Comment rappeler un e-mail dans Outlook (annuler et remplacer)

Avez-vous déjà envoyé un e-mail au mauvais destinataire ? ou oublié de joindre un document important mais seulement rappelé après avoir cliqué sur envoyer ?

Ces erreurs et bien d'autres sont presque inévitables pour les personnes qui communiquent fréquemment par e-mail. Et chaque fois que cela se produit, vous vous retrouvez à chercher un bouton d'annulation.

Si vous utilisez l'application Outlook, vous avez le luxe de rappeler un e-mail. Dans cet article étape par étape, nous vous montrerons comment rappeler un e-mail dans Outlook pour vous éviter l'embarras lié à l'envoi d'un e-mail contenant des erreurs. De plus, vous pouvez également modifier et renvoyer le message. Allons-y.

Étapes pour rappeler et renvoyer un e-mail dans Outlook

Pour rappeler un e-mail dans Outlook, procédez comme suit :

1. Ouvrez l'application Outlook et accédez au côté gauche de l'écran de messagerie Outlook pour trouver le panneau des dossiers.
   
2. Cliquez sur "Éléments envoyés". Ici, vous verrez tous les messages que vous avez précédemment envoyés via Outlook. Localisez le message électronique que vous souhaitez remplacer ou rappeler.
   
3. Double-cliquez sur l'élément pour ouvrir le message dans une nouvelle fenêtre de messagerie Outlook. Le simple fait de sélectionner l'e-mail dans la liste des e-mails ne vous donnera pas l'option de rappel d'e-mail.
   
4. Pour le ruban simplifié, cliquez sur l'onglet Message et sélectionnez le menu kebab ou Autres commandes (…) après la commande Signaler le message.
5. Mais, si vous avez configuré votre application Outlook sur le ruban classique, sélectionnez simplement l'onglet Message.
6. Dans les deux cas, une fois que vous avez terminé les étapes ci-dessus, vous verrez la commande Actions. Pour l'interface du ruban simplifié, les actions seront dans le menu contextuel. Cependant, pour le style de ruban classique, la commande Actions doit se trouver dans le menu du ruban lui-même.
7. Maintenant, cliquez sur Rappeler ce message à partir de la commande Actions.
   
8. À ce stade, si vous ne voyez pas la commande Rappeler ce message, votre organisation n'autorise probablement pas le rappel des e-mails ou n'utilise pas de serveur de messagerie Microsoft Exchange.
9. Dans la boîte de dialogue Rappeler ce message, vous trouverez deux actions de rappel d'e-mail. L'un vous permet de supprimer silencieusement les e-mails non lus du dossier du destinataire. L'autre vous permet de remplacer l'e-mail rappelé.
10. Choisissez l'option que vous aimez et cliquez sur OK pour terminer le travail.

Conditions requises pour rappeler un message sur Outlook

Avez-vous suivi ces étapes, mais ne parvenez toujours pas à rappeler votre message dans Outlook ? La raison peut être que vous n'avez pas satisfait aux exigences.

Voici quelques-unes des conditions à remplir avant de pouvoir accéder à la fonction de rappel d'Outlook :

• L'expéditeur et le destinataire doivent utiliser le serveur Microsoft Exchange ou le compte de messagerie Office 365 Outlook.
• L'expéditeur et le destinataire doivent également appartenir à la même organisation.
• Le destinataire ne doit pas encore avoir ouvert l'e-mail.
• Les règles d'automatisation d'Outlook telles que l'attribution de dossiers n'ont pas accédé à l'e-mail.
• Microsoft n'a pas encore rendu cette fonctionnalité disponible pour la version Web d'Outlook.
• Si le service Azure Information Protection protège un message électronique, la fonctionnalité de rappel ne fonctionnera pas.

Ainsi, les utilisateurs professionnels sont les plus grands utilisateurs de la fonction de rappel de courrier électronique d'Outlook. Cependant, si votre e-mail Outlook provient du travail ou de l'école et que le destinataire appartient à la même entité, vous pouvez probablement utiliser la fonction de rappel d'e-mail sans aucun obstacle.

Astuce bonus : votre destinataire peut activer une règle pour traiter automatiquement les demandes. Cela signifie que l'application Outlook du destinataire envoie une réponse automatique à chaque message reçu. Cela peut être dû au fait qu'ils sont en congé sabbatique ou qu'ils ne sont pas disponibles pour lire les e-mails à ce moment-là.

