Microsoft 365 用 Word で略語索引を作成する方法

Wordには、専用の「略語索引」コマンドはありません。代わりに、標準の索引を作成し、各略語を項目としてマークしてください。略語順に並べた索引を作成する場合は、略語をメイン項目とし、その正式名称をサブ項目として指定します。たとえば、「AI」と入力し、その下に「 Artificial intelligence」と入力します。すると、Wordはマークされた項目を収集し、アルファベット順に並べ替え、ページ参照を追加します。

以下の手順では、Microsoft 365 の Word デスクトップ版を使用します。入力中に項目をマークすることも、文書が完成するまで待つこともできますが、略語リストを短くしておくと、すべての用語を把握し、毎回同じスペルを使用するのに役立ちます。

略語索引の構成方法を選択してください

読者が最初に何を検索するかを決めます。略語がわかっている場合は、それをメインエントリに設定し、完全なフレーズをサブエントリボックスに入力します。例：

• メインエントリ: AI
• サブエントリ：人工知能

これにより、索引は「A」の下に並べ替えられ、読者は展開された語句を参照できます。読者が語句全体を検索する可能性が高い場合は、順序を逆にして、「人工知能」をメインエントリ、「AI」をサブエントリにします。用語の出現箇所ごとに、同じ大文字小文字、句読点、およびスペースを使用してください。Word は、異なる形式で記述されたエントリを別々の項目として扱います。

文書中の各頭字語に印を付けてください

1. デスクトップ版Wordでは、文書内で略語が出現する箇所を探し、選択します。定義の近くなど、明確な出現箇所を選択してください。また、索引マーカーを配置したい場所にカーソルを置くこともできます。
2. 「参照設定」を開き、「項目のマーク」を選択します。Windows では、Alt+Shift+X同じダイアログが開きます。Microsoft はこのショートカットをWord のキーボードショートカットのリファレンスに記載しています。
3. 「索引項目のマーク」ダイアログで、メイン項目に頭字語を設定し、サブ項目に正式名称を入力します。例えば、「AI」と「人工知能」を使用します。「マーク」を選択すると、選択した項目のみがマークされます。
4. 各略語についてこの手順を繰り返してください。「すべてマーク」は、文書内のすべての完全一致をその項目にリンクさせる必要がある場合にのみ選択してください。引用文、表、その他のセクションでは、その用語が索引付けに適さない場合でも、一致箇所をマークすることができます。

項目にマークを付けると、文書内に非表示の XE (索引項目) フィールドが挿入されます。これらのフィールドは、Word が収集する項目を指定するもので、通常は文書内で非表示になっています。これらは余分な段落記号ではありません。確認するには、[ホーム] > [表示/非表示] ¶ を選択します。マークによって文書が読みにくくなる場合は、作業終了後に表示をオフにしてください。マークの書式設定に関する Microsoft の説明書には、 [表示/非表示] コントロールについて説明されています。

インデックスを挿入してください

1. 索引を表示させたい場所をクリックしてください。通常は新しいページの本文の後に表示されます。索引を本文とは別に表示させたい場合は、先に改ページを挿入してください。
2. 参照 > 索引の挿入に移動します。
3. 索引ダイアログで、利用可能な書式をプレビューします。インデント付きレイアウトまたはインデントなしレイアウトを選択し、列数を設定し、ページ番号を右揃えにするかどうかを決定します。ドットなどのタブリーダーを使用すると、項目からページ番号への視線誘導に役立ちます。
4. 「OK」を選択してください。Wordは索引をフィールドとして挿入します。生成された項目を上書きして編集することは避けてください。後日更新されると、これらの変更が上書きされる可能性があります。

Wordの公式索引作成手順書には、利用可能な項目、レイアウト、および更新オプションが記載されています。

編集後にインデックスを更新する

索引のページ番号は、テキストの追加、削除、またはページ番号の変更によって古くなることがあります。新しい項目を追加したり、文書を変更したりした後は、索引内をクリックして「参照」>「索引の更新」を選択するか、キーを押してくださいF9。特に大幅な編集を行った後は、共有または印刷する前に、更新された索引を確認してください。

一般的な略語索引の問題を修正します

• 頭字語が抜けています。該当箇所をマークして索引を更新してください。また、入力された項目が異なる綴りや句読点で入力されていないか確認してください。
• 展開が表示されない場合は、 XEエントリのサブエントリフィールドに追加してから、インデックスを更新してください。サブエントリが空白の場合は、メインエントリのみが残ります。
• 同じ略語が複数回出現しています。マークされた各フィールドのメインエントリテキストを同一にしてください。「すべてマーク」を使用した場合は、マークされた箇所を確認し、不要なXEフィールドを削除してください。
• 索引の表示が予想と異なる場合は、索引内をクリックして「索引の挿入」オプションから別の形式を選択してください。Word は選択された項目に基づいてレイアウトを生成するため、リストを手動で再入力するのではなく、索引の設定を調整してください。

Word for Webで索引を作成または更新できますか？

Microsoftによると、Word for the webでは索引とフィールドは保持されますが、プレースホルダーとして表示され、編集や更新はできません。エントリのマーク、索引の挿入、または更新を行うには、デスクトップアプリでドキュメントを開いてください。この制限については、 Word for the webとデスクトップの比較記事で詳しく説明されています。