如何在 Outlook 中建立和傳送會議邀請

若要在 Outlook 中建立並傳送會議邀請，請開啟“行事曆”，建立會議，新增與會者，選擇日期和時間，然後選擇“傳送”。在 Windows 版 Outlook 和網頁版 Outlook 中，請選擇「行事曆」>「新事件」。在經典版 Windows 版 Outlook 中，請選擇「新專案」>「從郵件建立會議」或「從行事曆建立會議」。會議邀請允許受邀者回覆；沒有與會者的約會只會顯示在您自己的行事曆中。

Outlook 的標籤會因版本和帳戶而異。以下步驟涵蓋了新版 Outlook、Web 應用程式和經典版 Outlook，以便您可以使用螢幕上對應的選單名稱。

建立並發送會議邀請

1. 開啟會議表單。在新版 Outlook 中，選擇「行事曆」，然後選擇「新事件」。在 Outlook 網頁版中，選擇「新事件」>「事件」 。在經典版 Outlook 中，從收件匣中的「新專案」>「會議」或行事曆中的「新會議」建立會議請求。您也可以在經典版 Outlook 中使用Ctrl+Shift+Q 快速鍵。微軟在其Outlook 會議安排說明中列出了不同版本的具體操作步驟。

   

2. 新增主題和受邀人。輸入一個簡短明確的標題，讓收件者了解會議安排的原因。選擇「邀請與會者」，然後輸入每個人的姓名或電子郵件地址。將重要參與者標記為「必需」，將可選項標記為「可選」。 「可選」表示並非強制要求出席，但不會阻止對方接受邀請。在經典版 Outlook 中，您可以在「收件者」行中新增人員，或使用「日程安排助理」中的與會者控制項。

   

3. 選擇日期和時間。輸入開始和結束時間，或選擇“全天​​”以安排全天活動。如果帳戶提供建議的時間段，請選擇合適的時間段。對於 Microsoft 365 或 Exchange 工作和學校帳戶，「日程安排助理」可以顯示受邀者的空閒/忙碌狀態。發送前，請檢查顯示的日期、時間和時區，尤其是在與會者位於不同地區的情況下。 Outlook 以 UTC 時間儲存會議時間，並顯示每位收件者所在時區的對應時間；請參閱 Microsoft 的時區指南。

   

4. 新增地點或線上會議。在「地點」中輸入房間或街道地址。根據您的帳戶和組織，Outlook 可能提供房間搜尋或房間查找器。如果您的帳戶已連線至 Teams，請啟用Teams 會議選項以包含線上會議詳細資訊。發送前，請確認連結顯示在邀請中。對於其他視訊平台，請使用提供者提供的連結並將其包含在地點或郵件正文中。 Microsoft 說明如何從 Outlook 排程Teams 會議。

   

5. 新增議程、文件和重複安排。在訊息或描述區域列出會議目的、準備工作以及與會者需要的任何連結。如果您的 Outlook 版本支持，請附加相關文件。對於重複會議，請在新版 Outlook 或 Outlook 網頁版中選擇「重複」或「設為重複」 ，然後設定間隔和結束日期。在經典版 Outlook 中，選擇「會議」>「重複」，設定模式，然後按一下「確定」。仔細檢查系列：重複邀請會建立多個行事曆項目，因此請選擇與計畫相符的結束日期。

   

6. 審核並發送。請核實參會人員清單、主題、日期、時區、地點或 Teams 詳細資訊、重複次數以及附件。然後選擇“發送”。 Outlook 會將會議邀請傳送給受邀者，並在支援的情況下追蹤回應。如果發送後發現錯誤，請從日曆中開啟會議，進行編輯，然後發送更新，以便現有參會人員收到變更。

   

受邀者如何回覆以及如何查看回复

受邀者可以開啟邀請並選擇「接受」、「暫定」或「拒絕」。在 Outlook 網頁版中，他們也可以從郵件清單中回覆；「更多選項」提供了更多選擇。已接受的邀請通常會顯示在收件者的日曆中，但具體顯示方式可能會因收件者的帳戶或日曆服務而有所不同。微軟就對 Outlook 網頁版中的快速回覆功能進行了說明。

若要以組織者身分查看回复，請從行事曆中開啟會議，然後選擇「追蹤」以在新版 Outlook 中開啟追蹤窗格。在經典版 Outlook 中，開啟會議，然後在「會議」功能區中選擇「追蹤」。清單會顯示哪些人已接受、暫定接受、拒絕或未回覆。空白或「無回覆」狀態與拒絕不同。微軟指出，來賓的回覆可見性取決於他們的 Outlook 版本以及他們是否屬於同一個 Microsoft 365 組織；在經典版 Outlook 中，選擇不發送回應的來賓可能不會顯示為已回覆。請參閱官方的「追蹤窗格」說明和回覆可見性說明。

如果會議選項看起來有所不同

首先請確認您使用的是新版 Outlook、經典版 Outlook 還是網頁版 Outlook；由於不同版本的選單並不完全相同，微軟提供了不同的操作說明。如果「日程安排助理」缺失或未顯示可用時間，則可能是您的帳戶未提供工作或學校的忙碌/閒數據，或者您的組織可能對此進行了限制。您仍然可以手動輸入日期和時間。如果「團隊」切換按鈕不可用，請新增您組織使用的已核准的會議連結和位置，然後確認這些資訊在邀請中可見。