如何在 Microsoft 365 Word 中建立縮寫索引

Word 沒有單獨的「縮寫索引」指令。您可以建立一個標準索引，並將每個縮寫標記為一個條目。如果要按縮寫排列索引，請使用縮寫作為主條目，其完整拼寫形式作為子條目——例如，AI下方添加“人工智能”。 Word 會收集這些標記的項目，按字母順序排序，並加上頁碼。

以下步驟使用 Microsoft 365 桌面版 Word。您可以邊寫邊標記條目，也可以等到文件完成後再標記，但保留一份簡短的縮寫詞清單有助於您記住每個術語，並每次都使用相同的拼字。

選擇縮寫索引的組織方式

確定讀者首先會搜尋的內容。如果他們知道縮寫，則將其設為主條目，並將完整短語放在子條目框中。例如：

主要條目：人工智慧
子條目：人工智慧

這樣一來，索引就會按 A 排序，並提供讀者完整的詞條。如果讀者更傾向於搜尋完整短語，則應反轉排列方式：將「人工智慧」設為主詞條，「AI」設為子詞條。確保每個詞條的首字母大寫、標點符號和空格都保持一致；Word 會將不同寫法的詞條視為不同的條目。

請在文件中標記每個縮寫。

在桌面版 Word 中，找到文件中出現的縮寫詞並將其選取。選擇一個清晰的出現位置，例如靠近其定義首次出現的位置。您也可以將遊標放在索引標記應該放置的位置。
開啟“引用”並選擇“標記條目”。在 Windows 系統中，Alt+Shift+X也會開啟相同的對話方塊。微軟在其Word 鍵盤快捷鍵參考中列出了此快捷鍵。
在「標記索引條目」對話方塊中，將「主條目」設為縮寫詞，並在「子條目」中輸入其全名。例如，使用“AI”和“人工智慧”。選擇“標記”即可僅標記選定的條目。
對每個縮寫重複此操作。只有當文件中所有完全符合項目都應指向該條目時，才選擇「全部標記」。它還可以標記引用、表格或其他可能不適合索引的章節中的匹配項。

在 Microsoft 365 版 Word 中，開啟「引用」選項卡，選取縮寫詞 AI，然後選擇「標記條目」。 — 選擇縮寫並開啟“引用”>“標記條目”。

標記索引條目對話框，其中 AI 為主條目，人工智慧為其子條目 — 將首字母縮寫詞設為主條目，將其展開式設為子條目。

標記條目會在文件中插入一個隱藏的 XE（索引條目）網域。這些網域告訴 Word 要收集哪些內容，通常它們是隱藏的；它們並非額外的段落標記。若要查看這些標記，請使用「開始」>「顯示/隱藏 ¶」。如果標記使文件難以閱讀，請在完成後將其關閉。有關格式化標記的 Microsoft 說明，請參閱「顯示/隱藏」控制項。

插入索引

點擊索引應出現的位置，通常是在新頁面正文之後。如果希望索引單獨顯示，請先新增分頁符號。
轉到“引用”>“插入索引”。
在「索引」對話方塊中，預覽可用格式。選擇縮排式或行內式佈局，設定列數，並決定是否右對齊頁碼。可以使用點狀標記等製表符引導視線從條目跳到頁碼。
按一下“確定”。 Word 會將索引插入為一個網域。請勿透過鍵入內容來編輯其產生的條目，因為後續更新可能會覆蓋這些變更。

Word 的官方索引說明涵蓋了可用的條目、版面配置和更新選項。

編輯後更新索引。

當新增、刪除文字或重新分頁時，索引頁碼可能會失效。標記新條目或變更文件後，按一下索引並選擇「引用」>「更新索引」，或按快速鍵F9。在共享或列印之前，尤其是在進行大量編輯之後，請檢查更新後的索引。

已在 Word 中完成縮寫索引，包含 AI、API 和 CPU 條目，並在「引用」標籤中選取了「更新索引」命令。 — 更新索引字段，使其條目和頁碼引用反映最新文件。

修復常見的縮寫索引問題

缺少縮寫：標記該縮寫詞並更新索引。檢查該條目是否使用了不同的拼字或標點符號。
擴充內容未顯示：請將其新增至 XE 條目的子條目字段，然後更新索引。如果子條目為空，則只會保留主條目。
某個縮寫詞出現不只一次：請確保每個標記欄位中的主條目文字完全相同。如果您使用了「全部標記」功能，請檢查所有標記項，並刪除任何無關的 XE 欄位。
索引的顯示方式與預期不同：點選索引內部，使用「插入索引」選項選擇不同的格式。 Word 會根據標記的條目自動產生佈局，因此請調整索引設置，而不是手動重新輸入清單。