如何在 Outlook 中撤回電子郵件（取消發送和替換）

您是否曾經向錯誤的收件人發送過電子郵件？或者忘記附加重要文件但只有在點擊發送後才想起？

對於經常通過電子郵件交流的人來說，這些錯誤以及更多錯誤幾乎是不可避免的。每次發生這種情況時，您都會發現自己在尋找取消發送按鈕。

如果您使用 Outlook 應用程序，您可以輕鬆調用電子郵件。在這篇分步文章中，我們將向您展示如何在 Outlook 中撤回電子郵件，以避免因發送錯誤電子郵件而帶來的尷尬。另外，您還可以編輯並重新發送消息。讓我們開始吧。

在 Outlook 中撤回和重新發送電子郵件的步驟

要在 Outlook 中撤回電子郵件，請按照下列步驟操作：

1. 打開 Outlook 應用程序並導航到 Outlook 電子郵件屏幕的左側以找到文件夾面板。
   
2. 單擊“已發送項目”。在這裡，您將看到之前通過 Outlook 發送的所有郵件。找到您要替換或撤回的電子郵件。
   
3. 雙擊該項目可在新的 Outlook 電子郵件窗口中打開該郵件。僅從電子郵件列表中選擇電子郵件不會為您提供撤回電子郵件的選項。
   
4. 對於簡化功能區，單擊“消息”選項卡，然後在“報告消息”命令後選擇“kebab”菜單或“更多”命令 (...)。
5. 但是，如果您已將 Outlook 應用程序配置到經典功能區，只需選擇“消息”選項卡即可。
6. 在這兩種情況下，完成上述步驟後，您將看到“操作”命令。對於簡化的功能區界面，操作將位於上下文菜單中。但是，對於經典功能區樣式，“操作”命令應位於功能區菜單本身內。
7. 現在，單擊“操作”命令中的“撤回此消息”。
   
8. 此時，如果您沒有看到“撤回此郵件”命令，則您的組織可能不允許撤回電子郵件或未使用 Microsoft Exchange 電子郵件服務器。
9. 在“撤回此郵件”對話框中，您將找到兩個用於撤回電子郵件的操作。其中一種可以讓您從收件人的文件夾中靜默刪除未讀的電子郵件。另一種方法可以讓您替換撤回的電子郵件。
10. 選擇您喜歡的選項，然後單擊“確定”完成工作。

在 Outlook 上撤回郵件的要求

您是否已按照這些步驟操作，但仍無法在 Outlook 中撤回郵件？原因可能是你沒有達到要求。

以下是您可以訪問 Outlook Recall 電子郵件功能之前需要滿足的一些條件：

• 發件人和收件人都必須使用 Microsoft Exchange 服務器或 Office 365 Outlook 電子郵件帳戶。
• 發送者和接收者也應該來自同一組織。
• 收件人不應打開電子郵件。
• Outlook 自動化規則（例如文件夾分配）未訪問電子郵件。
• Microsoft 尚未在 Outlook Web 版本中提供此功能。
• 如果 Azure 信息保護服務屏蔽電子郵件，則撤回功能將不起作用。

因此，商業用戶是 Outlook 電子郵件召回功能的最大享受者。但是，如果您的 Outlook 電子郵件來自工作或學校，並且收件人來自同一實體，則您可能可以毫無障礙地使用撤回電子郵件功能。

額外提示：您的收件人可以啟用規則來自動處理請求。這意味著收件人的 Outlook 應用程序會自動回复他們收到的每封郵件。這可能是因為他們正在休假或當時無法閱讀電子郵件。

如果發生這種情況，您仍然可以成功撤回您的郵件，這是因為您的收件人尚未閱讀該郵件。但是，他們會收到您刪除消息的通知。

如果無法在 Outlook 中取消發送電子郵件該怎麼辦

一旦收件人打開郵件，撤回選項將不起作用。如果您的收件人認為您的消息具有高優先級，或者可能在發送後立即打開它們，那麼這就達不到全部目的，因為您必須能夠在收件人打開錯誤消息之前對其進行調整。

因此，我們建議您安排消息的發送時間。這樣您就有足夠的時間在發送之前檢查電子郵件並糾正所發生的任何錯誤。因此，您甚至不需要回憶您的電子郵件。

以下是如何在 Outlook 上安排郵件：

1. 單擊屏幕右上角的“文件”
2. 您將看到一個包含您的帳戶信息的新屏幕，單擊“規則和警報”
3. 在“規則和警報”屏幕上，單擊“新規則”
4. 將出現一個彈出屏幕，選擇“對我發送的消息應用規則”
5. 不要在“編輯規則”框中輸入任何內容，只需單擊“下一步”並確認您的選擇
6. 另一個彈出屏幕將顯示您將被詢問要如何處理該郵件，單擊“推遲幾分鐘發送”，然後輸入您希望要發送的郵件在您的域中保留多長時間在將其交付給您的收件人之前。
7. 命名該規則並單擊完成。

有關在 Outlook 上撤回郵件的常見問題解答

通常有很多關於如何在 Outlook 中調用電子郵件的詢問。以下是一些最突出的問題及其答案：

收件人打開郵件後，我可以撤回並替換郵件嗎？

不可以，您需要在收件人打開郵件之前撤回該郵件。該郵件可能位於他們的收件箱文件夾中，但只要他們尚未打開它，您就可以調用並替換它

每次都可以調用電子郵件嗎？

有些因素可能會妨礙您回憶起消息的機會。為了安全起見，我們建議您採用我們討論過的“安排消息”選項

我的收件人會知道我撤回了郵件嗎？

是的，您的收件人將收到一條通知，通知他們您刪除了郵件。不過，您必須動作要快，否則收件人可能會在您刪除郵件之前打開該郵件。

我如何知道我是否撤回了一條消息？

您會知道您的郵件已被撤回，因為它將不再出現在您的已發送文件夾中，但會自動出現在您的草稿中。從這裡，您可以選擇編輯您的消息並重新發送以將其替換

如何重新發送撤回的消息？

如果您已將撤回的消息調整到滿意的程度，請通過以下方式重新發送：

• 右鍵單擊該消息，然後單擊“重新發送”（適用於 Mac）
• 單擊“文件”，然後轉到“信息”，然後單擊“重新發送和調用”（適用於 Windows）

通過這些提示，您現在知道如何在 Outlook 上撤回電子郵件。但事情並沒有就此結束；您還可以編輯並重新發送電子郵件。因此，Outlook 應用程序為您提供了取消發送電子郵件的選項，並允許您用新的想法修改您的電子郵件。

您可能還想了解如何更改 Outlook 中的簽名，以便在發送商務電子郵件之前進行最後一刻的修改。