Cómo crear un índice de acrónimos en Word para Microsoft 365

Word no tiene un comando independiente para crear un índice de acrónimos. En su lugar, cree un índice estándar y marque cada abreviatura como una entrada. Para un índice organizado por acrónimos, use la abreviatura como entrada principal y su nombre completo como subentrada; por ejemplo, IA con Inteligencia Artificial debajo. Word recopilará las entradas marcadas, las ordenará alfabéticamente y agregará referencias de página.

Los pasos que se describen a continuación utilizan la versión de escritorio de Word para Microsoft 365. Puede marcar las entradas mientras escribe o esperar a que el documento esté completo, pero mantener una lista corta de acrónimos le ayudará a identificar todos los términos y a usar la misma ortografía en cada ocasión.

Elija cómo debe organizarse el índice de acrónimos.

Decide qué buscarán primero los lectores. Si conocen la abreviatura, establécela como entrada principal y coloca la frase completa en el cuadro de subentrada. Por ejemplo:

• Entrada principal: IA
• Subentrada: Inteligencia artificial

Esto hace que el índice se ordene bajo la letra A y proporciona a los lectores la expansión. Si es más probable que los lectores busquen la frase completa, invierta el orden: coloque «Inteligencia artificial» como entrada principal y «IA» como subentrada. Use la misma capitalización, puntuación y espaciado para cada aparición de un término; Word trata las entradas escritas de forma diferente como elementos separados.

Marque cada acrónimo en el documento.

1. En Word para escritorio, busque la abreviatura en el documento y selecciónela. Elija una aparición clara, como la primera que aparece cerca de su definición. También puede colocar el cursor donde debería ir un marcador de índice.
2. Abra Referencias y seleccione Marcar entrada . En Windows, Alt+Shift+Xse abre el mismo cuadro de diálogo. Microsoft incluye este atajo en su guía de atajos de teclado de Word .
3. En el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice , establezca la entrada principal con el acrónimo e introduzca su nombre completo en Subentrada. Por ejemplo, utilice «IA» e «Inteligencia artificial». Seleccione Marcar para marcar únicamente la entrada seleccionada.
4. Repita este proceso para cada abreviatura. Seleccione «Marcar todo» solo cuando todas las coincidencias exactas del documento deban apuntar a esa entrada. También puede marcar coincidencias en citas, tablas u otras secciones donde el término no sea útil para la indexación.

Al marcar una entrada, se inserta un campo XE (Entrada de índice) oculto en el documento. Estos campos le indican a Word qué información recopilar y normalmente están ocultos; no son marcas de párrafo adicionales. Para inspeccionarlos, vaya a Inicio > Mostrar/Ocultar ¶ . Si las marcas dificultan la lectura del documento, desactívelas cuando termine. Las instrucciones de Microsoft para el formato de marcas explican el control Mostrar/Ocultar.

Insertar el índice

1. Haz clic donde quieras que aparezca el índice, normalmente después del texto principal en una página nueva. Si quieres que el índice empiece por separado, añade primero un salto de página.
2. Vaya a Referencias > Insertar índice .
3. En el cuadro de diálogo Índice, previsualice los formatos disponibles. Elija un diseño con sangría o sin sangría, configure el número de columnas y decida si desea alinear los números de página a la derecha. Un separador de tabulación, como puntos, puede guiar la vista desde una entrada hasta su número de página.
4. Seleccione Aceptar . Word insertará el índice como un campo. Evite editar las entradas generadas escribiendo sobre ellas, ya que una actualización posterior podría sobrescribir esos cambios.

Las instrucciones oficiales de Word para la creación de índices describen las opciones disponibles de entrada, diseño y actualización.

Actualizar el índice después de las ediciones

La numeración de las páginas del índice puede quedar obsoleta al añadir, eliminar o repaginar texto. Tras marcar nuevas entradas o modificar el documento, haga clic dentro del índice y seleccione Referencias > Actualizar índice o pulse Intro F9. Revise el índice actualizado antes de compartirlo o imprimirlo, especialmente después de una edición importante.

Solucionar problemas comunes de índice de acrónimos

• Falta un acrónimo: marque la ocurrencia y actualice el índice. Compruebe que la entrada no se haya introducido con una ortografía o puntuación diferente.
• La expansión no aparece: agréguela al campo Subentrada en la entrada XE y luego actualice el índice. Una subentrada en blanco deja solo la entrada principal.
• Un acrónimo aparece más de una vez: Asegúrese de que el texto principal sea idéntico en cada campo marcado. Si utilizó la opción Marcar todo, revise las coincidencias y elimine los campos XE irrelevantes.
• El índice tiene un aspecto diferente al esperado: haz clic dentro y usa las opciones de Insertar índice para elegir un formato distinto. Word genera el diseño a partir de las entradas marcadas, así que ajusta la configuración del índice en lugar de volver a escribir la lista manualmente.

¿Es posible crear o actualizar el índice en Word para la web?

Microsoft indica que los índices y campos se conservan en Word para la web, pero pueden aparecer como marcadores de posición y no se pueden editar ni actualizar. Abra el documento en la aplicación de escritorio para marcar entradas, insertar el índice o actualizarlo. La comparación actual entre Word para la web y la versión de escritorio describe esta limitación.