如何在Excel中為儲存格新增字元限制

使用資料驗證可以限制使用者在 Excel 儲存格中輸入的字元數。文字長度規則可以設定最小值、最大值、強制指定長度或限制輸入內容在一定範圍內。例如，要將姓名欄位的字元數限制為 25 個字符，請將規則套用至輸入儲存格，並選擇「小於或等於 25」。

設定文字長度規則

以下步驟使用 Excel 桌面功能區。B2:B100在開啟規則之前，請先勾選使用者將要輸入內容的完整區域，例如「\\」。選取標題區域還可以限制標籤或其他不應進行驗證的內容。

1. 選擇目標儲存格、列或區域。若要將規則套用於整列，如果首行包含標題，則僅選擇輸入儲存格。
2. 開啟資料 > 資料驗證。在某些 Excel 佈局中，該指令顯示在「資料工具」群組中。
3. 在“設定”標籤上，從“允許”中選擇“文字長度”。如果允許空白儲存格，請勾選「忽略空白」 。
4. 從「資料」中選擇一個條件，輸入一個或多個字元計數，然後選擇「確定」。

選擇符合欄位要求的條件：

若要設定範圍，請同時輸入最小值和最大值。若要設定精確長度，請選擇“等於”並輸入數字。以下範例展示了 5 到 15 個字元的範圍以及精確的 10 個字元規則。

最大長度限制規則不會將欄位設為必填項。如果使用者必須輸入內容，請設定至少 1 個字元的最小長度（或根據任務需求設定更高的最小長度）。對於可能以零開頭的電話號碼、郵遞區號和 ID，請在輸入前將儲存格格式設定為「文字」；長度限制規則檢查的是字元數，而不是內容是否為有效的電話號碼或代碼。

選取儲存格時顯示指令

僅憑查看工作表並不容易看出驗證規則。為了解釋這一點，請選擇相同的儲存格，開啟「資料」>「資料驗證」，然後使用「輸入訊息」標籤。勾選「選取儲存格時顯示輸入訊息」複選框，新增一個簡短的標題，並輸入說明。例如，「名稱長度」和「最多輸入 25 個字元」。然後按一下“確定” 。

自訂錯誤警報

在「錯誤警告」標籤上，勾選「輸入無效資料後顯示錯誤警告」複選框。輸入清晰的標題和訊息，例如“字元過多”和“請輸入 25 個字元或更少”。如果 Excel 應該阻止違反規則的輸入，請選擇「停止」 。 「警告」和「資訊」樣式會告知使用者輸入無效，但允許他們繼續操作。

測試規則並檢查現有數據

選擇「確定」後，輸入一個在限制範圍內的值，然後再嘗試輸入一個超過限制的值。確認選取儲存格時會彈出提示，並且對於過長的輸入會彈出「停止」警告。在警告中，選擇“重試”以編輯該值，或選擇“取消”以放棄輸入。

資料驗證不會自動標記新增規則時儲存格中已存在的值。若要審核某一列，請=LEN(B2)在備用列中向下填入公式；Excel 的 LEN 函數會計算空格，包括最後一個可見字元後的空格。您也可以選擇儲存格，然後選擇「資料」>「資料驗證」>「圈選無效資料」來標記不符合規則的現有項目。

驗證功能有助於保護日常輸入，但它並非安全檢查：複製、貼上或填寫儲存格可能會繞過輸入警告。如果長度要求至關重要，請單獨檢查匯入或貼上的資料。如果資料驗證功能不可用，請先完成目前儲存格的編輯；受保護的工作表或共用工作簿也可能阻止變更。有關支援的設定和故​​障排除的更多信息，請參閱 Microsoft 的資料驗證應用說明及其資料驗證指南。

如果您只需要檢查字元計數，請使用LEN 函數=LEN(B2)。微軟解釋了LEN 函數用於統計字元數。 Excel 儲存格最多可容納 32,767 個字符，但驗證規則可用於強制執行較小的字段特定限制；請參閱微軟的Excel 規範和限制。