如何為 ONLYOFFICE 工作區資料設定自動備份

在 ONLYOFFICE Workspace 中，自動備份的最佳配置方式是透過內建的控制面板，因為該工作流程會建立可復原的入口網站存檔，而不僅僅是複製一個容器或資料目錄。目前的 ONLYOFFICE 文件仍然描述了相同的伺服器端核心流程：選擇持久性儲存目標、啟用自動備份、選擇每日、每週或每月備份計畫、定義要保留的副本數量、可選地包含郵件備份，然後儲存設定。本指南重點介紹自託管的 ONLYOFFICE Workspace Server 部署。在雲端版本中，自動備份的可用性可能取決於定價方案；有關特定方案的具體行為，請參閱ONLYOFFICE 官方雲端備份文件。

自動工作區備份應該保護哪些內容？

有效的備份必須能夠恢復使用者實際依賴的入口網站數據，而不僅僅是證明計劃任務已運行。 ONLYOFFICE 控制面板備份正是為此而設計的。伺服器文件指出，已完成的備份將保存為壓縮.tar.gz存檔，並且同一介面也提供復原工作流程。 ONLYOFFICE控制面板官方備份和復原指南是以下設定的主要參考資料。

在配置備份計畫之前，請先確定備份檔案的儲存位置。僅儲存在同一台主機上的備份可以防止一些應用程式層級的錯誤，但對於磁碟故障、勒索軟體攻擊或整個伺服器遺失等情況，其保護作用有限。建議使用與工作區主機實體或邏輯上分離的儲存位置。根據您安裝的整合情況，控制面板可以使用「文件」模組和受支援的第三方儲存。臨時儲存僅用於手動下載備份，不作為自動備份目標位置。

步驟 1：開啟控制台中的備份頁面

使用管理員帳號登入 ONLYOFFICE Workspace。從入口網站起始頁開啟「控制面板」。文件還指出，也可以從門戶「設定」存取「控制面板」。在「控制台」中，開啟「一般」或「資料管理」設定區域下的「備份」頁面。

如果您的介面標籤略有不同，請不要認為該功能缺失。 ONLYOFFICE 在不同版本中變更了導覽文字，但文件中記錄的備份和還原功能仍然是控制台工作流程的一部分。請確認您安裝的工作區版本，如果導覽不匹配，請使用該分支的最新幫助中心說明。

步驟 2：啟用自動備份

在“備份”頁面，找到“自動備份”部分並啟用它。啟用此開關後，入口網站將從臨時手動存檔切換到定期備份。如果您還需要選擇儲存位置、備份頻率、保留期限或郵件數據，請暫時不要儲存。

如果您管理的是 ONLYOFFICE Workspace Cloud 而非自架伺服器，請先查閱雲端專屬文件。 ONLYOFFICE 指出，雲端版本中的自動備份功能僅在訂閱方案包含該功能時可用。這一點很重要，因為雲端缺少自動備份開關並不一定意味著伺服器有問題。

步驟 3：選擇一個在伺服器故障後仍然有效的儲存位置

選擇歸檔的儲存目標。具體選擇取決於您的入口網站已連接的內容以及您的版本所公開的內容。官方伺服器文件介紹如何將備份儲存在「文件」模組或連接到入口網站的支援第三方儲存中，而 ONLYOFFICE 的安全指南也討論了物件儲存和 WebDAV 等遠端服務。實用原則很簡單：選擇一個即使 Workspace 主機本身不可用也能存取的目標。

對於小型部署，如果存取權限控制嚴格，則連接的雲端資料夾即可滿足需求。對於業務關鍵型部署，則應使用具有獨立憑證、保留控制和監控功能的儲存方案。 ONLYOFFICE Workspace 官方安全指南明確建議啟用自動備份，並建議定期使用第三方服務保留額外副本。

一個重要的安全細節很容易被忽略：ONLYOFFICE 文件指出，啟用入口網站加密後，新建的備份檔案包含解密檔案；復原時，這些檔案會在磁碟上再次加密。請將備份目標位置視為敏感資料。限制其存取權限，啟用目標位置的靜態加密，並避免將存檔放置在廣泛共享的資料夾中。

步驟 4：設定計劃、保留期限、郵件選項並儲存

選擇備份運行頻率。目前控制面板文件支援「每天」、「每週」或「每月」三種模式，並可選擇相應的日期或時間。然後設定最大儲存副本數。 ONLYOFFICE 文件中規定的備份保留範圍為1 到 30 個副本。

如果您的使用者依賴整合郵件模組，請選擇「在備份中包含郵件」。 ONLYOFFICE 警告：如果省略此選項，郵件資料將不會從入口網站備份中恢復，並且可能需要重新連接帳戶。包含郵件會增加備份時間和存檔大小，因此請確認目標位置有足夠的容量。

