄位」ContactEmail或「幫助」。盡可能設定有用的標籤或幫助文本，並在欄位需要時配置選項或最大文字長度。唯一的欄位名稱有助於在稍後收集或匯出回應時更輕鬆地識別資料。

「控制項屬性」對話框，顯示文字方塊的名稱、標籤、說明文字和最大文字長度欄位。 — 「控制項屬性」對話方塊顯示所選文字方塊的欄位名稱、可見標籤、說明文字和最大文字長度。

對於屬於相同問題的選項按鈕，請為其指派相同的「名稱」屬性，以便每次只能選擇該群組中的一個答案。為不同的問題指定不同的名稱。 LibreOffice 指出，共享名稱用於建立功能組；周圍的分組框主要用於視覺輔助。對於允許多個答案的問題，請改用單獨的複選框。

寫作風格的表單部分，技能下方有三個複選框，就業類型下方有三個單選按鈕。 — Writer 風格的表單部分顯示三個複選框，用於多項選擇，以及一組單選按鈕，用於選擇單一就業機會。

4. 設定鍵盤順序並測試 Writer 窗體

設定合理的啟動順序或 Tab 鍵順序，以便收件者可以透過按 Tab 鍵從第一個欄位跳到最後一個欄位。在「表單設計」工具列中選擇「啟動順序」控件，開啟「Tab 鍵順序」對話框，然後依照使用者閱讀頁面的順序排列欄位。這對於僅使用鍵盤的使用者尤其重要，可以減少快速輸入時的挫折感。

關閉設計模式，然後在 Writer 中嘗試該表單。點擊文字框，輸入範例內容，勾選每個複選框，選擇每個單選按鈕選項，並開啟每個清單。重複按 Tab 鍵，確認焦點依邏輯順序在控制項之間移動。如果無法與某個控件交互，請切換回設計模式進行編輯；否則，使用者可能會選擇或移動該控件，而不是填寫內容。

Tab Order 對話方塊列出了五個表單欄位和控件，並帶有重新排序箭頭。 — Tab 鍵順序對話方塊會依照使用者使用鍵盤輸入的順序列出姓名、電子郵件、參加、票務類型和國家。

5. 匯出包含表單欄位的 PDF 文件

首先將工作文檔儲存為 ODT 文件，以便傳回可編輯的來源檔案。然後選擇“文件”>“匯出為”>“匯出為 PDF”。在 PDF 選項中，開啟「一般」選項卡，然後選擇「建立 PDF 表單」。 LibreOffice 幫助文件解釋說，此選項會建立一個使用者可以填寫並列印的 PDF 表單。如果未選取此選項，頁面可能顯示正常，但匯出的檔案可能不包含任何互動式欄位。

「提交格式」功能表用於選擇表單提交的資料格式，例如 FDF、PDF、HTML 或 XML。它本身不會選擇電子郵件地址、Web 服務或回應目標位置。如果您的 PDF 檔案包含提交按鈕，請將其操作和 URL 配置為單獨的步驟，並使用將接收資料的服務進行測試。對於收件者填寫並儲存到本地的表單，除非您有特殊要求，否則請保持提交工作流程未設定。避免將文件列印到新的 PDF 文件來代替匯出；直接匯出 PDF 文件包含互動式表單控制項。

PDF匯出常規對話框，選取「建立PDF表單」複選框，並將提交格式設為FDF。 — PDF匯出對話方塊中「建立PDF表單」已勾選，提交格式設定為FDF。

6. 在閱讀器中測試匯出的 PDF 文件

使用支援可填寫 PDF 表單的 PDF 閱讀器開啟匯出的文件。點擊每個字段，輸入範例訊息，勾選和取消勾選複選框，更改單選按鈕選項，打開下拉式選單，並儲存副本。關閉並重新開啟該副本，確認輸入內容仍保留。同時測試 Tab 鍵的鍵盤導航功能。如果收件者將使用瀏覽器預覽或行動 PDF 應用，也請測試這些環境，因為不同閱讀器的欄位支援和顯示方式可能有所不同。

PDF 檢視器顯示為空的姓名和電子郵件欄位、「參加」複選框、票類單選按鈕和國家/地區下拉清單。 — PDF 檢視器會在匯出的表單中顯示空白的、可對焦的文字欄位、核取方塊、單選按鈕和下拉清單。

將 PDF 檔案與原始 Writer 佈局進行比較。檢查是否存在被裁剪的欄位、錯位的標籤、意外的預設設定以及難以點擊的控制項。至少在一個欄位中嘗試輸入實際的長文字。如果表單面向廣泛的使用者群體，還應檢查對比度、標籤的清晰度、Tab 鍵順序以及螢幕閱讀器的行為；選擇與輔助功能相關的 PDF 匯出選項並不能取代對匯出表單的測試。

PDF 檢視器顯示「姓名」和「電子郵件」欄位中的範例文字、已選取的「參加」複選框、已選擇「標準」選項，以及下拉式選單中的「德國」。 — PDF 檢視器會在測試表單中顯示範例條目、已勾選的核取方塊、已選取的單選按鈕和國家/地區值。

常見問題及解決方法

PDF 檔案看起來沒問題，但沒有欄位：返回「匯出為 PDF」並選取「常規選項」中的「建立 PDF 表單」。
空白行無法點擊：請將其替換為文字方塊控制項。視覺下劃線並非輸入欄位。
可以選擇多個單選按鈕：檢查一個問題的選項是否具有相同的「名稱」屬性，以及其他問題是否使用不同的名稱。
收件人在嘗試輸入時選擇了控制：在測試和共用 Writer 文件之前，請關閉設計模式。
回覆不會被傳送到任何地方：提交格式僅指定資料打包方式。您可以單獨配置提交操作和目標位置，或要求收件者儲存並依照您選擇的流程傳回已完成的 PDF 檔案。
有些收件者無法使用某個字段：在他們使用的閱讀器或裝置上測試 PDF，如果該環境無法可靠地處理這些字段，則簡化控制項。

為了獲得可靠的結果，請保留 ODT 原始文件，匯出時啟用「建立 PDF 表單」選項，並測試實際產生的 PDF 文件，而不是依賴 Writer 的預覽功能。這種簡單的檢查可以在收件人收到表單之前發現導致表單無法填寫或格式不規範的主要原因。

LibreOffice 官方參考資料

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