如何在 Outlook 中撤回電子郵件（取消發送和替換）

引言

您是否曾經向錯誤的收件人發送過電子郵件？或者忘記附加重要文件但只有在點擊發送後才想起？對於經常通過電子郵件交流的人來說，這些錯誤幾乎是不可避免的。每當發生這種情況，您都會希望能有取消發送的選項。

在 Outlook 中撤回和重新發送電子郵件的步驟

要在 Outlook 中撤回電子郵件，請按照以下步驟操作：

1. 打開 Outlook 應用程序並導航到 Outlook 電子郵件屏幕的左側以找到文件夾面板。
   
2. 單擊“已發送項目”。在這裡，您將看到之前通過 Outlook 發送的所有郵件，找到需要替換或撤回的電子郵件。
   
3. 雙擊該項目可在新的 Outlook 電子郵件窗口中打開該郵件。請注意，僅從電子郵件列表中選擇電子郵件不會顯示撤回選項。
   
4. 對於簡化的功能區，單擊“消息”選項卡，然後在“報告消息”命令後選擇“更多”命令 (...)。
5. 如果您使用經典功能區，則只需選擇“消息”選項卡即可。
6. 完成上述步驟後，您將看到“操作”命令，選擇此選項以繼續。
7. 單擊“操作”命令中的“撤回此消息”。
   
8. 如果沒有看到“撤回此郵件”命令，則表示您的組織可能不允許此功能。
9. 在“撤回此郵件”對話框中，選擇您希望的撤回選項：靜默刪除未讀郵件或替換該郵件。
10. 選擇後，單擊“確定”以完成操作。

在 Outlook 上撤回郵件的要求

如果您已按照這些步驟操作但無法撤回郵件，可能是因為未滿足以下條件：

• 發件人和收件人必須都使用 Microsoft Exchange 服務器或 Office 365 帳戶。
• 兩者必須在同一組織中。
• 收件人必須未打開電子郵件。
• 該郵件未被 Outlook 自動化規則（如文件夾分配）訪問。
• 撤回功能不支持 Outlook 的 Web 版本。
• 如果 Azure 信息保護服務屏蔽電子郵件，則撤回功能將失效。

無法撤回郵件該怎麼辦？

如果您的收件人已經查看了郵件，那麼撤回選項將失效。建議使用安排郵件的功能，在您發送之前檢查郵件內容，避免錯誤：

1. 單擊屏幕右上角的“文件”。
2. 在新屏幕上選擇“規則和警報”。
3. 在此選擇“新規則”。
4. 選擇“對我發送的消息應用規則”。
5. 在“編輯規則”框中不必輸入任何內容，然後確認選擇。
6. 選擇“推遲幾分鐘發送”，然後設定希望郵件在到達收件人前等待的時間。
7. 命名該規則並完成設置。

常見問題解答

1. 收件人打開郵件後，我可以撤回郵件嗎？

不行，您必須在收件人打開郵件之前撤回該郵件。

2. 每次都可以撤回郵件嗎？

有些因素可能妨礙撤回郵件的嘗試，建議使用安排郵件的選項。

3. 我的收件人會知道我撤回了郵件嗎？

是的，收件人會收到通知，告知他們郵件已被撤回。

4. 我如何知道我是否成功撤回了郵件？

如果郵件不再顯示在已發送項目中，但會出現在草稿中，則表示成功撤回。

5. 如何重新發送撤回的郵件？

可以按以下步驟進行：

• 右鍵單擊該消息並選擇“重新發送”（適用於 Mac）。
• 在 Windows 中，單擊“文件”，然後選擇“信息”，再選擇“重新發送和撤回”。

通過這些提示，您現在知道如何在 Outlook 上撤回電子郵件。此外，您還可以編輯並重新發送電子郵件。Outlook 為您提供了便捷的功能來取消已發送的郵件，隨時隨地修改郵件內容。

您可能還想了解 如何更改 Outlook 中的簽名，以便在發送商務電子郵件之前進行最後一刻的修改。