如何在 Word 和 Google Docs 列印信封：兩種簡單方法

列印信封最簡單的方法是使用桌面版 Microsoft Word：開啟「郵件」>「信封」，輸入地址，選擇信封尺寸，然後按照印表機的進紙圖進行操作。 Google Docs 也可以透過 Google Workspace Marketplace 的外掛程式實現相同的功能。無論使用哪種方法，請確保文件尺寸與信封尺寸相符，並在使用信封之前先列印一份普通紙測試版。

列印前

請查看信封包裝盒上印的尺寸，並確認您的印表機支援該尺寸。美國常用的辦公信封是10號信封；其他尺寸和國際標準信封的格式可能有所不同。請保持信封封口閉合，並遵循印表機製造商的裝紙說明，因為不同印表機的進紙方向和進紙順序可能有所不同。

美國郵政建議，對於美國境內郵件，收件人地址應寫在靠近底部中心的位置，寄件人地址應寫在左上角。其他地區的郵件請遵循郵政服務的地址填寫指南。郵資區域應保持空白。

方法一：直接從 Microsoft Word 列印

1. 開啟Word 桌面應用程序，新建一個空白文件。選擇“郵件”>“信封”。

2. 在「信封」標籤中，輸入收件者地址和寄件者地址。如果要保留信件的佈局，請選擇「新增至文件」；否則，您可以從此對話方塊列印。
3. 選擇“選項”。在“信封選項”下，選擇相符的尺寸。如果未列出確切尺寸，請選擇「自訂尺寸」，然後輸入信封的寬度和高度。如有需要，調整位址字體或位置，然後選擇「確定」。

4. 開啟「列印選項」標籤，記下印表機顯示的進紙方向、正面朝上或朝下設定以及旋轉角度。按照圖示放入一個信封。這些設定因印表機而異；請勿假設所有印表機的信封進紙方式都相同。
5. 列印一個測試信封。如果地址上下顛倒或位置錯誤，請重新查看印表機的信封裝入示意圖並調整進紙設定。對齊正確後，再列印其餘信封。 Word 可以將信封新增至文件中，以便您可以儲存並重複使用該版面配置。

微軟Word 的信封說明解釋了可用的尺寸、位置和進紙設定。

方法二：使用外掛程式從 Google 文件列印

Google Docs 具有頁面大小和列印控制功能，但沒有內建信封指令。目前一個可行的方案是使用 Google Workspace Marketplace 中 Quicklution 提供的第三方郵件合併外掛程式。該插件支援文件信封範本和直接從 Google Docs 列印。

1. 開啟 Google 文件。選擇「擴充功能」>「附加元件」>「取得附加元件」，搜尋「郵件合併」，並在安裝前確認發布者為 Quicklution。查看商品詳情頁面上的當前價格和權限：它請求對 Google 檔案和服務擁有廣泛的存取權限。僅在這些條款符合您的要求時才批准。
2. 安裝完成後，選擇「擴充功能」>「郵件合併」>「信封」。選擇預設值（例如#10）或選擇「自訂尺寸」，輸入信封的寬度和高度，然後儲存範本。

3. 對於單一信封，請在信封左上角附近填寫寄件人地址，在信封底部中間附近填寫收件者地址。對於大量郵件，請準備一個 Google 表格，每行填寫一個地址，啟動郵件合併功能，打開該表格，將列名插入為合併字段，然後按照插件指示合併為信件/信封。
4. 選擇“檔案”>“列印”。在瀏覽器的列印設定中，開啟「更多設定」 ，然後在「紙張尺寸」下選擇相符的信封。清單取決於所選印表機。檢查預覽，根據印表機要求放入測試信封，然後列印。

請查看發布商目前的信封設定步驟及其在Google Workspace Marketplace 上的商品資訊。發布者目前宣傳前 20 次合併免費，而 Marketplace 則將該外掛程式標記為免費試用；在依賴免費使用之前，請務必查看最新條款。 Google 官方說明文件涵蓋了頁面設定和列印文件的相關內容。

修復常見的對齊問題

• 列印件上下顛倒：請依照印表機的進紙圖變更正面朝上/朝下或旋轉設定。
• 地址位置偏移或被裁切：請檢查紙張和印表機是否使用相同尺寸的信封，然後在 Word 或範本中調整位置。先在普通紙上測試，方法是標記進紙邊緣，然後將紙張貼在信封上。
• 信封卡紙或無法進紙：請確認信封尺寸和類型是否受支持，然後按照製造商的進紙托盤或手動進紙說明進行操作。如果印表機手冊要求一次只使用一個信封，請照常操作。

如果只是填寫單一信封，Word 的內建工具通常是最快捷的方式。如果您已經在使用 Google 文檔，或者需要合併電子表格中的地址，那麼使用 Google 文件會比較方便，但這取決於第三方插件及其當前的條款。