So fügen Sie Zellen in Excel eine Zeichenbegrenzung hinzu

Verwenden Sie die Datenüberprüfung , um die maximale Zeichenanzahl in Excel-Zellen zu begrenzen. Die Regel „Textlänge“ kann eine Mindest- oder Höchstlänge festlegen, eine exakte Länge erzwingen oder die Eingaben auf einen bestimmten Bereich beschränken. Um beispielsweise ein Namensfeld auf 25 Zeichen zu begrenzen, wenden Sie die Regel auf die Eingabezellen an und wählen Sie „kleiner oder gleich 25“.

Eine Textlängenregel festlegen

Die folgenden Schritte verwenden das Menüband von Excel Desktop. Markieren Sie den gesamten Bereich, in den Benutzer tippen werden, z. B. „Text“ B2:B100, bevor Sie die Regel öffnen. Durch die Auswahl der Kopfzeile können Sie Beschriftungen oder andere Inhalte ausschließen, die nicht validiert werden sollen.

1. Wählen Sie die Zielzellen, die Spalte oder den Bereich aus. Um eine Regel auf eine ganze Spalte anzuwenden, wählen Sie nur die Eintragszellen aus, falls die oberste Zeile eine Überschrift enthält.
2. Öffnen Sie Daten > Datenüberprüfung . In einigen Excel-Layouts befindet sich der Befehl in der Gruppe Datentools.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte „Einstellungen“ unter „Zulassen“ die Option „Textlänge“ . Lassen Sie „Ignorieren“ ausgewählt, wenn leere Zellen zulässig sind.
4. Wählen Sie eine Bedingung aus den Daten aus , geben Sie die Zeichenanzahl oder die Zeichenanzahlen ein und wählen Sie OK .

Wählen Sie die Bedingung aus, die der Feldanforderung entspricht:

Geben Sie für einen Bereich sowohl einen Minimal- als auch einen Maximalwert ein. Für eine exakte Länge wählen Sie „Gleich“ und geben Sie eine Zahl ein. Die folgenden Beispiele zeigen einen Bereich von 5 bis 15 Zeichen und eine Regel für eine exakte Länge von 10 Zeichen.

Eine Regel, die nur die maximale Zeichenanzahl berücksichtigt, macht ein Feld nicht automatisch zu einem Pflichtfeld. Wenn ein Benutzer etwas eingeben muss, legen Sie eine Mindestlänge von mindestens einem Zeichen fest (oder eine höhere, der Aufgabe angemessene Mindestlänge). Bei Telefonnummern, Postleitzahlen und IDs, die mit einer Null beginnen können, formatieren Sie die Zellen vor der Eingabe als Text . Eine Längenregel prüft die Anzahl der Zeichen, nicht, ob es sich um eine gültige Telefonnummer oder einen gültigen Code handelt.

Zeigen Sie eine Anweisung an, wenn eine Zelle ausgewählt ist.

Eine Validierungsregel ist nicht auf den ersten Blick ersichtlich. Um sie zu erklären, wählen Sie dieselben Zellen aus, öffnen Sie „Daten“ > „Datenüberprüfung“ und verwenden Sie die Registerkarte „Eingabemeldung“ . Aktivieren Sie „Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt ist“ , geben Sie einen kurzen Titel ein und schreiben Sie die Anweisung. Zum Beispiel: „Namenslänge“ und „Geben Sie maximal 25 Zeichen ein“. Klicken Sie anschließend auf „OK “ .

Fehlerwarnung anpassen

Aktivieren Sie auf der Registerkarte „Fehlermeldung “ die Option „Fehlermeldung nach Eingabe ungültiger Daten anzeigen“ . Geben Sie einen aussagekräftigen Titel und eine klare Meldung ein, z. B. „Zu viele Zeichen“ oder „Geben Sie maximal 25 Zeichen ein“. Wählen Sie „ Stopp “ , wenn Excel eine Eingabe blockieren soll, die gegen die Regeln verstößt. Die Formatvorlagen „Warnung“ und „Information“ weisen auf ungültige Eingaben hin, ermöglichen aber die weitere Eingabe.

Testen Sie die Regel und prüfen Sie die vorhandenen Daten.

Nachdem Sie auf „OK“ geklickt haben , geben Sie einen Wert innerhalb des zulässigen Bereichs ein und versuchen Sie es anschließend mit einem Wert, der diesen Bereich überschreitet. Vergewissern Sie sich, dass die Eingabeaufforderung erscheint, sobald Sie die Zelle ausgewählt haben, und dass bei zu langem Eintrag eine Stopp-Warnung angezeigt wird. Wählen Sie in der Warnmeldung „ Wiederholen “, um den Wert zu bearbeiten, oder „Abbrechen“ , um den Eintrag zu verwerfen.

Die Datenüberprüfung markiert nicht automatisch Werte, die bereits vor dem Hinzufügen der Regel in den Zellen vorhanden waren. Um eine Spalte zu prüfen, verwenden Sie =LEN(B2)die Formel in einer leeren Spalte und ziehen Sie sie nach unten. Die Excel-Funktion LÄNGE zählt Leerzeichen, auch nach dem letzten sichtbaren Zeichen. Alternativ können Sie die Zellen auswählen und dann „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Ungültige Daten einkreisen“ wählen , um vorhandene Einträge zu markieren, die der Regel nicht entsprechen.

Die Datenvalidierung schützt vor unbeabsichtigter Eingabe, stellt aber keine Sicherheitsprüfung dar: Kopieren, Einfügen oder Ausfüllen von Zellen kann die Eingabewarnung umgehen. Überprüfen Sie importierte oder eingefügte Daten separat, wenn die Längenanforderung kritisch ist. Steht die Datenvalidierung nicht zur Verfügung, bearbeiten Sie die aktuelle Zelle zunächst vollständig. Ein geschütztes Tabellenblatt oder eine freigegebene Arbeitsmappe können Änderungen ebenfalls verhindern. Weitere Informationen zu unterstützten Einstellungen und zur Fehlerbehebung finden Sie in den Anweisungen von Microsoft zur Anwendung der Datenvalidierung und in den zugehörigen Leitlinien .

Wenn Sie nur die Anzahl überprüfen müssen, verwenden Sie die Funktion LEN =LEN(B2). Microsoft erklärt die Funktion LEN zum Zählen von Zeichen . Excel-Zellen können bis zu 32.767 Zeichen enthalten, aber eine Validierungsregel ist hilfreich, um ein deutlich kleineres feldspezifisches Limit durchzusetzen; siehe die Spezifikationen und Limits von Microsoft für Excel .