Si cela se produit, vous pouvez toujours rappeler votre message avec succès, c'est parce que votre destinataire n'a pas lu le message. Cependant, ils recevront une notification indiquant que vous avez supprimé un message.

Que faire si vous ne pouvez pas annuler l'envoi d'un e-mail dans Outlook

L'option de rappel ne fonctionnera pas une fois que le destinataire aura ouvert le message. Si votre destinataire considère vos messages comme une priorité élevée ou est susceptible de les ouvrir immédiatement après leur envoi, cela va à l'encontre de tout l'objectif car vous devez être en mesure de modifier votre message d'erreur avant que votre destinataire ne l'ouvre.

Pour cette raison, nous vous recommandons de programmer vos messages. De cette façon, vous avez suffisamment de temps pour examiner votre e-mail avant sa livraison et corriger les erreurs qui ont été commises. Ainsi, vous n'aurez peut-être même pas besoin de rappeler votre e-mail.

Voici comment programmer vos messages sur Outlook :

1. Cliquez sur "Fichiers" dans le coin supérieur droit de l'écran
2. Vous verrez un nouvel écran avec les informations de votre compte, cliquez sur "Règles et alertes"
3. Sur l'écran Règles et alertes, cliquez sur "Nouvelle règle"
4. Un écran contextuel apparaîtra, sélectionnez "Appliquer les règles sur les messages que j'envoie"
5. Ne saisissez rien dans la case "Modifier la règle", cliquez simplement sur Suivant et confirmez votre choix
6. Un autre écran pop-up vous montrera où il vous sera demandé ce que vous voulez faire avec le message, cliquez sur "différer la livraison de plusieurs minutes", et entrez combien de temps vous voulez que vos messages à envoyer restent dans votre domaine avant qu'il ne soit livré à vos destinataires.
7. Nommez cette règle et cliquez sur Terminer.

FAQ sur le rappel des messages sur Outlook

Il y a généralement beaucoup de demandes concernant la façon de rappeler un e-mail dans Outlook. Voici quelques-unes des questions les plus importantes et leurs réponses :

Puis-je rappeler et remplacer mon message une fois que le destinataire l'a ouvert ?

Non, vous devez rappeler le message avant que votre destinataire ne l'ouvre. Le message peut se trouver dans leur dossier de boîte de réception, mais tant qu'ils ne l'ont pas encore ouvert, vous pouvez le rappeler et le remplacer.

Le rappel des e-mails fonctionnera-t-il à chaque fois ?

Certains facteurs peuvent entraver vos chances de pouvoir vous souvenir de votre message. Pour plus de sécurité, nous vous conseillons de vous adapter à l'option "message de planification" dont nous avons parlé

Mon destinataire saura-t-il que j'ai rappelé un message ?

Oui, votre destinataire recevra une notification l'informant que vous avez supprimé un message. Vous devez cependant être rapide, sinon le destinataire pourrait ouvrir le message avant que vous ne le supprimiez.

Comment savoir si j'ai rappelé un message ?

Vous saurez que votre message a été rappelé car il n'apparaîtra plus dans votre dossier d'envoi mais apparaîtra automatiquement dans vos brouillons. À partir de là, vous pouvez choisir de modifier votre message et de le renvoyer pour qu'il soit remplacé.

Comment renvoyer un message rappelé ?

Si vous avez modifié votre message rappelé à votre satisfaction, renvoyez-le par :

• Faites un clic droit sur le message et cliquez sur Renvoyer (pour Mac)
• Cliquez sur Fichier, puis accédez à Infos, puis cliquez sur Renvoyer et rappeler (pour Windows)

Grâce à ces conseils, vous savez maintenant comment rappeler un e-mail sur Outlook. Mais cela ne s'arrête pas là; vous pouvez également modifier et renvoyer l'e-mail. Ainsi, l'application Outlook vous offre la possibilité d'annuler l'envoi d'un e-mail et vous permet de réorganiser votre e-mail avec de nouvelles idées.

Vous voudrez peut-être également apprendre à modifier votre signature dans Outlook pour apporter des modifications de dernière minute avant d'envoyer un e-mail professionnel.