點選「儲存」。此時配置完成，但備份策略尚未制定。只有在確認新備份檔案出現並了解其復原方式後，備份計畫才能真正可靠。

ONLYOFFICE Workspace 應該多久備份一次？

沒有通用的備份間隔。備份計畫應根據您可接受的復原點目標 (RPO) 來製定：即您可以承受失去的近期工作量。對於日常編輯量較少的小型內部入口網站，每晚備份可能就足夠了。而對於持續建立和編輯文件的團隊，則可能需要比內建每日備份計畫更頻繁的保護，在這種情況下，控制面板備份應與基礎架構級快照或專為該部署設計的儲存複製相結合。

這些是規劃範例，並非 ONLYOFFICE 產品的要求。您的資料保留期限應基於合規性要求、可用容量以及您的組織可能需要多長時間才能發現意外刪除或損壞。

確認自動化流程確實建立了備份。

首次規劃運行後，返回「備份或還原」區域，確認新的歸檔檔案已保存在預期的儲存位置。伺服器指南指出，備份檔案使用入口網站和時間戳記命名模式，並以.tar.gz歸檔檔案的形式建立。請確認日期、預期大小範圍和目標位置。若出現零位元組檔案、異常小的歸檔檔案或執行失敗的情況，應視為備份失敗，直至進行調查。

同時驗證保留策略是否如預期運作。例如，如果您配置了七個副本，儲存空間不應無限增長。如果您使用第三方存儲，請檢查 ONLYOFFICE 備份歷史記錄和遠端服務本身，以確保過期的連接器、配額限制、過期的令牌或權限變更不會悄無聲息地破壞備份計劃。

需要恢復之前先進行測試

備份的目的是為了恢復，因此恢復測試比簡單地統計備份檔案數量更有價值。 ONLYOFFICE 在控制台中提供了一個「還原」頁面，管理員可以從支援的來源中選擇備份，也可以選擇電腦檔案。對於生產系統，請在受控環境中執行恢復測試，而不是覆蓋運行正常的即時入口網站。

有幾個恢復細節值得提前記錄。 ONLYOFFICE 指出，備份中不包含許可證數據，因此在恢復後，如果適用，必須重新上傳許可證文件。對於恢復到新伺服器的情況，密碼恢復也取決於是否保留了原始伺服器的機器金鑰。官方指南解釋說，對於 Docker 安裝，可以在 [此處應填寫具體位置] 替換機器金鑰/app/onlyoffice/CommunityServer/data/.private/machinekey，或透過安裝腳本的 `machine-key` 參數提供。請將此金鑰安全地記錄在災難復原文件中，而不是在系統中斷時才發現需要它。

Docker 磁碟區備份是否會取代控制台備份？

並非獨立存在。官方的 ONLYOFFICE Docker Compose 定義顯示，工作區由多個有狀態元件構成，包括 MySQL、社群伺服器資料、文件伺服器資料、郵件伺服器資料、控制面板資料和 Elasticsearch 儲存。您可以在官方的 ONLYOFFICE Docker Compose 檔案中查看當前佈局。

因此，僅對一個指定磁碟區進行原始備份並不能代表整個工作區。基礎架構級備份作為第二層保護措施非常有價值，尤其是在需要快速還原整個主機時，但其設計應確保資料庫一致性並涵蓋所有必需的磁碟區。對於大多數管理員而言，最安全的做法是將受支援的控制面板入口網站備份作為邏輯復原方法，並根據 Docker 執行的平台新增主機或磁碟區保護。

生產工作區備份檢查清單

• 使用控制台的自動備份功能，可以建立受支援且可復原的入口網站存檔。
• 將自動複製的副本儲存在不依賴與 Workspace 主機相同實體磁碟的位置。
• 設定足夠長的保留期限，以便能夠發現延遲的資料遺失。
• 如果整合式郵件服務需要能夠從相同備份中恢復，則應包含郵件服務。
• 使用限制存取和加密來保護備份存儲，尤其要注意的是，加密的入口網站檔案會被記錄為在新建的備份存檔中已解密。
• 驗證首次計劃運行後以及之後定期是否出現新的歸檔文件。
• 在安全的環境下測試復原功能，並記錄機器金鑰和許可證重新安裝要求。
• 對於 Docker 部署，請為多個持久性磁碟區和服務配置維護單獨的基礎架構復原計畫。

最終建議

對於自架的 ONLYOFFICE 工作區，最簡單可靠的起點是每天將控制面板備份到獨立儲存設備，保留足夠多的備份副本以應對至少幾天的未發現問題，如果部署中包含郵件功能，也應將其備份，並定期進行恢復測試。配置本身只需幾分鐘；備份策略的品質取決於存檔的儲存位置、保留時間以及您是否已驗證其可恢復性。