Outlook 2010 聯絡人：新增聯絡人和使用通訊錄

在 Outlook 2010 中，將聯絡人儲存到「聯絡人」資料夾，然後在撰寫電子郵件時使用 Outlook 通訊錄選擇該聯絡人。地址簿是一個查找窗口，而不是建立聯絡人的獨立位置。本指南涵蓋新增和整理聯絡人、建立聯絡人群組以及在收件者選擇器中尋找已儲存的聯絡人。

Outlook 2010 是一款舊版桌面程式。微軟已於 2020 年 10 月 13 日停止對 Office 2010 的支持，因此它不再接收安全性修補程式或技術支援。以下步驟描述的是經典的 Outlook 2010 功能區；標籤可能會因帳戶設定而略有不同。

步驟 1：開啟聯絡人資料夾

啟動 Outlook 2010，然後在導覽窗格中選擇「聯絡人」（通常位於視窗左下角）。如果看不到“聯絡人”，請使用導覽按鈕或資料夾清單開啟對應 Outlook 資料檔案或帳戶的“聯絡人”資料夾。主窗格會顯示儲存在該資料夾中的記錄。使用清單上方的搜尋框尋找姓名、公司或其他詳細資料。

步驟二：新增或更新聯絡人

1. 選擇正確的「聯絡人」資料夾後，開啟「首頁」選項卡，然後選擇「新聯絡人」。
2. 輸入收件人的姓名和電子郵件地址。根據需要新增公司、職位、電話號碼、郵寄地址或備註等詳細資訊。如果您想從通訊錄發送郵件，正確的電子郵件地址尤其重要。
3. 選擇“儲存並關閉”。若要稍後更新記錄，請返回“聯絡人”，開啟聯絡人，編輯其字段，然後再次儲存。

Outlook 可以將相同清單顯示為卡片、電話式條目或表格，視功能區中可用的檢視控制項而定。如果某個聯絡人未顯示在檢視中，請檢查您是否開啟了儲存該聯絡人的資料夾，然後再建立副本。

步驟三：整理聯絡人並組成團隊

對於較小的聯絡人列表，請使用搜尋和檢視控件，以便輕鬆找到記錄。您可以為選定的聯絡人指派顏色類別或後續標記。如果您使用單獨的聯絡人資料夾，請使用「移動」功能。在選擇「刪除」之前，請確認所選行是您要刪除的記錄。

若要定期向同一群人發送電子郵件，請建立個人聯絡人群組：

1. 在「通訊錄」中，選擇「首頁」>「新聯絡人群組」，然後輸入群組名稱。
2. 選擇「新增成員」，然後從 Outlook 聯絡人或通訊簿中選擇人員。您也可以直接新增新的電子郵件聯絡人。選擇每位成員並確認選擇。
3. 選擇“儲存並關閉”。之後，在電子郵件的「收件者」欄位中輸​​入群組名稱，即可將郵件傳送給群組成員。

聯絡人群組是 Outlook 設定檔中的便利列表，它並非組織範圍內的聯絡人目錄。刪除聯絡人群組不會刪除其中的單一聯絡人記錄。微軟的聯絡人群組指南也對目前 Outlook 中的聯絡人群組進行了相同的說明。

第四步：從通訊錄選擇聯絡人

若要在郵件中使用已儲存的聯絡人，請新建一封郵件並選擇「收件者」。在「選擇姓名」對話方塊中，開啟通訊錄清單並選擇相關的聯絡人清單。按姓名搜尋，選擇符合的聯絡人，然後選擇「收件人」 、「副本」或「密送」，最後確認。您可以重複此動作以新增其他收件者。

如果聯絡人未顯示

首先，請確認您搜尋的地址清單和聯絡人資料夾是否正確。 Outlook 內建的通訊錄通常會列出預設聯絡人資料夾中包含電子郵件地址或傳真號碼的項目；工作帳號也可能會顯示由組織維護的單獨的全域位址清單。微軟在其通訊錄設定指南中對這些來源進行了說明。

如果您使用額外的「聯絡人」資料夾，請以滑鼠右鍵按一下該資料夾，選擇「屬性」，然後尋找「Outlook 通訊錄」標籤。如果可用，請勾選「將此資料夾顯示為電子郵件通訊錄」。如果找不到該選項卡，請檢查“檔案”>“帳戶設定”>“帳戶設定”>“地址簿”，查看 Outlook 通訊錄服務是否已設定；具體選項取決於設定檔。 Microsoft 的經典 Outlook 說明說明如何將符合條件的聯絡人資料夾新增至聯絡人選擇器。

由於 Office 2010 已停止支持，在將其用於敏感或商務通訊之前，請考慮遷移到受支援的郵件應用程式。對於歷史記錄，以下「聯絡人和通訊錄」步驟應該可以協助您管理現有 Outlook 2010 設定檔中儲存的項目。